Categorieën

Een verkoopbrief voor een potentiële klant, een schriftelijke reactie op een klacht of een uitnodiging voor de jaarlijkse borrel met belangrijke relaties. Je correspondeert zakelijk op verschillende manieren, maar elke brief heeft een bepaalde opzet. Tips om élke zakelijke brief professioneel op te stellen.

Ben jij het zat om zelf te worstelen met je boekhouding? Of je nu je volledige boekhouding uit handen wilt geven, je jaarcijfers wilt laten opmaken of je inkomstenbelasting aangifte wilt uitbesteden, een boekhouder biedt uitkomst. Ontdek direct je opties.

Inhoudsopgave

Er zijn veel verschillende varianten op zakelijke brieven. Bijvoorbeeld een reactie op een sollicitatiebrief, de behandeling van een klacht, een betalingsherinnering of een bedankbriefje aan een klant. Elke brief heeft een andere inhoud, maar de opzet van je brief blijft hetzelfde. Als ondernemer wil je professioneel overkomen naar de ontvanger. Daarom geven we je de belangrijkste ingrediënten voor een zakelijke brief.

Een goed begin van je zakelijke brief 

Een goede brief heeft een inleiding, een kern en een slot.

De inleiding:

  • Hier vat je een situatie of een vraag die de ontvanger heeft gesteld samen en geef je aan wat je in de brief gaat bespreken. Wanneer je van tevoren een lijstje maakt met belangrijke trefwoorden die in de brief moeten voorkomen, kun je je verhaal beter structureren en weet je sneller of je alles behandeld hebt.
  • Gebruik een aantrekkelijke openingszin en vermijd clichés. Dus niet: ‘Naar aanleiding van uw verzoek op 31 juli…’ Beter is: ‘Bedankt voor uw brief van 31 juli j.l.’ Standaard zinnen zijn irritant voor de lezer, het lijkt dan net alsof de brief niet persoonlijk geschreven is.

De kern:

  • In het midden van brief geef je een goede onderbouwing en uitleg. Verplaats je in de lezer en meld geen informatie die de ontvanger al heeft. Leg juist de nadruk op informatie die de lezer nog niet heeft.
  • Behandel per alinea één thema, vraag of uitspraak. De belangrijkste informatie staat altijd aan het begin van een alinea. Zorg dat je alinea’s goed op elkaar aansluiten, zodat het een logisch verhaal is voor de lezer.

Slot:

  • Hier vat je samen wat je in de brief hebt behandeld. Houd dit kort en krachtig.
  • Probeer ook hier clichés te vermijden. Deze afsluiting komt nogal afstandelijk over: ‘Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.’ Vriendelijker is: ‘Wanneer u nog vragen heeft, kunt u altijd contact met mij opnemen’.

Schrijftips voor zakelijke brieven

  • Begin je zakelijke brief nooit met ‘Ik’ of een tijdsbepaling. Deze regel bestaat al erg lang, maar het geldt nog steeds als niet professioneel als je je er niet aan houdt.
  • Schrijf positief. Leg bijvoorbeeld het accent op een oplossing of een mogelijkheid. ‘Wij kunnen volgende week dinsdag langskomen’ en niet op een probleem: ‘Helaas kunnen wij niet eerder dan volgende week dinsdag’.
  • Klanten waarderen het als je ze bedankt. ‘Hartelijk dank voor uw aanvraag voor een offerte’.
  • Maak altijd een persoonlijke aanhef. ‘Geachte heer of mevrouw Pieterse’. Verzeker je ervan dat je de naam van de ontvanger goed schrijft. Verkeerd gespelde achternamen – en vrouwen met ‘mijnheer’ aanspreken en andersom – zijn klassieke missers en een van de grootste ergernissen.
  • Gebruik ‘gewone mensentaal’ maar sla niet een al te joviale toon aan. ‘Beste Piet’ is misschien een beetje een vreemde aanhef als je iemand pas een keer hebt gesproken. Je toon moet ook niet te afstandelijk zijn, klanten waarderen een persoonlijke benadering. Je moet daarin een goede balans vinden, afhankelijk van hoe goed je de ontvanger kent.
  • Probeer brieven kort en bondig te houden. Als het even kan maximaal 1 A4tje.
  • Een persoonlijke handtekening mag niet ontbreken. Onderteken altijd met je naam en functie.
  • Uiteraard moet je altijd contactinformatie vermelden in je brief. Vermeld in ieder geval je naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres.

