Als je een bedrijf begint, is het opzetten van een administratie een van de eerste en belangrijkste zaken die je moet regelen. Niet voor niets gaan een heleboel startende ondernemers failliet door een falende boekhouding.
Een kasboek maakt onderdeel uit van je administratie als je ook werkt met brief en muntgeld. Een boekhouder en een belastingadviseur kunnen hierbij van belang zijn. Hieronder lees je hoe je zo’n kasboek bijhoudt.
Zo werkt een kasboek
- Berg alle kasbonnen op datum op in de ordner ‘Kas’. Leg de nieuwste bovenop;
- Nummer de kasbonnen doorlopend. Dus: 1, 2, 3 etc;
- Vermeld dit bonnummer in de kolom ‘%’ in het kasboek. Deze kolom wordt dus niet gebruikt voor het btw-percentage;
- Elk kasboekblad begint met een gecontroleerd beginsaldo dat op de eerste regel wordt vermeld in de kolom ‘Bedrag’ van de ontvangsten;
- Elk kasboekblad eindigt met een gecontroleerd eindsaldo op de laatste regel wordt vermeld in de kolom ‘Bedrag’ van de uitgaven;
- Het originele kasblad uit het kasboek wordt na controle van het eindsaldo en telling van alle kolommen, samen met de betreffende bonnen, in de ordner ‘Kas’ opgeborgen. De kopie van het (doorgeschreven) kasblad blijft achter in het kasboek;
- Bij ontvangst van contante bedragen van klanten (verkopen op rekening waarvoor je een factuur hebt gestuurd) wordt geen gebruik gemaakt van de kolom ‘Btw’ op het kasblad, maar wordt het gehele bedrag genoteerd in de kolom ‘Bedrag’ van de ontvangsten;
- Bij contante verkopen zonder dat door je een factuur is gestuurd, wordt wel gebruik gemaakt van de kolom ‘Btw’. Je splitst de betaling dan in een bedrag zonder btw en het btw-bedrag en noteert deze bedragen in de betreffende kolommen van de ontvangsten;
- Bij contante betalingen aan leveranciers splits je het bedrag dat we hebben betaald in een btw-bedrag en een bedrag zonder btw zoals dat op de kasbon is vermeld. Schrijf er niet zelf het btw-bedrag op! Indien er geen uitsplitsing op de kasbon is gemaakt, wordt in de kolom ‘btw’ niets vermeld en wordt het totaal genoteerd in de kolom ‘Bedrag’;
- Vermeld contante opnamen van de bank in de kolom ‘Bedrag’ van de ontvangsten;
- Vermeld contante stortingen naar de bank in de kolom ‘Bedrag’ van de uitgaven;
- Als het systeem goed is toegepast is op het kasblad, nadat het eindsaldo is genoteerd, het totaal van de kolommen ‘Btw’ en ‘Bedrag’ van de ontvangsten gelijk aan die van het totaal van de kolommen ‘Btw’ en ‘Bedrag’ van de uitgaven;
- Let op privé gestorte (‘uit eigen zak voor de zaak betaald’) en voor privé opgenomen bedragen en vergeet niet deze te noteren. Anders klopt de kas niet… ;
- Een waarschuwing: een kas kan nooit negatief zijn! (Dus meer uitgaven dan ontvangsten);
- Pinbetalingen van klanten, maar ook creditcard- of chipknipbetalingen bevinden zich in de kasomzet. Daarom moeten deze bedragen als uitgave worden genoteerd met die omschrijving, anders klopt de kas nooit. Die bedragen zijn immers niet ‘echt’ per kas ontvangen, maar komen later als ontvangst op de bank terecht.
Let op: Het totaal van de ontvangsten-kolommen moet gelijk zijn aan het totaal van de uitgaven-kolommen.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Online boekhoudprogramma’s met kasboek overzicht
Alle transacties van je kasboek terugvinden in één duidelijk overzicht? Dit kan m.b.v. een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s bieden naast een kasboek ook de mogelijkheid om banktransacties automatisch in te boeken.
Gerelateerd lezen:
• Zo is gebruik maken van het STAP-budget een win-win
• Welk boekhoudpakket past bij mijn bedrijf?
• Wat staat er allemaal op een balans?
• Hoe bereken je de goodwill van je bedrijf? – De Zaak
