Inhoudsopgave
Wat moet je bewaren?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden. Dat betekent in de praktijk dat je alle gegevens over je onderneming moet bewaren. Naast ontvangen en verzonden facturen gaat het dan onder meer om:
- de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda’s en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
Ook digitale gegevens bewaren
Aandachtspunten bij zakelijke documenten
Let goed op bij het bewaren van facturen, het maken van back-ups en het bewaren van zakelijke e-mails. Waar moet je op letten?
Facturen
Tip: Bewaar facturen altijd in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo’n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand moet wel blijven bestaan.
Back-ups
E-mails
Overzicht van bewaartermijnen
Maar hoe lang moet je de gegevens over je onderneming bewaren? De Belastingdienst gaat in de regel uit van de volgende bewaartermijnen:
Soort document | Bewaartermijn |
---|---|
Gegevens van onroerende zaken en rechten op onroerende zaken. | 10 jaar |
Basisgegevens als het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie. | 7 jaar |
E-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. | 7 jaar |
Overige gegevens: loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, kopieën van het identiteitsbewijs en kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van je werknemer hebt gekregen. | 5 jaar |