Wil je als zelfstandig ondernemer een goed georganiseerd en succesvol bedrijf opzetten en runnen? Dan is een effectieve bedrijfsadministratie van onschatbare waarde. Door je boekhouding op orde te hebben, houd je de vinger aan de pols en zorg je voor een solide basis voor je financiële gezondheid.
Tip 1: kies voor een digitaal boekhoudsysteem
De Belastingdienst hanteert duidelijke regels voor de zakelijke administratie van zzp’ers. Om problemen te voorkomen, is het belangrijk om documenten als facturen, bonnen, bankafschriften en contracten zorgvuldig bij te houden. De tijd dat bonnetjes en facturen in een schoenendoos werden bewaard, ligt definitief achter ons. Het handmatig bijhouden van je boekhouding kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Met alle problemen van dien.
Kies voor een goed georganiseerd, digitaal systeem voor het opslaan en beheren van al je belangrijke documenten. Een digitaal archief zorgt ervoor dat je je documenten veilig en netjes kunt opbergen, waardoor je snel bij de informatie kunt. Dit komt goed van pas als je facturen moet opzoeken voor bewijsvoering of garantieclaims. Bovendien ben je als zzp’er wettelijk verplicht om documentatie van al je zakelijke activiteiten minimaal zeven jaar te bewaren.
Door gebruik te maken van een online boekhoudpakket, kun je je administratie eenvoudig stroomlijnen. Door de directe koppeling tussen de software aan je zakelijke bankrekening worden transacties automatisch in je boekhouding opgenomen. Dit bespaart tijd en verkleint ook de kans op menselijke fouten.
Tip 2: houd je uren makkelijk en overzichtelijk bij
Als zelfstandig ondernemer kom je graag in aanmerking voor verschillende belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Hiervoor moet je voldoen aan het urencriterium. Dit betekent dat je in 2024 minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden.
Bij een controle van de Belastingdienst moet je dit kunnen bewijzen. Gelukkig behoren de tijden van urenregistratie met pen en papier of in een los Excel-document tot het verleden.
Als zzp’er kun je eenvoudig en snel je uren bijhouden met de vele online urenregistratie-apps. Het wordt nog makkelijker wanneer je gebruikmaakt van urenregistratie binnen een boekhoudprogramma. Zo zijn je uren automatisch geïntegreerd met de rest van je administratie.
Tip 3: zorg dat privé-uitgaven en zakelijke uitgaven gescheiden zijn
Het scheiden van je privé- en zakelijke uitgaven is als zzp’er ontzettend belangrijk. Het voorkomt onduidelijkheden en zorgt ervoor dat je geen fouten maakt, bijvoorbeeld bij de belastingaangifte. Bedenk dat de Belastingdienst van je verlangt dat je een goede administratie bijhoudt.
De eerste stap om je privé- en zakelijke financiën uit elkaar te houden, is het openen van een zakelijke bankrekening. Een andere tip is het gebruiken van een online boekhoudpakket. Dit is de eenvoudigste methode om je administratie overzichtelijk te houden. Doe je per ongeluk een privé-aankoop met de zakelijke rekening? Dan kun je deze eenvoudig als privé opvoeren. Zo houd je alles netjes op orde.
Tip 4: hou je boekhouding up-to-date
Elk kwartaal schieten veel ondernemers in de stress voor de deadline van de btw-aangifte. Maak het jezelf makkelijker door je administratie bij te houden. Plan bijvoorbeeld elke week een uurtje in om facturen, bonnetjes en betalingen te verwerken. Dit geeft je een helder overzicht van je kosten, omzet en winst en betekent dat je nooit meer op het laatste moment je druk hoeft te maken over de aangifte.
Door alles meteen in je online boekhoudprogramma te registreren, blijf je makkelijk bij. Heb je vaak losse papieren bonnen en facturen rondslingeren? Dan kun je ze supersnel digitaliseren met de scan-en-herkenfunctie in een boekhoudprogramma. Dit kan door een foto te maken met de app op je smartphone, het document te scannen of een pdf van de factuur te mailen naar een specifiek mailadres. Zo heb je documenten snel en makkelijk digitaal georganiseerd.
Tip 5: kies voor een bekend boekhoudpakket
Als ondernemer met een klein bedrijf is het logisch dat je scherp let op de kosten van je boekhouding. Veel zzp’ers staan voor de keuze: zelf de boekhouding doen met behulp van een boekhoudpakket of deze uitbesteden aan een professional. Kies je voor uitbesteden? Dan heb je met een bekend boekhoudpakket een streepje voor. Veel boekhouders en accountants zijn bekend met erkende software, wat betekent dat je gemakkelijk kunt samenwerken met een specialist die jouw systeem door en door kent.
Zet vandaag nog de stap naar efficiënt ondernemerschap
Een succesvolle onderneming begint met een stevige administratieve basis. Door de adviezen in dit artikel toe te passen, kun je als zzp’er een significante verbetering in je bedrijfsvoering realiseren. Ontdoe jezelf van de stress die gepaard gaat met een chaotische administratie en last-minute aangiftes, en bedenk dat een efficiënt en goed georganiseerd boekhoudprogramma je tijd, energie en geld bespaart.
