Waarom is een goede administratie en debiteurenbeheer zo belangrijk?
Debiteurenbeheer zorgt ervoor dat achterstallige facturen alsnog betaald worden, en het beschermt ook jouw cashflow. Met een goed debiteurenproces voorkom je dat er misstanden ontstaan rondom facturen en dat facturen te laat betaald worden.
Door een zorgvuldige administratie en debiteurenbeheer zie je financiële problemen eerder aankomen en kun je daar naar handelen. Bovendien kom je met een nette administratie ook bij de belasting over als een serieuze ondernemer.
Natuurlijk heeft een heel streng debiteurenbeheer ook zo zijn nadelen. Want als de betaalherinneringen te snel op de mat van de klant liggen, kan het ook gebeuren dat de klant zich opgejaagd voelt.
Dus: wat is nu een goed debiteurenproces?
Een debiteurenbeheerder is verantwoordelijk voor het gehele proces rondom het beheer van debiteuren, van het opstellen van facturen tot het sturen van aanmaningen of het overdragen van vorderingen aan een incassobureau.
Een goed debiteurenproces begint dus met een goede administratie. Hiermee kan voorkomen worden dat klanten niet of niet op tijd hun facturen betalen.
Goed debiteurenbeheer komt dan ook op het volgende neer: ‘Ervoor zorgen dat klanten jouw facturen zo snel mogelijk en volledig betalen’.
Hoe kun je dat debiteurenbeheer goed organiseren?
Het is best lastig om als ondernemer bij je klant aan de bel te trekken, als er te laat wordt betaald. Je wilt toch nieuwe opdrachten van die klant. Veel ondernemers hebben de neiging om hun klanten volop ruimte te geven. Is de betalingstermijn verlopen en is het geld nog niet binnen? Dan wachten we nog wel een weekje of twee. Dat is onverstandig. Openstaande facturen kunnen tot een serieus liquiditeitsprobleem leiden. Geef het debiteurenbeheer daarom een belangrijke plek in jouw dagelijkse business.
In 7 stappen naar een strak debiteurenbeheer
Stap 1
Organiseer je boekhouding: een online boekhoudprogramma inclusief debiteurenbeheer automatiseert alle administratieve stappen tot en met het versturen van facturen, herinneringen, en eventuele aanmaningen.
Stap 2
Zorg voor goede en duidelijke algemene en leveringsvoorwaarden. En stuur deze altijd mee als je de opdracht bevestigt.
Stap 3
Check voordat je zakendoet met een nieuwe klant de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en de financiële status van deze klant. En controleer ook of jouw contactpersoon tekenbevoegd is. Dit kun je bijvoorbeeld checken bij organisaties als Google, Betaalgedrag.nl, Insolventieregister, KvK.
Stap 4
Check je boekhoudprogramma regelmatig. Je ziet in een oogopslag van wie je nog geld krijgt, je kunt zelfs via je boekhoudprogramma de hulp inschakelen van een incassobureau.
Stap 5
Zet duidelijk in je factuur binnen hoeveel dagen die betaald moet worden, en beter: zet in je facturen een betaallink. Facturen met een betaallink worden eerder betaald.
Stap 6
Wees duidelijk over de vervolgprocedure wanneer facturen niet op tijd worden betaald.
Stap 7
Voer in je boekhoudprogramma in om wat voor klanten het gaat: B to B of B to C en pas de betalingstermijn en andere voorwaarden aan, dan gaan de facturen altijd correct de deur uit, want boekhoudsoftware houdt dat verder bij.
Als je je boekhouding en debiteurenbeheer op deze manier automatiseert, heb je er nauwelijks omkijken naar en kun je zelfs je aangiftes bijna helemaal automatiseren.
