Wat is een personeelsadministratie?
Als je bedrijf groeit, zul je als ondernemer vaak personeel gaan aannemen. Dan komen er ook veel nieuwe administratieve taken op je af. Je zult dan ook een begin moeten maken met een personeelsadministratie.
De personeelsadministratie omvat dat deel van je bedrijfsadministratie waarin je informatie over je medewerkers en je bedrijf opslaat. Denk aan loonafspraken, pensioenregelingen en verzekeringen, maar ook aan verzuim-, verlof- en salarisadministratie.
Het zijn doorgaans niet de favoriete bezigheden van ondernemers, maar ze zijn wel heel belangrijk en gaan hoe dan ook tot je taken behoren. Zeker als je nog geen medewerker personeelsadministratie hebt.
Wettelijke verplichtingen personeelsadministratie
Zodra je iemand in dienst neemt, moet je aan een aantal wettelijke verplichtingen voldoen. Je moet verzekeringen afsluiten, nieuwe premies en belastingen afdragen aan de Belastingdienst, Risico-inventarisatie en -evaluatie RI&E opstellen, een personeelsdossier aanleggen en een personeelsadministratie opzetten en bijhouden. Ook ben je verplicht deze informatie overzichtelijk en veilig op te bergen, bijvoorbeeld in een digitaal personeelsdossier.
In jouw personeelsadministratie ben je wettelijk verplicht om een personeelsdossier en een salarisadministratie bij te houden. Verzuim- en verlofadministratie zijn niet verplicht, maar wel belangrijk om goed vast te leggen.
Maak goede arbeidscontracten
Als je personeel aanneemt maak je allereerst afspraken over arbeidsvoorwaarden. Die kun je mondeling maken, maar het is altijd beter om de afspraken schriftelijk vast te leggen.
Dit doe je in een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Je kunt dan wel aanvullende afspraken maken over secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals opleidingen. Deze afspraken mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. Zo moet je bijvoorbeeld het wettelijk minimumloon betalen. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden gaan over:2
- salaris en loonstrook
- inhoudingen en verrekeningen op het salaris
- werktijden en arbeidsduur
- proeftijd
- vakantiedagen en feestdagen
- vakantiegeld
Pensioenregeling aanbieden
Je bent verplicht jouw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor de sector waarin jij actief bent. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds? Dan kies je zelf of je jouw werknemers een pensioenregeling biedt. Vraag een onafhankelijk adviseur om advies.
Wat moet er in elk geval in de personeelsadministratie?
De volgende zaken moeten in elk geval in de personeelsadministratie worden opgenomen:
- Persoonlijke gegevens van de medewerker
- Fiscale gegevens van de medewerker
- Het arbeidscontract
- Loonafspraken
- De pensioenregeling
- Afspraken rond tijdsregistratie (gewerkte uren)
- Eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals mogelijkheden met betrekking tot scholing en opleidingen, een laptop of auto van de zaak.
En dit hoort ook in een goede personeelsadministratie thuis
- Heldere functie- en taakomschrijvingen
- Rapportage van functioneringsgesprekken
- Werkafspraken, zoals targets of afwijkende werktijden
- Verlofadministratie
- Verzuimadministratie en -begeleiding, incl. arbodossiers
Deze gegevens mogen niet zonder meer in het personeelsdossier
- Godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging)
- Ras
- Politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid)
- Gezondheid
- Seksuele geaardheid
- Vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de (fiscaal 100 procent aftrekbare) vakbondscontributie betaalt)
- Strafrechtelijke gegevens
- Onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een verbod naar aanleiding van dat gedrag (bijvoorbeeld het in beschonken staat verschijnen op het werk).
De verwerking van deze gegevens is in principe verboden, tenzij de werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven of dit door de wet uitdrukkelijk toegestaan is.
Hoe lang bewaar je de gehele personeelsadministratie?
De kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer moet je bewaren bij de loonadministratie in de personeelsadministratie, tot ten minste 5 jaar ná het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.
Een termijn van maximaal 1 jaar na het dienstverband geldt voor alle sollicitatiegegevens: sollicitatiebrief of -formulier, psychologisch onderzoek, getuigschrift, bewijs van goed gedrag en andere referenties. Let op: na 1 jaar moet je deze gegevens uit je personeelsadministratie verwijderen en vernietigen!
Een termijn van twee jaar na het dienstverband wordt aangehouden voor: een arbeidsovereenkomst of wijzigingen daarin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften.
Ook gegevens over ziekte (brieven van de bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.) bewaar je maximaal in je personeelsadministratie tot na 2 jaar uit dienst, evenals een gesloten re-integratiedossier.
Minimaal 5 jaar na het dienstverband bewaar je kopieën van het identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen in je personeelsadministratie (ook al zijn die vervangen door nieuwe).
Salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden etc, bewaar je ten minste 7 jaar in je personeelsadministratie (door de Belastingdienst verplicht).
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Zelf doen of uitbesteden?
De personeelsadministratie uitbesteden is een voor de hand liggende optie. Ook als de omvang van jouw bedrijf nog geen afdeling personeelszaken toelaat, kun je al onderdelen van de werkzaamheden op dit gebied uitbesteden. Het eerste wat veel ondernemers uitbesteden is de loonadministratie.
Een gespecialiseerd administratiekantoor beschikt over de benodigde kennis en capaciteiten en kan werknemers aan- en afmelden bij alle verplichte instanties.
Zij verzorgen de inrichting van de loonadministratie, het opstellen en versturen van arbeidsovereenkomsten, loonstroken en jaaropgaven en natuurlijk ook het opstellen van de (concept) aangifte loonbelasting.
Bespaar tijd met softwarepakketten
Wil je wél zoveel mogelijk in eigen hand houden, maar niet fulltime bezig zijn met het gedoe rond personeel, dan is een softwarepakket voor salaris- en personeelsadministratie makkelijk. Dat houdt zaken zoals contractbeheer, verlof- en ziekteregistratie overzichtelijk. Het heeft nog meer grote voordelen:
- Je hebt de gegevens in eigen beheer
- Je bent geen tijd kwijt aan overleg met een externe partij;
- Het systeem waarschuwt wanneer het tijd is om een contract te verlengen, te evalueren, enzovoorts;
- Wettelijke aanpassingen worden automatisch meegenomen.
Bedenk wel dat je tijd moet steken in het onder de knie krijgen van dit soort systemen. Soms kun je voor hetzelfde geld beter de gehele administratie uitbesteden.
Personeelsadministratie voor ondernemers: conclusie en aanbevelingen
Het opzetten en onderhouden van een personeelsadministratie is een cruciale stap voor groeiende bedrijven. Dit proces vereist aandacht voor wettelijke verplichtingen en het zorgvuldig bijhouden van essentiële gegevens.
Voor ondernemers die zich willen concentreren op hun kernactiviteiten, kan het uitbesteden van de loonadministratie een verstandige keuze zijn. Daarnaast bieden softwarepakketten een efficiënte mogelijkheid om deze taken te beheren, vooral als je meer controle willen houden.
Kortom, het effectief beheren van de personeelsadministratie draagt bij aan de structuur en het succes van je onderneming. Of je nu kiest voor uitbesteding of voor een meer hands-on benadering met behulp van digitale tools.
