Bankmutaties boeken, bonnetjes overtikken, facturen en herinneringen versturen, de btw-aangifte invullen: dat werk kan boekhoudsoftware grotendeels van je overnemen. Je aangifte blijft wel jouw verantwoordelijkheid, ook als software of een boekhouder het werk doet. En je bewaart je administratie 7 jaar zo dat de Belastingdienst die kan controleren. Kies je nu een pakket, kijk dan ook naar e-facturatie: het kabinet wil die per 1 juli 2030 ook tussen bedrijven binnen Nederland verplicht maken.

Wat kun je in je boekhouding automatiseren?

Bijna alles wat met overtikken te maken heeft. De Belastingdienst noemt zelf de koppelingen met je bank en met de Belastingdienst, waardoor je de btw-aangifte rechtstreeks vanuit je software indient. Jij houdt het nakijken en de beslissingen.

TaakWat de software doetWat jij blijft doen
BankmutatiesHaalt bij- en afschrijvingen op en doet een boekingsvoorstelVoorstellen nakijken, vooral privé tegenover zakelijk
Bonnetjes en inkoopfacturenLeest een scan, foto of doorgestuurde mail uit: datum, bedrag, btwControleren of de herkenning klopt en de scan volledig is
VerkoopfacturenMaakt facturen uit een sjabloon, ook terugkerende, met doorlopend nummerOp tijd factureren: uiterlijk de 15e van de maand na levering
HerinneringenStuurt na de vervaldatum zelf een herinneringBeslissen wanneer je belt of de vordering uit handen geeft
Btw-aangifteZet de aangifte klaar uit je geboekte facturen en verstuurt die na jouw akkoordNakijken en op tijd betalen
Webshop en kassaZet verkopen en betalingen per dag in je boekhoudingOmzet, bank en btw met elkaar laten aansluiten

Begin met de bankkoppeling. Elke betaling komt dan vanzelf binnen, en een factuur die de software aan een betaling koppelt, hoef je niet meer af te vinken.

Waar blijf je zelf verantwoordelijk voor?

Voor je aangifte. De Belastingdienst zegt het letterlijk: je blijft altijd zelf verantwoordelijk, ook als een fiscaal dienstverlener je aangifte verzorgt. Voor een programma geldt niets anders. Boekt de software een privé-uitgave als zakelijke kosten, dan is dat jouw fout.

Is je administratie niet volledig of niet lang genoeg bewaard, dan stelt de Belastingdienst je omzet en winst zelf vast. Ben je het daar niet mee eens, dan moet jij bewijzen dat de berekening niet klopt.

Controleer daarom elk kwartaal of omzet, banksaldo en btw op elkaar aansluiten voordat je de btw-aangifte verstuurt. De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal, uiterlijk op de laatste dag van de maand erna. Voor het vierde kwartaal van 2026 is dat 31 januari 2027.

Mag je bonnetjes weggooien als je ze hebt gescand?

Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken mee zijn opgeslagen. De scan bewaar je net zo lang als het origineel, meestal 7 jaar. De Belastingdienst moet je scans binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

Andersom mag niet: een factuur die je digitaal ontvangt, bewaar je digitaal. Een uitdraai vervangt het origineel niet. Gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, bewaar je 10 jaar. De termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is: een leasecontract van 4 jaar bewaar je die 4 jaar, en daarna nog 7. Meer termijnen staan in ons overzicht van de bewaartermijnen voor zakelijke documenten.

Die bewaarplicht loopt door als je overstapt of opzegt. Vraag vooraf hoe je alles exporteert, bijvoorbeeld als auditfile, en tot wanneer je na opzeggen nog bij je gegevens kunt.

Wat verandert er met e-facturatie?

Een e-factuur is een factuur in een vast digitaal formaat, die rechtstreeks van het boekhoudsysteem van de verzender naar dat van de ontvanger gaat. Niemand hoeft nog iets over te tikken. Een pdf die je als bijlage mailt, is volgens KVK geen e-factuur.

Infographic: tijdlijn e-facturatie, van de regels nu tot de plannen voor 2030 en 2031
WatVanafStatus in november 2026
Pdf of papieren factuur aan bedrijvenNuMag. Voor een digitale factuur moet je klant akkoord gaan
E-factuur aan de RijksoverheidNuVerplicht
E-factuur en digitale rapportage bij handel met bedrijven in andere EU-landen1 juli 2030Vastgelegd in de EU-richtlijn Btw in het digitale tijdperk, aangenomen op 11 maart 2025. Nederland moet de regels nog in een eigen wet omzetten
E-factuur tussen bedrijven binnen Nederland1 juli 2030Kabinetsplan van 11 september 2026. Nog geen wetsvoorstel ingediend
Digitale rapportage van binnenlandse facturen aan de Belastingdienst1 juli 2031Kabinetsplan van 11 september 2026

Het kabinet wil het conceptwetsvoorstel dit najaar in internetconsultatie brengen en vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Ondernemers in de kleineondernemersregeling, met maximaal € 20.000 omzet per jaar, blijven volgens het plan vrijgesteld. Wanneer het wetsvoorstel in consultatie gaat, lees je dat in onze nieuwsbrief.

