Een goede bedrijfsadministratie vormt het financiële hart van alle bedrijfsmatige activiteiten – dat geldt zowel voor zzp’ers als mkb’ers. Naast dat het een wettelijke verplichting is, geeft een goede administratie je ook inzicht en de mogelijkheid om op basis van cijfers je bedrijf te sturen.
Bedrijfsadministratie opzetten
Wil je een goed georganiseerd en succesvol bedrijf opzetten, dan is een effectieve bedrijfsadministratie van onschatbare waarde. Hoewel veel zzp’ers en bedrijven ervoor kiezen om hun administratie zelf te doen, kan het uitbesteden van de volledige bedrijfsadministratie- en boekhouding aan een boekhouder aanzienlijke voordelen bieden.
1. Aanmelden bij instanties
De eerste stap bij de administratie opzetten, is het inschrijven van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KvK). Verder moet je een btw identificatienummer (btw-ID) en een omzetbelastingnummer (ob-nummer) aanvragen bij de Belastingdienst en een zakelijke bankrekening openen. Je KvK-nummer, btw-ID en bankrekeningnummer (IBAN) zijn belangrijke basisgegevens voor je zakelijke administratie.
2. Bankrekening
- Open een aparte betaalrekening voor je zakelijke inkomsten en uitgaven.
- Maak (maandelijks) een vast bedrag over naar je privé-betaalrekening.
Zo scheidt je zakelijk en privé vanaf de start van je zakelijke activiteiten.
3. Financiële administratie
De financiële administratie van een bedrijf omvat het bijhouden van alle transacties, zoals uitgaande facturen, inkomsten en zakelijke uitgaven, de betalingen aan leveranciers, de ontvangsten van je klanten, maar ook afspraken met klanten en urenregistratie. Het gaat dus onder meer om verzonden facturen, bankafschriften en contracten.
4. Facturering en crediteuren- en debiteurenbeheer
Voor ieder bedrijf is het van levensbelang dat klanten de facturen op tijd betalen. Zorg dus bij de administratie opzetten dat je een goed factureringssysteem en het bijbehorend debiteurenbeheer opzet. Hierbij gaat het om het opstellen en versturen van uitgaande facturen tot aan het beheren van openstaande betalingen en achterstallige rekeningen. Daarnaast heb je natuurlijk ook te maken met crediteurenbeheer en inkomende facturen, dat wil zeggen het beheer van de betalingen aan leveranciers en andere crediteuren, zodat jij zelf ook de rekeningen op tijd betaalt.
5. Belastingaangiftes
Natuurlijk moet je bedrijf ook voldoen aan belastingverplichtingen, zoals het doen van belastingaangiftes. Denk hierbij aan de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting, de btw-aangifte, loonbelasting en de vennootschapsbelasting.
Je bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over je bedrijf die je op papier of digitaal vastlegt, horen bij jouw administratie. Deze administratie is de basis voor jouw belastingaangiften.
6. Urenregistratie bijhouden
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als je in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, dan moet je dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Je moet dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat je aan het urencriterium voldoet:
- Je besteedt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer je in de loop van het jaar start of stopt met jouw bedrijf.
- Je besteedt meer tijd aan jouw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als je ook in loondienst werkt. Was je de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
7. Organisatie van je documenten
Het bewaren van bonnetjes en facturen in een schoenendoos is verleden tijd. Zorg voor een goed georganiseerd digitaal systeem voor het opslaan en beheren van alle belangrijke documenten.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
8. Administratie bewaren
Je moet je administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van jouw administratie zijn (mits van toepassing):
- Ontvangen facturen
- Kopieën van verzonden facturen
- Kasadministratie en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijdse controleberekeningen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s of andere afsprakenboeken
- Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
- Software en databestanden
- Rittenregistratie zakelijke auto
- Urenregistratie voor fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek
Gelukkig wordt een groot deel van deze gegevens al automatisch bewaard. Je bank bewaart de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het ‘Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst. Maar veel andere gegevens zul je toch echt actief zelf moeten bewaren.
Als je geen duidelijke overzichten hebt van jouw aan- en verkopen, zal je jouw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kun je ook geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Basisgegevens 7 jaar bewaren
De basisgegevens van jouw administratie moet je zeven jaar bewaren. Dit geldt voor:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
9. Evaluatie en optimalisaties
De behoeften van jouw bedrijf veranderen continu, en daarom is het belangrijk om ook jouw administratieve processen regelmatig te evalueren en te optimaliseren. Identificeer knelpunten en zoek naar manieren om die te verbeteren. Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van administratieve technologie en pas deze toe als ze waarde kunnen toevoegen aan jouw bedrijf.
Boekhouding volledig uitbesteden?
Er is een groot aantal boekhoudpakketten op de markt, het zijn voor zowel zzp’ers als mkb-bedrijven handige hulpmiddelen die veel tijd kunnen besparen en er in ieder geval voor zorgen dat je boekhouding op orde is.
Volledig uitbesteden is ook een optie: een goede boekhouder beschikt over de expertise en ervaring om complexe financiële taken efficiënt uit te voeren, waardoor jij je als ondernemer kan concentreren op jouw kernactiviteiten en bedrijfsgroei.
