Je personeelsadministratie bestaat uit twee delen met elk hun eigen regels. De loonadministratie bewaar je voor de Belastingdienst 7 jaar, de kopie van het identiteitsbewijs en de opgaaf voor de loonheffingen minstens 5 kalenderjaren na het jaar waarin iemand uit dienst gaat. Het personeelsdossier valt onder de privacywet: gespreksverslagen en ontslagbrieven verwijder je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in principe 2 jaar na uitdiensttreding, en wat een zieke werknemer mankeert, schrijf je er niet in.
Wat moet er in de loonadministratie?
Alles wat de Belastingdienst nodig heeft voor je loonaangifte en voor een controle. Het Handboek Loonheffingen 2026 noemt:
- een loonstaat per dienstbetrekking, die je elk jaar aanlegt;
- het arbeidscontract;
- de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen, met naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer (bsn);
- een goed leesbare kopie van een geldig identiteitsbewijs, ook de achterkant als het bsn daar staat;
- verlof- en ziektestaten;
- doelgroepverklaringen en leerwerkovereenkomsten, als je die hebt.
Wat regel je vóór de eerste werkdag?
Voordat iemand begint, stel je de identiteit vast met een origineel en geldig identiteitsbewijs (een rijbewijs telt niet) en heb je de gegevens voor de loonheffingen binnen. Hoe die controle werkt, lees je bij de identificatieplicht voor werknemers.
Ontbreekt een van de twee, dan pas je het anoniementarief toe: 52% loonbelasting en premie volksverzekeringen, zonder loonheffingskorting. Bij een brutoloon van € 3.000 per maand houd je dan € 1.560 in. Stel je de identiteit niet goed vast en pas je het anoniementarief ook niet toe, dan kan de Belastingdienst je zonder strafprocedure een verzuimboete geven van maximaal € 6.709.
- Eerste werknemer? Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst voor een loonheffingennummer.
- Maak een leesbare kopie van het originele identiteitsbewijs. Vertel je werknemer waarvoor je die gebruikt en hoe hij gegevens die je niet nodig hebt, kan afschermen.
- Laat je werknemer de opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen.
- Leg een loonstaat aan vóór de eerste loonbetaling. Werk je met salarissoftware, dan doet het pakket dat.
- Leg het getekende arbeidscontract in het dossier en vertel je werknemer welke gegevens je bewaart en waarvoor.
- Houd de arbeids- en rusttijden bij. De Arbeidstijdenwet eist die registratie en je bewaart hem minstens 52 weken.
Wat mag in het personeelsdossier, en wat niet?
Volgens de AP mag erin: contactgegevens, salaris, de kopie van het identiteitsbewijs, het bsn, getekende verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, klachten, waarschuwingen, hoe vaak iemand verzuimt en je eigen werkaantekeningen.
Meestal blijven erbuiten: gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens en gegevens over afkomst. Nationaliteit alleen als het niets zegt over iemands afkomst en je het echt nodig hebt. Een Verklaring Omtrent het Gedrag bewaar je niet, ook geen kopie: noteer dat je hem zag en geef hem terug.
Wat noteer je bij een ziekmelding?
Waar je werknemer bereikbaar is, hoe lang hij denkt ziek te zijn, welk werk en welke afspraken blijven liggen, en of de ziekte met een arbeidsongeval te maken heeft. Wat hij mankeert schrijf je niet op, ook niet als hij het uit zichzelf vertelt of toestemming geeft: volgens de AP is toestemming van iemand die van jou afhankelijk is nooit vrij. De diagnose blijft bij de bedrijfsarts. Voor langdurig zieken leg je een re-integratiedossier aan, zie ons stappenplan voor re-integratie.
Hoe lang bewaar je welke gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn | Bron |
|---|---|---|
| Loonadministratie: loonstaten, loonstroken, aangiften | 7 jaar | Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52; Handboek Loonheffingen |
| Arbeidsovereenkomst en wijzigingen, salarisgegevens | 7 jaar na uitdiensttreding | AP |
| Kopie identiteitsbewijs | Minstens 5 kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding, daarna vernietigen | Ondernemersplein; Handboek Loonheffingen |
| Opgaaf gegevens loonheffingen, ook vervangen versies | Minstens 5 kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding | Handboek Loonheffingen |
| Registratie van arbeids- en rusttijden | Minstens 52 weken | Arbeidstijdenbesluit, art. 3.2:1 |
| Gespreksverslagen, brieven over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften, verzuimfrequentie | 2 jaar na uitdiensttreding | AP |
| Re-integratiedossier | 2 jaar na uitdiensttreding, 5 jaar als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent | AP |
| Gegevens van afgewezen sollicitanten | 4 weken na de procedure, met toestemming maximaal 1 jaar | AP |
Bij de ID-kopie schrijft de AP 5 jaar na het einde van het dienstverband. Ondernemersplein laat de 5 jaar pas ingaan na het kalenderjaar van vertrek. Houd die langere telling aan.
