Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Mediation: goedkope én snelle geschillenbeslechting

Mediation: goedkope én snelle geschillenbeslechting

24 oktober 2011
Soms is een conflict op de werkvloer zo uitzichtloos, dat een werknemer zich ziek meldt. En hoe langer iemand thuiszit, hoe hoger de drempel wordt om weer aan het werk te gaan. Bij arbeidsconflicten als dit, maar ook bij conflicten met klanten, leveranciers, aannemers of andere ondernemers, kan het handig zijn om voor mediation te kiezen. Ook tijdens een rechtszaak.

Wat houdt mediation in?
Bij persoonlijke of zakelijke conflicten is het steeds gebruikelijker om een mediator in te schakelen. Een mediator is een neutrale en onafhankelijke conflictbemiddelaar die met beide partijen om de tafel gaat zitten en hen door het voeren van gesprekken helpt om tot een gezamenlijke oplossing te komen.

Volgens het Nederlands Mediation Instituut (NMI) slaagt 82% van de mediations. Gemiddeld komt men binnen vijf tot vijftien uur tot een voor beide partijen bevredigend eindresultaat. Dat wil niet zeggen dat de partijen dan nog vrienden zijn, maar dat er een bevredigende oplossing is gevonden. Sommige conflicten zijn met één sessie opgelost, maar bij arbeidsconflicten kunt op voorhand uitgaan van acht uur.

Mediation of rechtszaak?
Bij een rechtszaak is er altijd een winnaar en een verliezer. Bij mediation zijn er – als het goed is – twee winnaars. Er vindt geen juridisch steekspel plaats en de procedure is sneller en goedkoper; de partijen delen de gemaakte kosten. Vooraf tekenen zij een overeenkomst waarin ze geheimhouding beloven van alles wat er tijdens de sessies wordt besproken. Komt het na de mediation alsnog tot een rechtszaak, dan mag daarin geen vertrouwelijke informatie uit de mediationsessies naar voren worden gebracht.

Mediation in het mkb
Vooral in het mkb is mediation door de snelle en relatief goedkope werkwijze een ideale management-tool. De zakelijke relaties met werknemers, klanten, leveranciers en andere partijen kunnen worden hersteld en behouden. Mensen luisteren weer naar elkaar en krijgen begrip voor elkaars situatie en standpunten.

In de praktijk zorgen emoties ervoor dat beiden partijen elkaar lang niet altijd het beste gunnen. Sommige verhoudingen zijn zo beschadigd dat het niet meer goed komt. Maar als mediation wel werkt, worden conflicten uitgesproken en komen partijen samen tot creatieve oplossingen. Er zijn mediators die zijn gespecialiseerd in uw branche of vakgebied waardoor ze weinig uitleg van vaktermen nodig hebben. Maar vaak is een niet-gespecialiseerde mediator net zo goed, omdat deze zich vooral concentreert op het in gesprek blijven.

Mediation naast rechtspraak
Ook alle rechtbanken in Nederland bieden deze vorm van bemiddeling aan bij zowel grote als kleine conflicten zoals arbeidsgeschillen en consumentenzaken.

De rechter kan mediation voorstellen, mits;
– beide partijen bereid zijn te onderhandelen;
– een juridische beslissing niét het hele probleem kan oplossen;
– conflicten waarvoor verschillende gerechtelijke procedures lopen, in één keer in samenhang kunnen worden opgelost;
– als het kostenplaatje van mediation gunstiger uitpakt dan een juridische procedure.

Hoe werkt mediation naast rechtspraak? Als beide partijen dit wensen, schakelt de rechtbank een onafhankelijk mediationbureau in die binnen twee weken een afspraak maakt. Bij de start van de mediationsessies, wordt de gerechtelijke procedure geschorst en na overeenstemming gestopt. Is na de mediation geen overeenstemming bereikt, dan volgt alsnog een beslissing van de rechter. Is sprake van gedeeltelijke overeenstemming en blijft bijvoorbeeld één juridisch punt over, dan wordt de procedure voor dat ene punt voortgezet. Mediation duurt gemiddeld drie uur in bestuurszaken, ongeveer zes uur in handelsgeschillen en acht uur in familieconflicten. De periode duurt in principe niet langer dan drie maanden.

De spelregels
* Instemmen met mediation gebeurt op vrijwillige basis. De partijen mogen weigeren of de mediation voortijdig beëindigen.
* Er wordt altijd gestart met een mediationovereenkomst waarbij partijen hun bereidheid om te werken aan een oplossing aangeven.
* Het conflict is nog niet zo geëscaleerd dat men niet meer met elkaar wil praten.
* De mediator is onpartijdig en geeft daarom geen adviezen, oordelen of oplossingen. Zijn taak is om het gespreksproces te sturen en ervoor te zorgen dat zowel de zakelijke als de emotionele kant wordt belicht. Bij mediation naast rechtspraak worden zowel juridische als niet-juridische belangen in kaart gebracht.
* Beiden partijen zijn open en eerlijk tegen elkaar en zetten zich in voor een constructieve oplossing. Er wordt geen informatie achtergehouden.
* Als er een oplossing wordt gevonden, worden daar afspraken over gemaakt. Deze worden vastgelegd in de zogenaamde ‘vaststellingsovereenkomst’ waar mee de mediation wordt afgesloten.
* Mediation is vertrouwelijk. Er wordt niets over het conflict naar buiten gebracht, behalve als beiden partijen daarmee akkoord gaan.

