Verplichte onderdelen loonstrook
Een loonstrook wordt ook wel een salarisspecificatie genoemd en is onderdeel van de salarisadministratie. In dit document kan je werknemer zien hoeveel geld hij of zij verdient en welke belastingen en premies ervan af gaan. Het laat zien hoeveel iemand betaald krijgt en waarom. Je werknemer moet de loonstrook kunnen begrijpen en je moet alle bedragen omschrijven.
De verplichte onderdelen die op de loonstrook staan:
- Naam en adres werkgever
- Naam van de werknemer
- De periode waarover de loonstrook gaat: over welke periode, welk tijdvak, betaal je loon?
- Het aantal uur dat de werknemer werkt volgens het arbeidscontract: bijvoorbeeld 36 uur per week.
- Wat voor soort arbeidsovereenkomst de werknemer heeft: een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft, een parttime arbeidsovereenkomst of oproepovereenkomst. Werkt iemand parttime, dan staat er vaak het percentage dat iemand werkt van een volledige werkweek.
- Het bruto loon-bedrag: het loon dat de werknemer van de werkgever ontvangt vóór aftrek, dus voor de belastingen en premies zijn ingehouden.
- Het netto loon: het bedrag dat iemand op zijn rekening ontvangt.
- De opbouw van het loon: de bedragen waaruit het salaris is opgebouwd, zoals basisloon, overuren en toeslagen.
- Vakantiebijslag
- Wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon: het wettelijk minimum(jeugd)loon dat een werknemer voor deze periode moet ontvangen.
- de inhoudingen op het loon: bedragen die van het brutoloon afgaan, zoals loonheffing en premies volksverzekeringen. Dit zijn bijvoorbeeld premies voor de AOW, WGA en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet. Ook betaalde pensioenpremie moet je hierbij zetten.
- Verrekeningen met het loon: bedragen die je met het nettoloon verrekent, zoals voorschotten of boetes.
Extra informatie, niet verplicht
Naast de verplichte informatie, mag je ook extra informatie op de loonstrook vermelden. Denk hierbij aan:
- Het bsn-nummer van de medewerker
- Sv loon (sociale verzekeringsloon)
- Aantal verloonde uren
- Medewerkersverzekeringen
- Belastbare loon
- Loonheffingskorting
- Loon voor de Zvw
- Toegepaste arbeidskorting
- Vakantiedagen of vakantie-uren
- Verlofuren
- Pensioenpremie
- Reiskostenvergoeding
Loonstroken voor parttime medewerkers en flexwerkers
Voor loonstroken van parttime medewerkers en flexwerkers is het belangrijk dat ook de volgende informatie op de loonstrook te vinden is:
- Het aantal uren dat iemand gewerkt heeft. Voor een parttime medewerker kan dat een percentage van een fulltime baan zijn, voor een flexwerker het aantal gewerkte uren of het aantal uitbetaalde dagen in dat tijdvak.
- Het uurtarief
- De eventuele toeslagen, bijvoorbeeld voor overwerk of onregelmatige werktijden
- Vakantiedagen of vakantie-uren
- Verlof
Een loonstrook uitgeven: wanneer en hoe vaak?
Je moet je werknemers elk een eigen loonstrook geven bij de eerste loonbetaling en bij iedere loonbetaling die anders is dan de vorige loonbetaling. Veel ondernemers versturen elke maand een loonstrook, maar dit is niet verplicht. Voor iemand begint, kun je ook een pro forma of voorbeeld loonstrook verstrekken. Als je geen loonstroken verstrekt of als de salarisstrook niet klopt, dan kun je een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Digitale loonstrook of papieren loonstrook?
De wet heeft het in principe nog steeds over schriftelijke loonstroken. Met de uitzondering voor werknemers die elke maand hetzelfde salaris ontvangen – in dat geval is één papieren loonstrook per jaar voldoende. Voor de overige maanden voldoet een digitale loonstrook, mits de werknemer hier toestemming voor heeft gegeven.