De termijnen van 2 jaar en 4 weken staan niet in de wet; de AP vindt ze redelijk. Bij een arbeidsconflict of rechtszaak mag je langer bewaren. Stop je met je bedrijf of heb je geen personeel meer, dan blijft de bewaarplicht voor de loonadministratie gelden. Voor de rest van je administratie zie je de bewaartermijnen voor zakelijke documenten.
Een voorbeeld. Je werknemer gaat op 15 maart 2026 uit dienst. Zijn ID-kopie en opgaaf voor de loonheffingen bewaar je tot en met 31 december 2031. Het getuigschrift en de gespreksverslagen verwijder je rond 15 maart 2028. Voor de 7 jaar noemt de wet geen startdatum; reken je vanaf het einde van 2026, dan bewaar je de loonstaat van dat jaar tot en met 31 december 2033 en zit je veilig.
Wie mag erin kijken, en mag het digitaal?
Je werknemer heeft recht op inzage in zijn eigen dossier. Verder kijkt alleen mee wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk, zoals de leidinggevende. Een digitaal dossier mag; het papieren origineel gooi je pas weg als het digitale goed beveiligd is. Meer over de AVG lees je in zo maak je je bedrijf AVG-proof.
Doet een salarisverwerker je aangifte loonheffingen, dan blijf jij volgens de Belastingdienst verantwoordelijk voor de juistheid ervan. De loonadministratie ligt waar je bedrijf kantoor houdt; wil je hem bij je adviseur bewaren, dan vraag je toestemming aan je belastingkantoor.
Advies van De Zaak: Houd de loonadministratie en het personeelsdossier gescheiden, ook als je alles in één programma bijhoudt. Het eerste bewaar je lang omdat het moet, het tweede ruim je op omdat het moet. Zet op de dag dat iemand uit dienst gaat meteen drie datums in je agenda: na 2 jaar het dossier opschonen, na 5 kalenderjaren de ID-kopie vernietigen, na 7 jaar de loongegevens.
Wat verandert er in 2027?
Het kabinet wil de Europese richtlijn over loontransparantie uiterlijk 1 januari 2027 laten ingaan. Het wetsvoorstel (Kamerstuk 36949) ligt sinds 21 mei 2026 bij de Tweede Kamer. Die heeft nog niet gestemd; op 14 december 2026 staat een wetgevingsoverleg gepland. Daarna moet ook de Eerste Kamer nog stemmen. De richtlijn vraagt van elke werkgever, hoe klein ook, een systeem om functies te waarderen en in te delen. Meer daarover lees je in loontransparantie: dit staat je als werkgever te wachten. Of de wet op 1 januari 2027 ingaat, melden we in onze nieuwsbrief.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen personeelsadministratie en salarisadministratie?
De salarisadministratie, of loonadministratie, houd je bij voor de Belastingdienst: loonstaten, loonstroken, de opgaaf voor de loonheffingen en de ID-kopie. De personeelsadministratie omvat daarnaast het personeelsdossier, met gespreksverslagen en waarschuwingen. De loonadministratie bewaar je 7 jaar, het dossier volgens de AP meestal 2 jaar na uitdiensttreding.
Hoe deel je een personeelsdossier in?
In twee delen. Het eerste bevat wat de Belastingdienst wil zien: loonstaat, arbeidscontract, opgaaf gegevens loonheffingen, ID-kopie en verlof- en ziektestaten. Het tweede bevat gespreksverslagen, klachten en waarschuwingen, die je volgens de AP 2 jaar na uitdiensttreding verwijdert.
Hoe lang bewaar je de kopie van een identiteitsbewijs?
Minstens 5 kalenderjaren na het jaar waarin de werknemer uit dienst ging. Gaat iemand in 2026 weg, dan bewaar je de kopie tot en met 31 december 2031 en vernietig je hem daarna. Verloopt het identiteitsbewijs tussendoor, dan hoef je geen nieuwe kopie te maken.
Mag ik vastleggen wat een zieke werknemer heeft?
Nee. Je legt vast dat iemand ziek is, hoe lang het naar verwachting duurt, waar hij bereikbaar is en of er een arbeidsongeval was. De aard en oorzaak van de ziekte zijn gezondheidsgegevens. Die verwerkt de bedrijfsarts of arbodienst, ook als je werknemer jou toestemming geeft.
