Stagiaire aannemen en inzetten
Een stagiair is veel meer dan een paar extra handen in de keuken. Natuurlijk helpt het dat een stagiair taken kan oppakken waar nooit iemand aan toe komt. Of een relevant onderzoek doet tijdens hun afstudeerstage. Maar deze vaak jonge medewerker brengt ook frisse perspectieven mee op je doelgroep, de werkzaamheden of op de manier waarop je bijvoorbeeld socialmediakanalen inzet voor je bedrijf. Tel daar de nieuwe kennis uit hun opleiding bij op en je ziet hoe een stagiair een waardevolle bijdrage kan leveren aan je bedrijf.
Hoe vind je de juiste stagiair voor je bedrijf?
Om de juiste stagiair te vinden voor je bedrijf, moet je eerst duidelijk hebben wat voor persoon je zoekt en welk soort stage je aanbiedt.
Welke soorten stages zijn er?
- Meewerkstage: de stagiair draait mee in je bedrijf en werkt mee aan lopende projecten. Hij of zij doet praktijk- en werkervaring op en maakt kennis met de dagelijkse gang van zaken in je bedrijf.
- Beroepspraktijkvorming (BPV): een BPV-stage is vaak onderdeel van het middelbaar beroepsonderwijs. De mbo-student ontwikkelt zijn beroepsvaardigheden en leert kennis toe te passen in de praktijk. Om een BPV aan te mogen bieden, moet je een erkend leerbedrijf zijn.
- Afstudeerstage: deze stage loopt een hbo-student of universitaire student aan het einde van de opleiding. De stagiair voert een afstudeeronderzoek uit en/of werkt aan een specifiek project dat aansluit bij de studie.
- Oriëntatiestage: bij deze stage kan een student kennismaken met verschillende onderdelen van een beroep of vakgebied. Hierbij is het doel om kennis te maken met de verschillende mogelijkheden en te ontdekken waar de interesses en talenten van de stagiair liggen.
- Maatschappelijke stage: deze wordt vooral gelopen door leerlingen van het voortgezet onderwijs en de nadruk ligt op vrijwilligerswerk of het doen maatschappelijk relevante activiteiten.
Profiel opstellen voor de juiste stagiair
Als je weet wat voor stage je wilt aanbieden, is het tijd om een profiel te maken.
- Bepaal de doelstellingen: wat wil je dat de stagiair bereikt, welke taken en verantwoordelijkheden horen daarbij en welke opleiding, kennis en vaardigheden zijn hiervoor nodig?
- Schrijf een duidelijke profielomschrijving: promoot je stageplek. Geef aan wat je zoekt en maak duidelijk wat je te bieden hebt. Vermeld ook informatie over de bedrijfscultuur en werkomgeving.
- Maak solliciteren makkelijk: moedig aan om te solliciteren naar de stageplek en geef duidelijk aan hoe ze contact met je op kunnen nemen.
- Verspreid de vacature voor de stageplek: op je eigen kanalen, maar kijk ook naar scholen en universiteiten. Zij hebben vaak een stagebureau of een eigen manier om stages bij hun studenten onder de aandacht te brengen.
Verplichtingen als werkgever tijdens een stage
De verplichtingen voor jouw bedrijf zijn vastgelegd in de Nederlandse wet- en regelgeving. Deze wetten en regels beschermen de stagiair en zorgen voor een goede leeromgeving. De belangrijkste eisen waar jij als werkgever aan moet voldoen:
Erkend leerbedrijf: wil je een (v)mbo-student een stage of leerbaan aanbieden, dan moet je een erkend leerbedrijf zijn. Je vraagt de erkenning leerbedrijf aan bij de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB).
Stageovereenkomst opstellen: wil je een stagiair inzetten, dan moet er een stageovereenkomst of praktijkovereenkomst zijn. Het is een overeenkomst tussen de stagiair, de school en je bedrijf waarin je afspraken vast legt over onder andere de lengte van de stageperiode, de taken en verantwoordelijkheden tijdens de stage en de begeleiding die je biedt als bedrijf.
Begeleiding bieden: je bent verplicht voldoende begeleiding te bieden aan de stagiair. Dit houdt in dat je een medewerker aanwijst als stagebegeleider. Die biedt ondersteuning, begeleidt en geeft feedback.
Veilig werkomgeving: jij moet een gezonde en veilige werkomgeving verzorgen en instructies geven over veilig werken, beschermingsmiddelen verstrekken en geldende veiligheidsvoorschriften naleven.
Betaling van eventuele stagevergoeding: een stagevergoeding is wettelijk niet verplicht, tenzij dit in jouw cao staat. Betaal je jouw stagiair een stagevergoeding? Dan moet die voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en cao-bepalingen.
Check de aansprakelijkheidsverzekering: je bent verantwoordelijk voor de schade die een stagiair veroorzaakt of oploopt. Check dus of je stagiair verzekerd is in jouw aansprakelijkheidsverzekering.
Hoe halen beide partijen het meest uit de stage?
