In samenwerking met
Zodra je personeel aanneemt, ben je verplicht om een personeels- en salarisadministratie bij te houden. Veel ondernemers kiezen ervoor om het eigen beheer te houden of het uit te besteden aan een accountant of boekhouder. Echter bieden deze keuzes geen garantie voor een foutloze salarisadministratie, met name in up-to-date houden en juist toepassen van wet- en regelgeving. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben, niet alleen voor jou als werkgever, maar zeker ook voor de werknemer. En dat gebeurt helaas vaker dan je denkt. In dit artikel de 7 meest gemaakte fouten in de salarisadministratie én de (financiële) gevolgen ervan.

Inhoudsopgave

Als werkgever komen er een hoop (financiële) risico’s op je pad. Download het gratis whitepaper met de 5 meest kostbare werkgeversrisico’s en ontdek hoe je ze kunt verkleinen.

Fout 1. Niet voldoen aan de identificatieplicht

Bij het verwelkomen van een nieuwe medewerker gebeurd het regelmatig dat werkgevers een rijbewijs als geldig identiteitsbewijs accepteren. Echter is alleen een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument rechtsgeldig. AIs er geen geldige kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer is, moet je het standaard anoniementarief à 52% loonbelasting en premies volksverzekeringen afdragen. Deze regel is bij veel werkgevers echter onbekend.

Fout 2. Vergoedingen en verstrekkingen verkeerd toepassen

Het belastingvrij verstrekken of vergoeden van zaken als reiskosten, werkkleding en maaltijden vereist specifieke kennis van de geldende regels en is daarom erg foutgevoelig. Zo worden vaste vergoeding en soms onbedoeld dubbel vergoed. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer een vaste vergoeding ontvangt voor specifieke uitgaven, zoals lunch of representatiekosten, en ook nog bonnetjes declareert voor incidentele uitgaven. 

Fout 3. De vrije ruimte overschrijden

De vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk instrument voor werkgevers. Hiermee kunnen bepaalde zaken belastingvrij vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden aan werknemers. Echter heeft niet iedere werkgever het maximumbedrag goed in de gaten óf schaart onbewust bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de WKR die hier niet thuishoren.

Fout 4. Verlof bij zwangerschap verkeerd berekenen

Zowel het zwangerschapsverlof als het aanvullend geboorteverlof worden door de werkgever aangevraagd bij het UWV. De werkgever kiest wie de uitkering ontvangt. Er gaan dan vaak 2 dingen fout. Of de werkgever ontvangt de uitkering van het UWV, maar berekent het percentage loondoorbetaling tijdens het verlof verkeerd. Of de werkgever laat de uitkering van het UWV direct aan de werknemer uitkeren en tevens vergeet vervolgens de salarisbetaling stop te zetten tijdens het verlof zodat de werknemer zowel de uitkering van het UWV als het loon van de werkgever ontvangt.

Fout 5. Het gebruik van een ‘Auto van de zaak’ verkeerd toepassen

Als een medewerker een auto van de zaak ook privé gebruikt, is er altijd sprake van bijtelling. Dit wordt gezien als belastbaar loon. Rijdt de medewerker de auto niet privé, dan is er geen bijtelling van toepassing. Hiervoor heb je echter een schriftelijke verklaring nodig, namelijk ‘Verklaring geen privégebruik auto’ of ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ Dit gaat vaak fout. Werkgevers maken geen gebruik van een schriftelijke verklaring, of gebruiken het verkeerde formulier. 

Fout 6. Jaarloon bijzonder tarief voor oproepkrachten te laag ingeschat

In tegenstelling tot werknemers met een vast aantal contracturen, is het bij oproepkrachten vaak lastig om vooraf het jaarloon te bepalen. Toch moet je als werkgever een ‘jaarloon bijzonder tarief’ invoeren om bijvoorbeeld vakantiegeld, vakantiedagen, overwerkuren of een bonus te kunnen berekenen. Echter wordt dit jaarloon vaak te laag ingeschat en dat heeft nadelige gevolgen voor je werknemer bij de aangifte inkomstenbelasting.

Fout 7. Wet WAS niet (goed) toepassen

Wanneer de medewerker het minimumloon ontvangt, bepaalt de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) dat je geen inhoudingen mag doen voor boetes, maaltijdvergoedingen of verzekeringspremies. Toch houden sommige werkgevers deze bewust of onbewust in. De enige uitzonderingen zijn inhoudingen voor wettelijke bedragen zoals loonheffingen en pensioenpremies, en kosten voor zorgverzekering en huisvesting (onder bepaalde voorwaarden). 

Risico’s en gevolgen van fouten

Een foutje in je salarisadministratie kan jou en je werknemer duur komen te staan. Zo kan een werknemer met forse naheffingen geconfronteerd worden tijdens de aangifte inkomstenbelasting omdat jij een fout hebt gemaakt. Erg vervelend én schadelijk voor je reputatie als werkgever. Daarnaast kan een werknemer te veel of verkeerd ingehouden bedragen tot 5 jaar na dato claimen. En de Belastingdienst kan jou een flinke boete opleggen (variërend van 25% tot 150% van het verschuldigde bedrag) voor het niet toepassen van het anoniementarief, om maar wat te noemen.

Bescherm jouw bedrijf, je medewerkers en jezelf tegen kostbare werkgeversrisico’s. Download gratis whitepaper: De 5 grootste (financiële) werkgeversrisico’s.

Please

Please, partner van De Zaak

Ondernemer worden is een keuze. Maar voel je je ook thuis in de rol van werkgever? De bijkomende taken en verantwoordelijkheden staan misschien ver van je vak af. Alle personeelszaken zelf doen is dan ook nergens voor nodig. Please is dé werkgeverspartner voor het MKB die jou door de uitdagende wereld van werkgeven navigeert. Met uitzenden, payroll, salarisadministratie, HR experts, digitale tools of een combinatie daarvan. Groei als werkgever én als ondernemer met een partner als Please. Samen vergroten we je werkgeverskracht, op de manier die past bij jou en je bedrijf.

Bekijk alle artikelen van Please>

Lees ook…
i.s.m.
Belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen zijn waardevolle regelingen voor zowel werkgevers als werknemers. Werknemers kunnen hiermee bepaalde…
i.s.m.
In Nederland vinden er jaarlijks zo’n 200.000 bedrijfsongevallen plaats, waarvan 2.300 ernstig en 60 helaas fataal aflopen. Als werkgever wil jij hier…
Wat is een passend loon voor een (nieuwe) werknemer? Waar moet je op letten bij het bepalen en berekenen van het salaris? En hoe kom je erachter wat…
Het minimumloon is meer een getal op papier. Het is een belangrijke basis onder je personeelsbeleid en het beïnvloedt de tevredenheid je team. En dat…
Loonheffing is een verzamelnaam voor loonbelasting en premie volksverzekeringen. De werkgever houdt de loonheffing in op het salaris van zijn…
i.s.m.
Heb je personeel nodig, maar wil je geen werknemers in dienst? Dan is payrolling de oplossing. Jij houdt zeggenschap over het personeel, maar het…