Werving en selectie van nieuwe medewerkers kost vaak veel tijd en geld. Maar als een nieuwe medewerker daarna aan zijn lot wordt overgelaten, gaat veel van die investering verloren. Als een nieuwe collega tijdens de proefperiode of kort daarna vertrekt, zijn de hoge wervingskosten voor niets geweest. Bovendien kost het vaak weer maanden om een geschikte vervanger te vinden en in te werken.
Wat verstaan we onder inwerken?
Inwerken is het proces waarbij een nieuwe collega zijn of haar plek vindt in het bedrijf, zowel op werkgebied als sociaal. Tijdens deze periode ontdekt de nieuwkomer zijn verantwoordelijkheden, leert hij het team en de bedrijfscultuur kennen en raakt hij vertrouwd met de processen van de organisatie. In het Engels noem je dit onboarding.
Een goede inwerkperiode gaat verder dan alleen een rondleiding op de eerste dag. Het is belangrijk om dit proces systematisch te spreiden over meerdere dagen, weken of maanden.
Steek energie in preboarding
Tussen de ondertekening van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag is er tijd om nieuwe medewerkers relevante informatie te geven. Denk aan informatie over de bedrijfsactiviteiten, een organigram van het team en een planning voor de eerste dagen.
Geef de nieuwe medewerker de gegevens van een contactpersoon voor vragen. Zorg ervoor dat je vanaf het moment dat het contract is getekend regelmatig contact houdt, zodat de nieuwe collega zich vanaf dag één welkom voelt in het bedrijf.
De eerste dag
Verwelkom de nieuwe medewerker, stel hem of haar op het gemak en trek daar voldoende tijd (en koffie of thee) voor uit. Begin met een ontvangst door de directie en stel hem aan de directe collega’s en de andere medewerkers voor.
Regel de administratieve zaken en bespreek het programma voor de komende dagen. Doorloop het introductieprogramma, maak voldoende tijd vrij en let erop dat de nieuwe medewerker het allemaal kan volgen en niet overvoerd raakt.
Nieuwe collega’s
Beperk de kennismaking in de introductiefase tot de voor de nieuwe medewerker belangrijke mensen, met wie hij geregeld contact zal hebben. Het heeft weinig zin om iemand achter elkaar zeventig handen te laten schudden: dat leidt alleen tot verwarring. Een iets uitgebreidere kennismaking met een paar mensen is veel nuttiger. Inventariseer vooraf met welke afdelingen en externe relaties de nieuwe werknemer kennis moet maken.
Zorg dat alle medewerkers van de afdeling op de hoogte zijn van de komst van nieuwe werknemers en van het introductieplan. Weten zij wat er van hen verwacht wordt en is daar tijd voor vrij gemaakt?
De regels van het bedrijf
Medewerkers moeten geïnformeerd worden over zowel de formele kanten als praktische zaken. Formele informatie kan gegeven worden door het uitreiken van een informatieboekje over het bedrijf of een (digitale) personeelsgids. Voeg hierin bijvoorbeeld toe: een organisatieschema, functiebeschrijving, plattegrond, smoelenboek en de cao-regeling.
Verder moet de medewerker op de hoogte worden gebracht van de faciliteiten van het bedrijf. Is er een kantine? In veel bedrijven gelden ook regels over bijvoorbeeld privételefoongesprekken of internetgebruik.
Informele informatie wordt in een gesprek gegeven. Er zijn in een bedrijf veel ongeschreven regels die belangrijk zijn voor de sociale integratie. Een nieuweling moet daarvan zoveel mogelijk op de hoogte zijn. Elk bedrijf heeft zijn eigen cultuur en filosofie. Het gaat daarbij lang niet altijd om hoogdravende zaken. Heel eenvoudige dingen kunnen een nieuwe werknemer onzeker maken als hij niet voldoende op de hoogte is. Denk bijvoorbeeld aan kledingregels (hoe formeel is men gekleed bij een bezoek aan klanten) en dergelijke.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Na een paar dagen
Evalueer, na de eerste dagen, de introductie met de nieuwe medewerker en neem extra tijd voor die aspecten die nog onduidelijk zijn of onvoldoende aan bod zijn gekomen. Onderwerpen van gesprek en vragen zijn dan:
- Hoe zijn de eerste dagen verlopen?
- Wat zijn de eerste indrukken van de nieuwe medewerker?
- Welke zaken zijn hem opgevallen?
- Wat mist de nieuwe collega?
- Wat dient nu nog geregeld te worden?
- Gaat alles naar wens?
- Hoe wordt de sfeer ervaren?
- Wat zijn de eerste indrukken ten aanzien van de nieuwe baan (onderlinge samenwerking, de organisatie, producten, diensten en werkwijzen)?
- Krijgt de nieuwe medewerker ook voldoende aandacht en ondersteuning van de collega’s?
Een goede introductie is de sleutel tot succes
Een effectieve inwerkperiode zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en hun weg vinden binnen het bedrijf. Door systematisch en zorgvuldig te werk te gaan, leg je de basis voor langdurige betrokkenheid en productiviteit. Investeer in een warm welkom en continue begeleiding, zodat jouw team versterkt wordt met gemotiveerde en goed ingewerkte collega’s. Zo haal je het beste uit je investering in talent.
