Kantoor aan huis: 7 tips

1. Aftrekpost

Een ondernemer met een kantoor aan huis moet fiscale keuzes maken. Zo is het eigenwoninggedeelte van de hypotheekrente doorgaans aftrekbaar in box 1, het zakelijke gedeelte van de woning niet. Aftrek is alleen mogelijk als de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is. In de praktijk betekent dit dat de ruimte een eigen opgang moet hebben en over eigen sanitaire voorzieningen moet beschikken. Dus: niet een slaap- of zolderkamer, wél een losse garage met eigen deur en toilet. Een zelfstandige werkruimte behoort doorgaans tot het ondernemingsvermogen. Over dit deel hoeft dan geen eigenwoningforfait te worden berekend. Ook een deel van de hypotheekschuld kan aan de onderneming worden toegerekend. De rentekosten van dat deel zijn aftrekbaar als ondernemingskosten, evenals de kosten van verwarming, elektra en water. Inrichtingskosten zijn aftrekbaar via afschrijvingen die ten laste van de winst komen. Ook belangrijk om te weten: voor de aftrek van btw is het werkelijke gebruik bepalend.

2. Verbouwing kan goede investering zijn

Is de werkruimte niet zelfstandig? Dan zijn deze kosten niet aftrekbaar. Maar als door middel van bouwkundige aanpassingen zelfstandigheid kan worden gecreëerd, dus een eigen opgang en sanitaire voorzieningen, dan kand dat een zinvolle investering zijn.

3. Privé of in de zaak

Daarnaast is er de keuze of het zakelijke gedeelte van de eigen woning privé wordt gehouden of in de zaak ingebracht. Aan beide zitten voor- en nadelen die per situatie en type onderneming verschillen. Als het zakelijke gedeelte in de onderneming wordt ingebracht, dan kunnen in principe de kosten van dat deel ten laste van de winst worden gebracht. Bij verkoop van de woning moet over het bedrag belasting worden betaald.

4. Via een bv

Werkt u via een BV? Verhuur een zelfstandige werkruimte dan aan de BV. De zakelijke huur is belast als inkomsten uit werkzaamheden tegen een tarief van maximaal 52%, het gewone IB-tarief. De kosten en afschrijvingen zijn aftrekbaar. Bij verkoop is de eventuele verkoopwinst belast. Wie optimistisch is over de ontwikkeling van de huizenprijzen, kan misschien beter deze fiscale behandeling vermijden door juist te streven naar een niet-zelfstandige werkruimte. Er is dan geen aftrekpost, maar ook geen belaste waardestijging.

5. Check de verzekeringen

Kijk goed naar alle verzekeringen. De waarde van kantoorapparatuur als computers, copiers en dergelijke, loopt soms aardig op en de ‘gewone’ huiselijke inboedelverzekering is dan niet altijd toereikend.

6. Werk en privé niet krampachtig scheiden

“Je moet werk en privé niet eens willen scheiden bij een kantoor aan huis,” stelt Taco Oosterkamp van trainingsinstituut Meereffect in Amerongen. “Dat gaat je niet lukken. Je moet er anders tegenaan kijken. Een kantoor aan huis heeft ook voordelen en als je het goed organiseert kunnen werk en privé best door elkaar lopen.”

7. Maak een takenlijst

Het gaat er volgens Oosterkamp om de ‘rompslomp’ uit je hoofd te halen. “Veel mensen krijgen plotselinge gedachten of ingevingen: ik moet die-en-die nog bellen, straks de was ophangen, een offerte maken, dat boek nog bestellen. Dat houdt ze af van hun creatieve proces, omdat ze die ingeving meteen opvolgen, of omdat die in hun hoofd blijft zitten. De truc is om die rompslomp uit je hoofd te halen, het los te kunnen laten, zodat je je kunt richten op je creativiteit.” Een goede oplossing is een takenlijst te maken. Verdeel taken in drie groepen: de dingen die je deze week wilt doen, de dingen waarop je moet wachten, en als laatste de dingen die je na deze week wilt doen. Deze drie lijsten geven je overzicht en structuur. Zakelijke en privé-activiteiten kunnen dan prima naast elkaar bestaan. “De plotselinge ingevingen en impulsen kun je heel eenvoudig in dat systeem integreren. Telkens wanneer je zo’n gedachte krijgt, noteer je die, waar je ook bent. Dat kan met een of twee steekwoorden, in een notitieboekje, je agenda, je telefoon. Later, bijvoorbeeld als je even koffiepauze neemt, zet je al die ingevingen op een van je drie takenlijsten”, aldus Oosterkamp. Ingevingen en impulsen kun je heel eenvoudig in dat systeem integreren. Telkens wanneer je zo’n gedachte krijgt, noteer je die, waar je ook bent. Dat kan met een of twee steekwoorden, in een notitieboekje, je agenda, je telefoon. Later, bijvoorbeeld als je even koffiepauze neemt, zet je al die ingevingen op een van je drie takenlijsten”, aldus Oosterkamp. Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.