Zakelijke reiskosten vormen een gerichte vrijstelling. Welke kosten van een auto van de zaak kun je via de werkkostenregeling onbelast vergoeden? En onder welke voorwaarden kan dat?
De kosten van een auto van de zaak zijn zogenaamde 'intermediaire kosten'. Dat zijn kosten die samenhangen met zaken die tot het vermogen van de werkgever horen. Deze kosten zijn geen loon en ze zijn niet belastbaar bij de werknemer of via eindheffing.
Brandstofkosten
Betaal je als werkgever de brandstof voor een auto van de zaak? Dan kan dat onbelast. Dat geldt ook voor brandstof voor privékilometers. Het privégebruik van de auto wordt namelijk al belast via de bijtelling.
Een tankpas maakt de administratie eenvoudiger. Daarmee kunnen bijvoorbeeld ook wasbeurten of olie worden betaald. Ook brandstof die een werknemer tijdens een buitenlandse vakantie voor de auto van de zaak tankt, kun je vergoeden.
Wil je privébrandstof niet betalen? Spreek dan af dat de werknemer die kosten zelf draagt. Leg goed vast of een betaling van de werknemer geldt als eigen bijdrage voor privégebruik. Zo'n eigen bijdrage kan onder voorwaarden worden afgetrokken van de bijtelling.
Geen kilometervergoeding voor auto van de zaak
In 2026 mag je voor zakelijke ritten met eigen vervoer maximaal € 0,25 per kilometer onbelastvergoeden. Woon-werkverkeer valt daar ook onder.
Maar let op: dit geldt niet als de werknemer met een auto van de zaak rijdt. Die auto geldt fiscaal als vervoer vanwege de werkgever. Geef je daarnaast toch een kilometervergoeding, dan is die in principe belast loon. Je kunt de vergoeding eventueel als eindheffingsloon aanwijzen en ten laste van de vrije ruimte brengen als aan de voorwaarden wordt voldaan.
Parkeren en stallen
Bij een auto van de zaak kun je parkeerkosten meestal onbelast betalen. Denk aan parkeren bij kantoor of bij een klant.
Ook een parkeerplaats of garage bij de woning kan onder voorwaarden onbelast zijn als deze uitsluitend voor de auto van de zaak wordt gebruikt. Kan de werknemer de parkeerplek of eigen garage ook privé gebruiken? Dan kan een vergoeding juist belast loon zijn.
Leg daarom in de autoregeling vast welke parkeer- en stallingskosten het bedrijf betaalt.
Elektrische auto thuis opladen
Ook elektriciteit voor het opladen van een elektrische auto van de zaak kun je onbelast vergoeden. Dat geldt voor laden onderweg, op het bedrijf én thuis.
Bij thuisladen moet duidelijk zijn hoeveel elektriciteit voor de zakelijke auto is gebruikt en tegen welk tarief wordt afgerekend. Je kunt daarvoor aansluiten bij de werkelijke integrale kostprijs van de elektriciteit of zakelijke afspraken maken over de doorlevering van stroom.
Ook een laadvoorziening die bij de auto van de zaak hoort, kan onderdeel zijn van de terbeschikkingstelling van de auto.
Onderhoud, reparaties en accessoires
Kosten voor onderhoud en reparatie van de auto van de zaak zijn kosten van de werkgever. Denk aan de APK, bandenwissels en onderhoudsbeurten. Bij full-servicelease zijn deze kosten meestal al in het leasebedrag verwerkt.
Hetzelfde geldt voor accessoires die bij de auto horen, zoals een navigatiesysteem. Let wel op bij accessoires die al vóór de eerste toelating door fabrikant of importeur zijn aangebracht. Die kunnen onderdeel zijn van de cataloguswaarde en daarmee invloed hebben op de bijtelling.
Schade: leg afspraken vooraf vast
Bij schade is vooral belangrijk wanneer en waardoor die is ontstaan. Schade tijdens het werk komt in beginsel voor rekening van de werkgever. Bij opzet of bewust roekeloos handelen kan dat anders liggen.
Voor schade tijdens privégebruik kunnen andere afspraken gelden. Leg daarom in een autoregeling vast wie het eigen risico of andere schadekosten betaalt. Dat voorkomt discussie achteraf.
En verkeersboetes?
Een verkeersboetevraagt extra aandacht. Een boete die aan de werknemer is toe te rekenen, kun je fiscaal niet zomaar behandelen als normale autokosten. Vergoed je bijvoorbeeld een persoonlijke verkeersboete, dan kan die vergoeding belast loon zijn. Voor bepaalde boetes geldt bovendien een wettelijk verbod om ze als eindheffingsloon in de vrije ruimte onder te brengen.
Maak daarom in je autoregeling duidelijk dat verkeers- en parkeerboetes die het gevolg zijn van het gedrag van de bestuurder in principe voor rekening van de werknemer komen.
Auto van de zaak? Maak duidelijke afspraken
Brandstof, laden en regulier onderhoud van een auto van de zaak kun je als werkgever doorgaans zonder fiscale problemen betalen. Bij parkeren, schade, eigen bijdragen en boetes ligt het ingewikkelder.
Zet daarom in een autoregeling minimaal afspraken over privégebruik, tanken en laden, parkeren, onderhoud, schade, eigen risico en boetes. Zo weet zowel jij als je werknemer vooraf wie welke kosten betaalt.
[kader]
Werkkostenregeling (WKR), hoe zit dat alweer?
Via de werkkostenregeling (WKR) kun je bepaalde vergoedingen en extra’s onbelast aan werknemers geven. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18 procent over het meerdere.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing.
Niet alle kosten komen in de vrije ruimte terecht. Zo bestaan er gerichte vrijstellingen. Daarnaast zijn er intermediaire kosten: uitgaven die een werknemer namens de werkgever doet.
[kader]