De kosten
Uurtarieven van mediators verschillen sterk. Omdat veel mediators van huis uit advocaat, notaris of psycholoog zijn, zullen zij ook een bijbehorend tarief rekenen. Gemiddeld bent u zo’n € 150,- per uur kwijt. Of beter gezegd: de helft daarvan, want de tegenpartij betaalt de andere helft. Bij mediation tijdens rechtspraak kunnen partijen ook een andere verdeling afspreken. Bovendien: voor de kosten van mediation naast rechtspraak geldt: de eerste 2,5 uur zijn kosteloos. Met een laag inkomen (een jaarinkomen van maximaal € 22.400 als alleenstaande of € 31.700 als samenwonende, gehuwde of eenoudergezin) en weinig vermogen kunt u mogelijk in aanmerking komen voor gesubsidieerde mediation. U betaalt dan een eigen bijdrage van minimaal € 46,- en maximaal € 92,- voor de hele mediation. Heeft u een loondoorbetalings- of rechtsbijstandverzekering? Informeer bij uw verzekeraar of de kosten worden vergoed (voor vrijwel alle polissen geldt 50%).

 

Voorbeelden uit de praktijk
Leverancier en klant
Een leverancier verkoopt een high-tech apparaat aan een klant. Die wil echter niet betalen, omdat het apparaat niet doet wat hij wilde. Een conflict is geboren, ook al kennen leverancier en klant elkaar al jaren. Er wordt een mediator bij gehaald. Het probleem wordt oplosbaar als de afnemer begrijpt dat de leverancier hem geen oor aan wil naaien en de leverancier op zijn beurt begrijpt dat de afnemer best wilde betalen, maar dat hij problemen had met de toepassing van het apparaat. De oplossing wordt gevonden in een cursus voor de afnemer, zodat hij met het apparaat kan omgaan.

Twee collega’s… Twee collega’s… strijden om een promotie. Degene die de promotie krijgt, wordt de directe chef van de ander. In de praktijk blijkt dit niet te werken. De ‘gepasseerde’ werknemer is rancuneus en weigert zijn vroegere collega als zijn meerdere te erkennen. Dit veroorzaakt spanningen op de werkvloer en in het team. De werkgever wil de rancuneuze werknemer, die een goede kracht is, niet kwijt, maar zo kan het ook niet langer. In gesprekken met een mediator kan de werkgever zijn keuze voor de andere kandidaat onderbouwen. De werknemer krijgt meer begrip voor zijn besluit. Hij krijgt meer verantwoordelijkheid zodat hij zich de komende tijd kan bewijzen. In gesprekken met de nieuwe chef wordt duidelijk dat de rancune niet persoonlijk bedoeld was. De werknemer belooft beterschap waarop de twee weer door één deur kunnen.
 

Slecht functionerende werknemer Een case uit het bedrijf van mediator Leonarda Telling van Da Vinci Consult: Een werknemer functioneert niet en een functioneringsgesprek brengt daar geen verandering in. Hij krijgt extra taken die spanning en stress veroorzaken waarop hij ziek thuis komt te zitten. Zijn nieuwe afdelingshoofd draait hem de duimschroeven nog eens extra aan. Hij moet terugkomen, zo snel mogelijk. Wanneer dit niet het geval is, schakelt het afdelingshoofd een mediator in. Praten lost al veel op en het wordt duidelijk waar de schoen wringt. De beste oplossing blijkt uiteindelijk een ontslag voor de werknemer. Deze gaat akkoord met een vergoeding en het ontslag in een constructie waarbij hij in aanmerking komt voor een uitkering.

 

Een alternatief
Een dreigend conflict met een werknemer wilt u natuurlijk in de kiem smoren. In plaats van het direct inschakelen van een mediator kunt u ook een ander personeelslid vragen om deze rol op zich te nemen. Vereiste is natuurlijk dat deze persoon zich onafhankelijk, neutraal en professioneel opstelt en dat hij daarbij het vertrouwen van u en uw werknemer heeft. De meeste conflicten laten zich op deze manier oplossen. Is dit niet het geval, dan kunt u altijd nog een mediator bellen. Gaat uw werknemer akkoord, dan is het redelijk als hij de helft van de kosten betaalt.

Algemene tips en trucs bij conflicten op de werkvloer

 

  • Blijf alert op conflicten: signalering is de allereerste stap
  • Wakker een conflict niet aan
  • Communicatie is en blijft belangrijk
  • Informeer eens informeel naar de situatie bij werknemers die niet bij het conflict betrokken zijn
  • Maak dingen niet groter dan ze zijn. In elk bedrijf speelt wel eens wat
  • Wees creatief bij het zoeken van oplossingen. Overplaatsing kan een effectieve, maar wel erg drastische oplossing zijn.

Met dank aan: mediator mr. Hildegard de Jong

Lees ook…