Kassabon wordt onleesbaar
Veel winkels gebruiken thermische printers. Deze maken weliswaar minder lawaai, maar produceren ook kassabonnen van slechtere kwaliteit die door licht en warmte langzaam vervagen.
Dat is lastig als u ze wilt bewaren in uw administratie en het kan ook problemen opleveren bij controle door de Belastingdienst. Want u moet de kassabon laten zien om te bewijzen dat u daadwerkelijk iets heeft aangeschaft of kosten hebt gemaakt voor uw onderneming.
Bewijslast blijft
Ook als de kassabon buiten uw schuld om onleesbaar is geworden, vervalt de bewijslast niet. Dat kost geld, want de belastinginspecteur zal de uitgaven dan als een privé-onttrekking beschouwen.
Maak een kopie
Om dit risico niet te lopen is het advies: Maak zo snel mogelijk een kopie of een scan van de kassabon en bewaar deze in uw administratie.
Bewaar origineel wel
Scannen mag, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Het origineel hoeft dan niet bewaard te worden. Zorg wel dat de administratie binnen een redelijke termijn controleerbaar blijft.
Zeven jaar bewaren
Hoe lang moet u de kassabon bewaren? Vijf jaar, zult u zeggen, want verder kijkt de Belastingdienst niet terug bij een controle. Maar daarmee bent u er niet.
Kassabonnen zijn onderdeel van uw administratie, waarvoor de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar geldt. Die termijn begint pas te lopen als de bon geen ‘actuele waarde’ meer heeft, en in dit geval is dat als het boekjaar afgelopen is.
Voor de winkelier zelf
Winkeliers moesten hun papieren kassabonnen en kassarollen altijd verplicht 7 jaar lang bewaren. De Belastingdienst vindt het echter ook goed als u alleen de digitale gegevens bewaart.
Meer hierover in Digitale versie kassabon volstaat »