Sinds 2010 mag je de loonstrook digitaal verstrekken, maar alleen als de werknemer hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Ook moet de digitale loonstrook makkelijk op te slaan, bijvoorbeeld als pdf-bestand. Je werknemer moet de loonstroken mee naar huis kunnen nemen.
Een fout op de loonstrook
Het kan voorkomen dat er een fout op de loonstrook staat. Dan moet je het volgende doen:
- Bepaal de ernst van de fout. Gaat het om een kleine fout, zoals een typefout in de naam van werknemer? Of om een grote fout, zoals een te hoog of laag loon?
- Corrigeer de fout. Kleine fouten kun je in de volgende loonstrook corrigeren. Een grote fout moet je zo snel mogelijk corrigeren. Breng in beide gevallen de werknemer op de hoogte van de correctie.
- Informeer de werknemer. Laat weten dat er een fout is gemaakt, wat de fout is en hoe je deze gaat corrigeren. Doe dit schriftelijk, zodat jullie allebei bewijs hebben.
- Bewaar het bewijs. Door alle documentatie over de fout en hoe je die hebt gecorrigeerd te bewaren, heb je de informatie bij de hand als er later vragen zijn vanuit de werknemer of als de Arbeidsinspectie informatie nodig heeft.
- Voorkom herhaling. Neem maatregelen om fouten in de toekomst te voorkomen. Bijvoorbeeld door te werken met een softwarepakket of door je loonstroken te laten controleren door een accountant of salarisadministrateur.
Loonstrook begrijpelijk maken voor je werknemers
Je moet er als werkgever voor zorgen dat de loonstrook begrijpelijk is voor je werknemer. De salarisspecificatie moet overzichtelijk zijn en de gebruikte termen moeten duidelijk zijn.
Heb je de mogelijkheid om dit document uit te leggen? Bijvoorbeeld door een keer per jaar een sessie te organiseren of een toelichting op het loonstrookje te zetten? Zo kun je tekst en uitleg geven bij termen als loon, sv dagen, brutoloon, bijzonder loon, werknemersverzekeringen, de loonheffing en andere termen die je terugvindt op de meeste loonstroken.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Veelgestelde vragen over de loonstrook
Moet ik loonstroken bewaren?
Ja, ook als werkgever moet je loonstroken bewaren. De wettelijke bewaarplicht is 7 jaar. Je moet ze van de afgelopen 7 jaar kunnen laten zien als de Belastingdienst of een andere instantie daarom vraagt.
Is er een verschil tussen een salarisspecificatie en loonstrook?
Nee, er is geen verschil tussen een salarisspecificatie en een loonstrook.
Moet ik elke maand elke werknemer een loonstrook verstrekken?
Als je werknemers hebt die onregelmatig of in wisselende diensten werken, dan moet je structureel de loonstrook verstrekken. Maar als jouw werknemers steeds hetzelfde bedrag ontvangen, dan is het niet verplicht. Toch versturen werkgevers vaak bij elke salarisbetaling een salarisstrook.
Wat moet ik doen als een werknemer de loonstrook niet heeft ontvangen?
Vaak kom je hierachter doordat de werknemer hier zelf mee komt. Check eerst of de loonstrook naar het juiste mail- of postadres is verstuurd. Wanneer je de juiste gegevens hebt, verstuur je de laatste loonstrook opnieuw. Laat de werknemer weten dat er een vertraging is en wat de oorzaak is. Kun je de salarisstrook niet op tijd verstrekken, neem dan contact op met de Belastingdienst. Zij kunnen je verder adviseren.
Wat gebeurt er als ik de loonstrook niet op tijd verstrek?
Als je de loonstrook niet op tijd verstrekt, dan kan dat verschillende gevolgen hebben.
- De Belastingdienst kan een boete opleggen als je de loonstroken niet op tijd verstrekt. Bij een eerste keer te laat, krijg je meestal een waarschuwing. Ben je vaker te laat, dan kun je een boete krijgen.
- Wanneer een werknemer schade lijdt, doordat jij de loonstrook te laat verstrekt, dan kan deze een schadevergoeding eisen. Ook kan een werknemer bezwaar maken tegen de loonstrook als die niet op tijd wordt verstrekt.
