Wat is een salarisadministratie?
Salarisadministratie omvat alles wat te maken heeft met het beheren van de kosten die je als werkgever maakt voor je personeel. Dit varieert van het bruto salaris, vakantiedagen en declaraties tot sociale premies, onkostenvergoedingen en een auto van de zaak.
Met goede salarisadministratie zorg je ervoor dat iedereen op de loonlijst op tijd en correct wordt uitbetaald en alle benodigde documenten ontvangt. Ook het correct afdragen van loonbelasting en sociale premies aan de Belastingdienst hoort erbij. Salarisadministratie wordt ook weleens loonadministratie genoemd. Beide termen verwijzen naar hetzelfde proces.
Wet- en regelgeving loonadministratie
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je salarisadministratie op de juiste manier bij te houden. Je administratie moet voldoen aan flink wat wet- en regelgeving die garandeert dat werknemers eerlijk worden beloond en dat alle verplichtingen worden nagekomen. Deze regels staan in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Hierin vind je welke gegevens je nodig hebt van de werknemer en van de Belastingdienst, hoe je een loonadministratie aanlegt en bewaart en wat wel en niet tot het loon behoort.
Hoge boetes bij fouten
Het is cruciaal dat je als werkgever alle verplichtingen nakomt. Mocht je hierin tekortschieten en de fiscus komt langs voor een controle, dan loop je het risico op stevige boetes die kunnen oplopen tot vele duizenden euro’s. Er zijn zelfs voorbeelden van ondernemers die failliet gingen door fouten in de salarisadministratie. Een serieuze zaak dus.
Tevreden werknemers
Toch is een loonadministratie meer dan een verzameling cijfers, regels en verplichtingen. Een strakke salarisadministratie is ook cruciaal voor de tevredenheid en het behoud van je medewerkers. Iedereen wil natuurlijk zijn salaris op tijd en correct uitbetaald krijgen.
Welke taken vallen onder de salarisadministratie?
Persoonsgegevens bijhouden
Je legt persoonsgegevens vast en zorgt ervoor dat deze up-to-date blijven. Denk aan iemands adres, bankrekeningnummer en identiteitsbewijs. Dit gebeurt in een personeelsdossier en is onderdeel van de personeelsadministratie.
Salarisafspraken vastleggen
Alle afspraken over beloning leg je schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst. Veel werkgevers vallen onder een cao, waarin vaak regels staan over de hoogte van het loon, vakantie en pensioen.
Uren en declaraties registreren
Het is belangrijk om bij te houden hoeveel uren je team werkt en om ziekteverzuim, vakantiedagen en overuren te registreren. Dit is essentieel voor een nauwkeurige loonberekening.
Loonstroken maken en versturen
Als ondernemer houd je voor elke medewerker een loonstaat bij waarop je alle relevante informatie over de medewerker en zijn of haar verdiensten noteert. Denk aan het bruto- en nettoloon, vakantiegeld en pensioenbijdragen, maar ook extra’s zoals een auto van de zaak, reiskostenvergoedingen, bonussen of fooien. Het versturen van de loonstrook is een verplichting.
Loonheffingen afdragen
Je houdt, afhankelijk van de situatie van de werknemer, loonheffingen in en draagt deze op tijd af aan de Belastingdienst.
Salarissen uitbetalen
Zorg ervoor dat iedereen op tijd en het juiste bedrag aan salaris ontvangt. Dit kan maandelijks zijn, maar ook wekelijks of vierwekelijks. In het arbeidscontract staat wanneer de betaling plaatsvindt.
Jaaropgaven maken en verstrekken
Jaaropgaven zijn belangrijk voor de belastingaangifte van je werknemers. Ze bieden een overzicht van het verdiende inkomen en de inhoudingen over het voorgaande jaar. Je bent wettelijk verplicht om ze binnen een redelijke termijn te versturen.
Loonkosten boeken
Tot slot moet je alle kosten vastleggen in een correcte boekhouding. Deze gegevens dien je minimaal zeven jaar te bewaren en moeten altijd beschikbaar zijn voor inzage door de Belastingdienst.
Zelf doen of salarisadministratie uitbesteden?
Zoals gezegd ben ben je als ondernemer verplicht je salarisadministratie goed bij te houden, maar de manier waarop je dat doet is aan jou. Veel mkb-bedrijven staan voor het dilemma: zelf de loonadministratie doen of uitbesteden. We bekijken eerst de mogelijkheden en duiken vervolgens dieper in de verschillende opties.
Salarisadministratie zelf doen
Als je ervoor kiest om alles zelf in handen te nemen, dan draag je de volledige verantwoordelijkheid voor een salarisadministratie die aan alle fiscale en wettelijke vereisten voldoet. Dit is niet iets wat je ‘even tussendoor’ doet. Het beheren en actueel houden van de salarisadministratie vereist tijd en specifieke kennis.
Salarisadministratie uitbesteden
Het is dan ook niet vreemd dat veel ondernemers de loonadministratie overlaten aan specialisten, zodat ze meer tijd overhouden voor hun zaak. Meer over de verschillende mogelijkheden volgt later in dit artikel.
Combinatie van zelf doen en salarisadministratie uitbesteden
Een gemengde aanpak is ook een optie. Een deel van de administratie neem je zelf op je, bijvoorbeeld het bijhouden van de gewerkte uren. De rest van, zoals het versturen van loonstroken en jaaropgaven en de afhandeling van fiscale zaken, laat je over aan een professional.