Tips voor een verzorgde brief

  • Denk aan je huisstijl: gebruik briefpapier en enveloppen met je bedrijfslogo.
  • Zorg ervoor dat brieven altijd in hetzelfde lettertype en lettergrootte zijn opgesteld.
  • Maak de brief prettig leesbaar en overzichtelijk met voldoende witruimte tussen de alinea’s en tussenkopjes.

Veelgestelde vragen

Wat is de indeling van een zakelijke brief?

Een zakelijke brief heeft over het algemeen de volgende indeling:

  • Afzender: De afzender is de persoon of organisatie die de brief schrijft en verzendt. Vermeld hierbij je eigen naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  •  Datum: Vermeld de datum waarop de brief is geschreven.
  •  Adresgegevens van de ontvanger: Vermeld de naam en adresgegevens van de ontvanger van de brief.
  •  Onderwerp: Geef een korte omschrijving van het onderwerp van de brief.
  •  Aanhef: Schrijf een formele aanhef, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/meneer,” of “Beste [naam van de ontvanger],”
  •  Inleiding: Schrijf een korte inleiding waarin je uitlegt waarom je de brief schrijft.
  •  Kern van de brief: Schrijf in de kern van de brief de inhoudelijke boodschap die je wilt overbrengen. Wees hierbij duidelijk en beknopt.
  •  Slot: Sluit de brief af met een passende slotformule, zoals “Met vriendelijke groet,” of “Hoogachtend,”
  •  Ondertekening: Onderteken de brief met je naam en eventueel je functie binnen het bedrijf.
  •  Bijlagen: Vermeld indien van toepassing welke bijlagen er bij de brief zijn gevoegd.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de brief er professioneel uitziet en dat de inhoud duidelijk en correct is.

Wat moet je in de eerste alinea van een zakelijke brief schrijven?

In de eerste alinea van een zakelijke brief is het gebruikelijk om kort en bondig te verwoorden waarom je de brief schrijft. Hierbij is het belangrijk om de aandacht van de lezer te trekken en meteen duidelijk te maken wat het doel van de brief is.

In deze alinea kun je bijvoorbeeld aangeven dat je een klacht wilt indienen, een offerte wilt uitbrengen, een sollicitatiebrief stuurt of dat je een afspraak wilt maken. Het is belangrijk om in deze alinea de toon en stijl van de brief te zetten en de lezer te overtuigen van de relevantie van de boodschap.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Op zoek naar professionele hulp voor je boekhouding, jaarcijfers of belastingaangifte? Ontdek direct je opties.

Lees ook…
Een goede bedrijfsadministratie vormt het financiële hart van alle bedrijfsmatige activiteiten – dat geldt zowel voor zzp’ers als mkb’ers. Naast…
Hoe gezond is je financiële huishouding? En hoe winstgevend is je onderneming? De rentabiliteit is een belangrijke ratio voor het succes van je…
In 2023 minder belasting betalen? Dan is december hét moment om in actie te komen. Met deze praktische tips kun je maximaal voordeel behalen. Of het…
Veel zzp’ers houden zelf hun administratie bij en sturen zelf hun facturen aan klanten en opdrachtgevers. Een factuur moet voldoen aan wettelijke…
Excel rekent met heel veel decimalen. Bij de uitkomst toont het programma echter niet altijd alle decimalen. Dat hangt namelijk af van hoe Excel…
Ben je een zzp’er die vaak werkt voor dezelfde opdrachtgever? Of heb je een bedrijf dat op vaste basis met dezelfde freelancers samenwerkt? Dan is het…