Boekhoudsoftware in de cloud valt onder de AVG

In je boekhouding staan persoonsgegevens: namen en adressen van klanten, en als je personeel hebt ook salarissen. Slaat een clouddienst die voor jou op, dan is die dienst je verwerker en moet je een verwerkersovereenkomst sluiten. Zonder die schriftelijke afspraken ben je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in overtreding.

Vraag de leverancier om de verwerkersovereenkomst en lees wat er staat over datalekken. De verwerker moet je zo snel mogelijk waarschuwen, maar melden bij de AP blijft jouw taak: binnen 72 uur nadat je van het lek weet. Alleen een lek dat waarschijnlijk geen risico oplevert voor de mensen om wie het gaat, hoef je niet te melden. De andere stappen staan in privacyregels voor ondernemers in 7 stappen.

Welke kosten van boekhoudsoftware mag je aftrekken?

Software en een boekhouder kosten geld, en die kosten zijn aftrekbaar. De kosten van een abonnement trek je af in het jaar waarin je ze maakt. Een aankoop onder € 450 trek je in één keer af. Een bedrijfsmiddel vanaf € 450 schrijf je af over de jaren dat je het gebruikt. Investeer je in 2026 in totaal tussen € 2.901 en € 71.683, dan krijg je bovendien 28% kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).

Een rekenvoorbeeld. Je stapt in 2026 over op online boekhouden met een gekoppelde kassa. Je betaalt € 30 per maand voor de software, koopt een kassasysteem van € 2.400 en een bonnenscanner van € 300. Alle bedragen zijn zonder btw, want die vraag je terug.

  • Abonnement: 12 × € 30 = € 360 aftrekbaar in 2026.
  • Scanner: € 300 is minder dan € 450, dus in één keer aftrekbaar. Telt niet mee voor de KIA.
  • Kassasysteem: € 2.400 schrijf je af. Geen KIA, want je blijft onder € 2.901.

Koop je in hetzelfde jaar ook een laptop van € 900, dan investeer je € 3.300 in bedrijfsmiddelen vanaf € 450. Dan krijg je 28% KIA: € 924 extra aftrek.

Zo automatiseer je je boekhouding stap voor stap

  1. Koppel je zakelijke rekening. Kijk de boekingsvoorstellen de eerste weken wekelijks na, zodat de software de juiste regels leert.
  2. Laat inkoopfacturen naar één mailadres gaan en scan bonnetjes op de dag zelf.
  3. Maak sjablonen voor je verkoopfacturen en zet automatische herinneringen aan.
  4. Koppel je webshop of kassa.
  5. Sluit de verwerkersovereenkomst af en probeer één keer een volledige export.
  6. Laat omzet, bank en btw elk kwartaal aansluiten. Pas dan verstuur je de aangifte.

Werk je met een boekhouder, kies het pakket dan samen. De Belastingdienst raadt dat ook aan, zodat jouw werk en dat van je adviseur op elkaar aansluiten. Twijfel je wat je uitbesteedt, lees dan online boekhouden: zelf doen of uitbesteden.

Advies van De Zaak: Stel elke leverancier twee vragen voordat je tekent. Kan het pakket e-facturen versturen en ontvangen? En kun je je complete administratie exporteren, ook nadat je hebt opgezegd? Is één antwoord nee, laat dat pakket dan liggen, ook als het goedkoper is. Je administratie moet je 7 jaar kunnen laten zien, ook na een overstap. En wordt het kabinetsplan wet, dan stuur je vanaf 1 juli 2030 ook binnen Nederland e-facturen, tenzij je in de kleineondernemersregeling zit.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn btw-aangifte automatisch laten doen?

Voor een groot deel. Boekhoudsoftware zet de btw-aangifte klaar uit je geboekte facturen en kan die rechtstreeks naar de Belastingdienst sturen. Jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud, dus kijk de cijfers na voor je verstuurt.

Is een pdf-factuur een e-factuur?

Nee. Een e-factuur is een factuur in een vast digitaal formaat die software automatisch verwerkt. Een pdf moet iemand nog lezen en overnemen. Aan bedrijven mag je nu nog een pdf sturen, aan de Rijksoverheid niet.

Wordt e-facturatie verplicht?

Bij handel met bedrijven in andere EU-landen wel, vanaf 1 juli 2030: dat staat in een EU-richtlijn uit 2025. Voor facturen binnen Nederland wil het kabinet dezelfde datum, maar daar ligt nog geen wetsvoorstel voor. Het kabinet wil dat vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Ondernemers in de kleineondernemersregeling blijven volgens het plan vrijgesteld.

Is boekhoudsoftware aftrekbaar?

Ja. De kosten van een abonnement trek je af in het jaar waarin je ze maakt. Koop je apparatuur van € 450 of meer, zoals een kassasysteem, dan schrijf je die af. Investeer je in 2026 in totaal tussen € 2.901 en € 71.683, dan krijg je ook 28% kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

Bronnen