1. Vraag om een offerte
Weet wat de opdracht is. En maak duidelijke afspraken. Een loodgieter laat u tenslotte ook niet carte blanche aan de slag gaan. Veel gesteggel achteraf is te voorkomen door een duidelijke opdracht en een gespecificeerde offerte.
2. Spreek een vast bedrag af
Voor de jaarcijfers – winst- en verliesrekening en de balans – plus de bijbehorende aangifte, kunt u een vast bedrag afspreken. De loonadministratie en aangifte loonbelasting zijn routinehandelingen die eveneens tegen een vast tarief kunnen plaatsvinden.
Het wordt ingewikkelder wanneer sprake is van een adviesvraag. Maar ook hier geldt: zorg voor een offerte waarin de werkzaamheden en het eindresultaat duidelijk zijn omschreven, inclusief eventueel meerwerk.
3. Vraag om een urenspecificatie
Lees de algemene voorwaarden goed door. Administrateurs en accountants die zijn aangesloten bij een beroepsgroep, zijn in de regel verplicht om een urenadministratie bij te houden.
In de algemene voorwaarden van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) staat de verplichting vermeld dat een kantoor een urenverantwoording moet bijhouden, zodat er een transparante, inhoudelijke factuur achterligt. Daar mag geen discussie over zijn. Een goed kantoor kan de werkzaamheden zonder problemen specificeren.
Het is goed om te weten dat bij (middel)grote kantoren nogal eens een rigide urenverantwoording geldt: elk telefoontje wordt geregistreerd én gefactureerd.
4. Kijk wat u zelf kunt doen
U hebt de accountantskosten voor een groot deel zelf in de hand. Het goed aanleveren van de boekhouding scheelt aanzienlijk in de werkzaamheden en dus de uiteindelijke prijs. Maak vooraf duidelijke afspraken over wat u zelf doet en wat u uitbesteedt. Uw accountant kan helpen bij het opzetten van een goede financiële administratie.
Online boekhouden
Er komen steeds meer en betere online boekhoudpakketten op de markt. Met als grootste voordeel: u voert alles zelf in, waar en wanneer u dat wenst. Uw accountant logt in om de gegevens te controleren en om te zetten in zijn eigen systeem. En een tussentijdse evaluatie van de cijfers is een stuk gemakkelijker.
5. Kies een kantoor dat past
Voor het op orde maken van de jaarcijfers kunt u terecht bij de accountant, het administratiekantoor of bij de boekhouder om de hoek. De laatste is van deze drie veruit de goedkoopste, maar heeft tevens de minste (fiscale) bagage. De tarieven liggen tussen de 30 à 50 euro per uur. Voor de belastingaangiftes voor een zzp’er met een eenvoudige boekhouding hoeft dit geen probleem te zijn. Wordt de boekhouding gecompliceerder, en stijgt de overhead, dan is een administratiekantoor het juiste adres. De RA-accountant is vaak pas interessant wanneer de winst uit onderneming richting de twee ton gaat en de overstap naar de BV (moet worden) gemaakt.
De rol van de accountant of administrateur is een belangrijke. Hij is uw kennispartner en klankbord. Het kantoor waarmee u in zee gaat, moet dan ook bij u passen. Niet alleen op persoonlijk vlak moet sprake zijn van een ‘klik’, de adviseur moet ook professioneel gezien ‘maatwerk’ zijn.
Ga om te beginnen af op harde feiten: waar ligt de expertise? Wat is de gemiddelde bedrijfsgrootte van de klanten? Heeft het kantoor meer bedrijven uit uw branche als klant? Een goede accountant stelt niet alleen de cijfers samen, maar heeft ook kritische vragen over de cijfers en geeft gerichte adviezen. Wanneer uw adviseur thuis is in uw branche, kan hij de (winst)cijfers en bedrijfsresultaten vergelijken met de prestaties van uw collega’s en op die manier helpen bij het verbeteren van de prestaties.
Een adviseur heb je niet voor het leven. Een onderneming kent een levenscyclus, van de start en groei tot de overdracht. Het kan zijn dat u uw adviseur ontgroeit. Een nieuwe fase vraagt soms om de keuze van een andere accountant of administrateur met andere expertise.
6. Onderneem actie als u klachten heeft
ls over de hoogte van de factuur – in ondernemersjargon: ‘u hebt het gevoel dat met de vork is geschreven’ – dan kunt u achtereenvolgens de volgende stappen nemen:
- Check de leveringsvoorwaarden en vraag de gedrags- en beroepsregels van de organisatie waarbij uw adviseur is aangesloten op;
- Maak de klacht kenbaar bij het kantoor. Vraag om een specificatie van de werkzaamheden;
- Ga het gesprek aan als u nog steeds oneens bent met de hoogte van de factuur. Geef een duidelijke toelichting op uw klacht;
- De meeste beroepsorganisaties hebben een eigen klachtenprocedure. Indien de standpunten onoverbrugbaar blijken en u in uw recht meent te staan, kunt u een klacht indienen.