Door vooraf goed na te denken over het soort stage dat je aan wilt bieden en wat voor stagiair je zoekt, is de kans het grootst dat je een goede stagiair aanneemt. Heb je eenmaal iemand aangenomen? Dan moet je tijd in diegene blijven steken. Een stagiair moet nog leren en dat gaat het best als je goede begeleiding en coaching biedt in een prettige werkomgeving. Zorg dat je hier voldoende tijd en ruimte voor vrijmaakt en afspraken over maakt in de stageovereenkomst.
Subsidies en financiële voordelen
Als je een stageplek aanbiedt, dan kun je in sommige gevallen een subsidie praktijkleren van de overheid krijgen. Ook zijn er subsidies en fondsen waar je als erkend leerbedrijf gebruik van kunt maken. Die vind je op de website van de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB).
Valkuilen van werken met een stagiair aannemen
Als je het goed doet, dan is werken met een stagiair een mooie stap voor je bedrijf. Er zijn echter een aantal valkuilen waar je voor op moet letten:
- Tijdsinvestering: het begeleiden van een stagiair kost tijd en energie. Hier moet je vooraf over nadenken. Zorg je dat de begeleider hier tijd en energie voor vrij kan maken.
- Verwachtingsmanagement: zorg dat je de verwachtingen van de stagiair goed managet. Blijf duidelijk communiceren over wat jullie van elkaar verwachten.
- Kwaliteit van het werk: de kwaliteit van het werk van een stagiair kan wisselend zijn. De ene stagiair moet je meer begeleiden dan de andere. Hierin speelt het studiejaar waarin de stagiair zit ook mee.
- Stagemisbruik: je mag een stagiair niet inzetten als gewone werknemer. Een stage is gericht op leren, gewoon werk is gericht op omzet draaien en productie draaien. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hierop en kan je een boete geven bij stagemisbruik. Zo moest Transavia recent 46.000 euro betalen vanwege het inzetten van zestig stagiairs als volwaardige werknemers. Ook hebben de stagiairs met terugwerkende kracht recht op loon en toeslagen. In totaal kost het de luchtvaartmaatschappij 623.000 euro.
Stagiairs als toekomstig werknemers
Met het aannemen van stagiairs investeer je mogelijk ook in toekomstige werknemers. Er zijn veel stagiairs die uiteindelijk werknemer worden bij een bedrijf, omdat ze passen bij het bedrijf en het naar hun zin hebben. Door goede begeleiding en coaching te bieden in de stageperiode en de stagiair echt te betrekken bij de bedrijfsvoering, vergroot je de kans dat je stages op een succesvolle manier kunt inzetten bij je werving en selectie.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Veelgestelde vragen over een stagiair aannemen
Is een stagevergoeding verplicht?
Een stagevergoeding is niet verplicht, tenzij hier een bepaling over in je cao staat. De gemiddelde stagevergoeding ligt tussen de € 100 en € 600 per maand, waarbij de hoogte afhangt van de kennis, ervaring en werkzaamheden van de stagiair. In een aantal cao’s in Nederland zijn afspraken vastgelegd over de stagevergoeding, waarbij de vergoeding afhangt van het studiejaar waarin hij of zij zit. Betaal je jouw stagiair een stagevergoeding? Dan is je stagiair verzekerd voor de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) en de Ziektewet. Je betaalt daarvoor geen premies werknemersverzekeringen. Ook hoef je geen loon door te betalen bij ziekte.
Hoe verwerk ik een stagiair in de salarisadministratie?
Wanneer je een stageplaats aanbiedt, dan is er vaak sprake van een fictieve dienstbetrekking. Bijvoorbeeld als het ‘werken in de praktijk’ onderdeel is van de opleiding. Krijgt de stagiair een vergoeding, maar is die niet marktconform? Dan spreek je van een stagevergoeding. Deze moet lager zijn dan het minimum(jeugd)loon of het loon volgens de cao. In zo’n geval is de stagiair niet echt in dienst en geldt het volgende:
- De stagiair is alleen verzekerd voor de Ziektewet
- Niet verzekerd voor de WW en WAO/WIA
- De stagevergoeding is loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon)
- Er is geen sprake van premieloon.
Hoe word je een erkend leerbedrijf bij stichting Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB).
Op de website van het SBB kun je in vier stappen naar een erkend leerbedrijf. Begin met de quickscan, kies daarna de opleiding waarvoor je een stage wilt aanbieden en dien je aanvraag online in. Je krijgt dan een SBB-adviseur die contact met je opneemt om alles door te nemen en de erkenning te regelen.
Mag iedereen een stagiair begeleiden?
Er ligt vanuit de overheid een onderscheid tussen het begeleiden van een (v)mbo-stage en een hbo/wo-stage. Voor het begeleiden van hbo-studenten of universitaire studenten zijn geen wettelijke voorwaarden. Voor het begeleiden van stagiaires uit het (v)mbo, voortgezet speciaal onderwijs of een school in praktijkonderwijs moet je verplicht erkend leerbedrijf zijn.
