Tips voor professionele zakelijke brieven

Ingrediënten die niet mogen ontbreken
Een verkoopbrief voor een potentiële klant, een schriftelijke reactie op een klacht of een uitnodiging voor de jaarlijkse borrel met belangrijke relaties. Je correspondeert zakelijk op verschillende manieren, maar elke brief heeft een bepaalde opzet. Tips om élke zakelijke brief professioneel op te stellen.
Tips voor professionele zakelijke brieven

Er zijn veel verschillende varianten op zakelijke brieven. Bijvoorbeeld een reactie op een sollicitatiebrief, de behandeling van een klacht, een betalingsherinnering of een bedankbriefje aan een klant. Elke brief heeft een andere inhoud, maar de opzet van je brief blijft hetzelfde. Als ondernemer wil je professioneel overkomen naar de ontvanger. Daarom geven we je de belangrijkste ingrediënten voor een zakelijke brief. 

Een goed begin van je zakelijke brief 
Een goede brief heeft een inleiding, een kern en een slot. 

De inleiding:

  • Hier vat je een situatie of een vraag die de ontvanger heeft gesteld samen en geef je aan wat je in de brief gaat bespreken. Wanneer je van tevoren een lijstje maakt met belangrijke trefwoorden die in de brief moeten voorkomen, kun je je verhaal beter structureren en weet je sneller of je alles behandeld hebt. 
  • Gebruik een aantrekkelijke openingszin en vermijd clichés. Dus niet: 'Naar aanleiding van uw verzoek op 31 juli…' Beter is: 'Bedankt voor uw brief van 31 juli j.l.' Standaard zinnen zijn irritant voor de lezer, het lijkt dan net alsof de brief niet persoonlijk geschreven is. 

De kern:

  • In het midden van brief geef je een goede onderbouwing en uitleg. Verplaats je in de lezer en meld geen informatie die de ontvanger al heeft. Leg juist de nadruk op informatie die de lezer nog niet heeft. 
  • Behandel per alinea één thema, vraag of uitspraak. De belangrijkste informatie staat altijd aan het begin van een alinea. Zorg dat je alinea's goed op elkaar aansluiten, zodat het een logisch verhaal is voor de lezer. 

Slot:

  • Hier vat je samen wat je in de brief hebt behandeld. Houd dit kort en krachtig. 
  • Probeer ook hier clichés te vermijden. Deze afsluiting komt nogal afstandelijk over: 'Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.' Vriendelijker is: 'Wanneer u nog vragen heeft, kunt u altijd contact met mij opnemen'.

Schrijftips voor zakelijke brieven

  • Begin je zakelijke brief nooit met 'Ik' of een tijdsbepaling. Deze regel bestaat al erg lang, maar het geldt nog steeds als niet professioneel als je je er niet aan houdt. 
  • Schrijf positief. Leg bijvoorbeeld het accent op een oplossing of een mogelijkheid. 'Wij kunnen volgende week dinsdag langskomen' en niet op een probleem: 'Helaas kunnen wij niet eerder dan volgende week dinsdag'.
  • Klanten waarderen het als je ze bedankt. 'Hartelijk dank voor uw aanvraag voor een offerte'.
  • Maak altijd een persoonlijke aanhef. 'Geachte heer of mevrouw Pieterse'. Verzeker je ervan dat je de naam van de ontvanger goed schrijft. Verkeerd gespelde achternamen - en vrouwen met 'mijnheer' aanspreken en andersom - zijn klassieke missers en een van de grootste ergernissen.
  • Gebruik 'gewone mensentaal' maar sla niet een al te joviale toon aan. 'Beste Piet' is misschien een beetje een vreemde aanhef als je iemand pas een keer hebt gesproken. Je toon moet ook niet te afstandelijk zijn, klanten waarderen een persoonlijke benadering. Je moet daarin een goede balans vinden, afhankelijk van hoe goed je de ontvanger kent. 
  • Probeer brieven kort en bondig te houden. Als het even kan maximaal 1 A4tje.
  • Een persoonlijke handtekening mag niet ontbreken. Onderteken altijd met je naam en functie.
  • Uiteraard moet je altijd contactinformatie vermelden in je brief. Vermeld in ieder geval je naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres.

Tips voor een verzorgde brief

  • Denk aan je huisstijl: gebruik briefpapier en enveloppen met je bedrijfslogo.
  • Zorg ervoor dat brieven altijd in hetzelfde lettertype en lettergrootte zijn opgesteld.
  • Maak de brief prettig leesbaar en overzichtelijk met voldoende witruimte tussen de alinea's en tussenkopjes.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming