Alles over inkoop en inkoopbeleid

• Relatie ondernemer – leverancier
• Meerdere leveranciers of één?
• Regionaal of landelijk?
• Inkoop en inkoopbeleid: wel of geen aparte functie?
• Tips voor een goed inkoopbeleid
• De belangrijkste betalingsvoorwaarden

Relatie ondernemer – leverancier

Als belangrijkste factor in de relatie tussen ondernemer en leverancier wordt betrouwbaarheid genoemd. Betrouwbaarheid zowel wat betreft de prijs – houdt een leverancier zich aan de afspraken of voert hij zonder vermelding vooraf prijsverhogingen door? – als betrouwbaarheid wat betreft het op tijd leveren. Wordt het product niet op tijd geleverd, dan stapt de gemiddelde ondernemer direct over op een andere leverancier.

Meerdere leveranciers of één?

Veel midden- en kleinbedrijven in de metaal- en bouwsector hebben meerdere leveranciers, omdat één leverancier niet alle benodigde materialen kan leveren. Ook de prijs – korting – kwaliteitsverhouding maakt dat een ondernemer van meerdere leveranciers afneemt. Hoe meer leveranciers, hoe meer kans op korting.

Kortingen kunnen worden bedongen door met collega-bedrijven in te kopen: grotere formule, goedkopere prijs. Leverancierbedrijven nemen al vaak contact met de ondernemer/inkoper op om hem te wijzen dat bepaalde producten en/of diensten over een bepaalde periode met korting te verkrijgen zijn. Een andere en meest gangbare manier is het sturen van kostenloze offertes voor een prijsvergelijk. Voor bedrijven die projectmatig werken is het moeilijker een korting te bedingen, omdat zij afhankelijk zijn van de opleverdatum en precieze orders moeten plaatsen.

Regionaal of landelijk?

De keuze voor een landelijke of een regionale leverancier is niet altijd een gestuurde. In de metaalsector bijvoorbeeld zijn veel bedrijven afhankelijk van landelijke leveranciers, omdat er geen regionale bestaan. Of het benodigde product is bij een regionale leverancier niet te krijgen. Landelijke leverancierbedrijven laten vaak vrachten door het land rijden die franco worden geleverd. Het voordeel van landelijke leveranciers is de eenheid in prijsstelling en betaling. Vooral als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, is een landelijke leverancierinteressant. Het voordeel van een regionale leverancier is snelle en tijdige levering.

Inkoop en inkoopbeleid: wel of geen aparte functie?

De functie van inkoper is in het mkb, met name in de metaal- en bouwsector, vaak een ondergeschoven kindje. De functie van inkoper wisselt nogal eens van persoon en per week. Wie tijd heeft, regelt de inkoop. Dat is niet alleen voor het bedrijf in kwestie onduidelijk, maar ook voor de leverancier.

Toch zouden bedrijven die meer dan tien personen in dienst hebben, moeten overwegen om van de inkoop een aparte functie te creëren. Een aparte inkoopfunctie bespaart geld omdat een inkoper tijd heeft om meerdere prijzen op te vragen, de begroting kan bekijken, kan vergelijken en daarna een scherpe prijs kan vragen.

Bij een aparte functie Inkoop is het aan te bevelen dat er een duidelijke taakomschrijving op papier staat. Een bouwbedrijf formuleert het zo: ‘De hoofdinkoper en de betreffende afdeling zijn bevoegd tot het selecteren van leveranciers/producten/diensten. De hoofdinkoper en de betreffende afdeling zijn bevoegd tot het opstellen van een offerte-aanvraag en het beoordelen van de offerte. Het hoofd van de betreffende afdeling is verantwoordelijk voor het opstellen van de eventuele benodigde technische specificaties en/of tekeningen.’
Door een dergelijke taakomschrijving blijven de werkverhoudingen helder en ongestoord.

Tips

De belangrijkste betalingsvoorwaarden

Blanco betalingDe blanco betaling is een goedkope manier om buitenlandse betalingen te verrichten en vooral geschikt voor kleine bedragen. U levert een betalingsopdracht aan, de bank voert die uit. Het is de eenvoudigste en goedkoopste betalingsmethode bij internationale transacties.

Documentair incassoDocumentair incasso (documents againts acceptance) is een betalingsinstrument, waarbij de buitenlandse leverancier via zijn bank en met inschakeling van een bank in het land van de inkoper, documenten laat uitleveren aan de inkoper tegen acceptatie van een wissel.

Deze wissel moet op de vervaldag bij de inkoper ter betaling worden aangeboden. De documenten zijn het bewijs dat de goederen verstuurd zijn naar de inkoper. Leveranciers beschouwen documentair incasso soms als een risico, omdat de inkoper de aangeboden documenten kan weigeren of omdat de wissel op de vervaldag niet wordt betaald door de inkoper.

Letter of CreditEen Letter of Credit ook Accreditief of Documentair Krediet genoemd, is een leverings- en betalingsconditie die voornamelijk gebruikt wordt bij buitenlands betalingsverkeer. Op verzoek van de opdrachtgever/inkoper opent zijn bank een Documentair Krediet ten gunste van de leverancier. Een Documentair Krediet is een betalingsverplichting van de bank van de inkoper t.o.v. de leverancier.

De leverancier moet wel aan de in het Documentair Krediet genoemde voorwaarden voldoen: binnen de looptijd van het Documentair Krediet moet de leverancier bepaalde documenten overleggen, die de goederen vertegenwoordigen zoals vrachtbrief, verzekeringspapieren, factuur, e.d. Daardoor vindt betaling pas plaats, als de goederen naar het adres van de inkoper zijn verstuurd.

Buitenlandse leveranciers nemen doorgaans geen genoegen met een betaalbaarstelling aan de kas van de bank van de inkoper in het land van de inkoper. Zij verlangen dat zij de documenten ter honorering kunnen aanbieden bij een bank (adviserende bank) in eigen land.
Soms gaan buitenlandse leveranciers nog verder en eisen zij als betalingsconditie dat de adviserende bank niet alleen als betaalkantoor fungeert, maar bovendien de verplichting tot betaling op zich neemt bij aanbieding van de documenten. Dit wordt ook wel confirmeren genoemd. Voor de buitenlandse leverancier heeft dit het voordeel, dat nu zowel de bank van de inkoper (kredietopenende bank) als de confirmerende bank een betalingsverplichting hebben.
Mocht de kredietopenende bank failliet gaan of het importland geen deviezen meer hebben, dan honoreert de confirmerende bank in zijn eigen land toch zijn documenten.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.