Payrolling
Bij payrolling neemt een payrollbedrijf alle werkgeverslasten en risico’s op zich. Van het opstellen van contracten tot het uitbetalen van salarissen en het afdragen van loonheffingen. Je team werkt bij jou op locatie, maar alle werkgeversverplichtingen liggen bij een externe partij.
De loonadministratie zelf doen: voor- en nadelen
Als je handig bent met boekhouding, kun je erover denken om je administratie zelf aan te pakken. Met een goed softwarepakket en een cursus loonadministratie is dat te overzien. Zeker als je maar een klein aantal loonstroken hoeft te verwerken.
Zelf de controle behouden betekent een flinke besparing. Het kan per medewerker honderden euro’s per jaar schelen. Bovendien heb je direct toegang tot alle personeels- en salarisinformatie. Maar let op, het up-to-date houden van de salarisadministratie vergt veel tijd. Het verwerken van alle gegevens en bijblijven met de nieuwste wet- en regelgeving is een terugkerende maandelijkse taak die de nodige ruimte in je agenda eist.
Veranderende wet- en regelgeving
Zoals eerder gezegd moet een loonadministratie voldoen aan de actuele wetgeving en vaak ook aan pensioen- en cao-voorwaarden. De regels veranderen continu en het kost veel tijd en energie om bij te blijven. Denk aan het minimumloon dat halfjaarlijks wordt bijgesteld, wat ook invloed heeft op andere salarisschalen.
Ook als je met terugwerkende kracht extra salaris moet betalen, moet je dit bijhouden. Daarnaast kunnen verschillende regels elkaar beïnvloeden. Zeker als het niet je core business is, kan dit complex worden. En als ondernemer ben je uiteindelijk altijd eindverantwoordelijk.
Aandacht voor specifieke cao-regels
Werk je binnen een specifieke sector en val je onder een cao? Hou dan rekening met extra uitdagingen. Correcte toepassing van cao-salarisschalen blijkt voor veel ondernemers lastig. Een verouderde cao van het internet leidt meer dan eens tot te lage inschaling van medewerkers, die vervolgens recht kunnen hebben op nabetaling.
Conclusie: zelf alles doen verhoogt de kans op fouten.
De Zaak Op Orde Nieuwsbrief
Wat heb je nodig om zelf een salarisadministratie op te zetten?
Om een strakke salarisadministratie te kunnen voeren, is het essentieel dat je als ondernemer de nodige kennis in huis hebt. Of dat je mensen in je team hebt die deze klus kunnen klaren. Ook een goede planning is cruciaal om stress te vermijden.
Dankzij technologische ontwikkelingen pakken steeds meer bedrijven hun salarisadministratie zelf op. De juiste software helpt je alle informatie overzichtelijk te ordenen en zorgen ervoor dat je berekeningen nauwkeurig en zonder fouten kunt maken. Het is slim om de mogelijkheden te onderzoeken.
Uitbesteden van de salarisadministratie: doen of niet?
Als ondernemer heb je een ruime keuze aan accountants, boekhouders, werkgeverspartners, administratiekantoren en payrollbedrijven die jouw salarisadministratie volledig of deels kunnen beheren.
Er zijn veel goede redenen om voor specialisten te kiezen. Misschien ontbreekt het je aan kennis over het proces en de laatste stand van zaken wat betreft wet- en regelgeving. Of heb je simpelweg niet genoeg tijd. Niet alleen voor de administratie zelf, maar ook voor het beantwoorden van vragen van je team over hun salaris. Door je salarisadministratie uit te besteden, kun je aanzienlijk wat tijd besparen.
Een ander pluspunt van uitbesteding is dat je de regie overdraagt. Het bedrijf dat je inhuurt, neemt het stuur in handen, wat het risico op fouten of boetes vermindert. Maar ook als je je salarisadministratie overlaat aan experts, blijf jij als ondernemer uiteindelijk verantwoordelijk voor eventuele missers. Ga er dus niet blindelings vanuit dat alles rondom je salarisadministratie zonder meer goed gaat. Het is verstandig om twee keer per jaar te controleren of je salaris- en personeelsadministratie helemaal bij is.
Wat kost het om je salarisadministratie uit te besteden?
Vooral voor bedrijven met tussen de pakweg tien en vijftig medewerkers kan het uitbesteden van de salarisadministratie gunstig uitpakken. Bij kleinere bedrijven is uitbesteden vaak relatief duurder. Dit komt doordat veel administratiekantoren een vaste prijs hanteren voor hun diensten, onafhankelijk van het precieze aantal werknemers. Bij sommige kantoren geldt: hoe meer medewerkers je hebt, des te lager de prijs per persoon.
Het is belangrijk om te onthouden dat niet elke aanbieder dezelfde diensten levert. Kijk daarom goed naar wat precies onder het tarief valt voordat je een beslissing neemt. Het is een goed idee om offertes op te vragen bij verschillende kantoren en deze zorgvuldig met elkaar te vergelijken, inclusief de algemene voorwaarden.
Neem de tijd om de opties te onderzoeken
De juiste keuzes maken op het gebied van salarisadministratie is cruciaal voor elke mkb-ondernemer. Of je nu alles zelf regelt, kiest voor uitbesteding of gaat voor een combinatie: zorg ervoor dat het aansluit bij hoe je je bedrijf runt en wat je toekomstplannen zijn. Neem de tijd om je goed in de opties te verdiepen en maak een keuze waar je op lange termijn profijt van hebt.
