Strategische personeelsplanning is belangrijk
Voor de meeste afdelingen binnen je bedrijf maak je een planning. Zonder planning loop je immers achter de feiten aan. Toch hebben veel bedrijven als het gaat om werving en selectie geen goede personeelsplanning. Ze laten dat in de dagelijkse praktijk min of meer aan het toeval over. Terwijl het mogelijk én belangrijk is om op tijd in te spelen op behoeften binnen je personeelsbestand.
Anticiperen op ontwikkelingen
Een strategische personeelsplanning helpt je beter te anticiperen op veranderingen binnen de organisatie en op externe ontwikkelingen. Je voorspelt als het ware van tevoren wat er gaat veranderen en past je personeelsplanning daarop aan. Met een strategisch personeelsplan weet je wat er gaat komen en weet je of je er klaar voor bent om veranderingen op te vangen.
Wervingsstrategie
Om op deze manier te werken, moet je je werving- en selectietraject onderdeel te maken van een strategische personeelsplanning. Een strategische personeelsplanning betekent dat je als ondernemer kijkt naar wat er de komende tijd qua werk wordt verwacht. Door je werving- en selectietraject onderdeel te maken van een strategische personeelsplanning, bespaar je als ondernemer tijd en kosten.
Verschil strategische personeelsplanning en operationele personeelsplanning
Goed om te weten: een strategische personeelsplanning is iets anders dan een operationele personeelsplanning. De laatst genoemde planning heeft te maken met de korte termijn en de dagelijkse planning, zoals het maken van werkroosters. Bij een strategische personeelsplanning gaat het veel meer om je visie voor de toekomst in verband met je personeelsbestand.
Stappenplan strategische personeelsplanning
1. Breng je huidige personeelsbestand in kaart
Om een strategische personeelsplanning te kunnen maken, moet je eerst precies weten hoe je huidige personeelsbestand eruitziet. Inventariseer alles wat er te inventariseren valt over je huidige personeel:
- Aantal werknemers
- Man/vrouw
- Leeftijden
- Fulltime/parttime
- Functies
- Aantal leidinggevenden
- Loonkosten
- Kwaliteit
Een belangrijk aspect is ook de uitstroom die je de komende tijd verwacht. Kijk hiervoor naar de gemiddelde uitstroom van de afgelopen jaren en naar de leeftijd van je werknemers. Natuurlijk is het ook goed te kijken naar de gemiddelde instroom die je de afgelopen jaren hebt gehad.
2. Kijk naar de strategische doelstellingen
Waar wil je bedrijf over een paar jaar staan? Kijk naar je jaarplan om te zien wat de doelen zijn van je bedrijf. Vraag je af welke behoeftes je bedrijf zal hebben om die doelen te bereiken. Stel ook vast wat ontwikkelingen zijn op de arbeidsmarkt en in de wereld. Zal er krapte zijn? Of juist niet? Welke technologische veranderingen verwacht je?
3. Stel vast hoe je gewenste personeelsbestand eruitziet
Welke medewerkers heb je nodig om je doelen te kunnen realiseren? Welke competenties heb je nodig om op de lange termijn mee te kunnen doen? Hoeveel werknemers moet je idealiter hebben? Wat zijn de juiste medewerkers om je gewenste personeelsbestand te hebben? Alleen als je de juiste mensen hebt, kun je de concurrentie in de toekomst succesvol aangaan.
4. Evalueer de verschillen
Een belangrijke stap is de verschillen tussen je huidige personeelsbestand en je gewenste personeelsbestand te evalueren. Deze analyse zal je helpen om duidelijk voor ogen te hebben wat je nodig hebt om te komende jaren door te groeien: of je nieuwe medewerkers nodig hebt, en zo ja, hoeveel. Welke vaardigheden en competenties heb je nu in huis? En welke nog niet?
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
5. Maak een plan
Nu je duidelijk weet wat de verschillen zijn tussen je personeelsbestand nu en in de toekomst, kun je aan de slag met je strategische personeelsplanning. Hoe ga je ervoor zorgen dat je van de huidige situatie soepel de nieuwe situatie bereikt? Een aantal stappen die je kunt doorlopen:
- Opleiding. Kun je je personeel opleiden en zo investeren in hun ontwikkeling? Dat is niet alleen een goede manier om werknemers aan je te binden, maar ook om nu al bepaalde competenties in huis te halen.
- Instroom. Als je ziet dat je personeel vergrijst, kun je al inzetten op het aantrekken van nieuw personeel.
- Uitstroom. Maak ook een plan voor de werknemers of de functies die de komende tijd gaan verdwijnen.
- Optimale bezetting. Kijk of je je personeel optimaal ingezet hebt. Misschien kun je nu al dingen intern oplossen door te schuiven met werknemers binnen afdelingen.
- Sleutelposities. Stel vast wat de sleutelposities binnen het bedrijf zijn en kijk hoe je die optimaal bezet houdt.
- Ontwikkelingen. Stel vast welke ontwikkelingen voor de deur staan. Zo kun je op het juiste moment beginnen met het aantrekken van nieuwe werknemers met de juiste vaardigheden.
- Werving en selectie. Hoe ga je personeelsbehoefte omzetten in een effectieve werving- en selectieprocedure? Laat HR een plan maken voor de stappen of doe dat zelf.
De voordelen van een strategische personeelsplanning
In het kort de voordelen van een strategische personeelsplanning:
- Je weet wat je personeelsbehoefte is, nu en in de toekomst
- Je weet wat je gaat doen om die behoefte in te vullen
- Je hebt als organisatie meer flexibiliteit en efficiëntie
- Je hebt eerder een optimale bezetting
- Je bespaart tijd en geld
- Je loopt niet achter de feiten aan
Een strategische personeelsplanning helpt je om duidelijker voor ogen te hebben wat je de komende tijd nodig hebt en hoe je je personeelsplanning daarop kunt afstemmen.
Aan de slag met je strategische personeelsplanning
Een strategische personeelsplanning maken is niet iets wat je even tussendoor doet. Het is van groot belang dat je het de tijd en aandacht geeft. Zet het op de agenda van je bedrijf en doe goed onderzoek naar de behoeften en veranderingen.
Hanteer een aanpak waarbij je als ondernemer niet zelf alles hoeft te doen. Betrek HR of een externe specialist bij je strategische personeelsplanning. Dan weet je zeker dat je niet achter de feiten aanloopt en de juiste mensen aantrekt om als bedrijf optimaal te presteren.
