Stel een duidelijk functieprofiel op
Een sollicitatieprocedure begint met een gedetailleerd profiel waarin je de functie-eisen beschrijft. Denk aan kennisniveau, opleidingen, werkervaring en beschikbaarheid. Welke taken moet de nieuwe medewerker uitvoeren en wat zijn de vereisten?
Bedenk vooraf criteria
Stel criteria op waarop je de kandidaten wilt vergelijken. Schrijf deze criteria op en beoordeel de kandidaten hierop tijdens het selectieproces.
Start een wervingsprocedure
Begin met het werven van kandidaten. Dit kan op verschillende manieren: interne kandidaten, via het UWV werk, uitzendbureaus, personeelsadvertenties, social media of online platforms. Steek energie in een goede vacaturetekst.
Beoordeel de sollicitatiebrieven
Maak een eerste selectie van de ontvangen brieven. Laat bij voorkeur twee mensen de brieven lezen en elke kandidaat waarderen met +, –, of +/–. Kandidaten die van beiden een plus krijgen, gaan door naar de volgende ronde. Houd de andere kandidaten eventueel in portefeuille en informeer over de status van de sollicitatieprocedure.
Plan een eerste gespreksronde
Plan een oriënterend gesprek met twee personen, waarbij één het gesprek leidt. Laat voldoende tijd tussen elk sollicitatiegesprek om na te praten over elke kandidaat. Gebruik een checklist om het gesprek gestructureerd te laten verlopen. Zijn er veel kandidaten? Dan kun je ook een online sollicitatiegesprek voeren.
Bepaal met welke kandidaten je verdergaat
Informeer de afgevallen kandidaten waarom zij niet zijn geselecteerd en bied hen de mogelijkheid om toelichting te vragen. Vermeld een contactpersoon voor vragen.
Houd een tweede ronde sollicitatiegesprekken
Plan een tweede gesprek met ten minste één andere gespreksdeelnemer dan bij het eerste gesprek. Bespreek arbeidsvoorwaarden zoals salaris, pensioenregelingen en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden. Vraag referenties op, maar doe dit alleen met toestemming van de kandidaat.
Selecteer één of enkele kandidaten
Maak een definitieve keuze. Houd andere geschikte kandidaten in portefeuille en informeer hen hierover.
Laat kandidaten desgewenst een online assessment ondergaan
Overweeg een psychologische test voor de geselecteerde kandidaten om een beter inzicht te krijgen in hun geschiktheid.
Bepaal je definitieve keuze
Neem een definitieve beslissing en kies de beste kandidaat. Laat indien nodig de gekozen kandidaat medisch keuren, mits dit geoorloofd is en relevant voor de functie.
Bevestig de aanname met een aanstellingsbrief
Stuur een aanstellingsbrief waarin je de functie, startdatum, contractduur, proeftijd en het salaris bevestigt.
Informeer de overige kandidaten
Informeer de overige kandidaten dat zij niet zijn geselecteerd, maar geef aan dat zij ook geschikte kandidaten waren.
