Bijtelling privégebruik auto: jouw verantwoordelijkheid
Bijtelling is van toepassing als je in een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt met een bedrijfsauto. Dit geldt ook voor elektrische auto’s en bestelauto’s. Woon-werkverkeer wordt gezien als zakelijk gebruik.
Als ondernemer moet je de bijtelling opgeven bij je aangifte inkomstenbelasting.
Als werkgever moet je de bijtelling verwerken in de loonadministratie. Dat bedrag tel je op bij het loon van de werknemer, minus een eventuele eigen bijdrage. Wordt de bijtelling onterecht niet toegepast, dan ziet de Belastingdienst dat als een fout in de loonaangifte.
In de meeste gevallen ben jij als werkgever aansprakelijk. Alleen als een werknemer bewust verkeerde informatie geeft, bijvoorbeeld door een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in te dienen terwijl hij tóch privé rijdt, kan de Belastingdienst de naheffing bij hem neerleggen.
Verklaring geen privégebruik auto. Zo werkt het >>
Het bijtellingspercentage wordt per jaar vastgesteld: hoeveel bijtelling moet ik betalen? >>
Fouten bijtelling auto van de zaak met grote gevolgen
De Belastingdienst kan een naheffingsaanslag loonheffingen opleggen als je:
- Verzuimt de bijtelling toe te passen terwijl dat wel moet
- Een verkeerde cataloguswaarde of bijtellingspercentage hanteert
- De eigen bijdrage onjuist verwerkt
- Correcties te laat of onvolledig indient
Zo’n naheffing gaat niet alleen over de gemiste belasting, maar óók over premies werknemersverzekeringen en de Zvw-bijdrage. Daar bovenop kan een verzuimboete volgen – zeker als duidelijk was dat de werknemer privé reed. Deze boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s, afhankelijk van de ernst van de fout.
Rekenvoorbeeld: bijtelling zakelijke auto vergeten
Stel, je vergeet drie jaar lang de bijtelling van € 500 per maand voor een werknemer te verwerken.
- Niet afgedragen bedrag: € 500 × 12 maanden × 3 jaar = € 18.000
- Naheffing loonheffingen: ruim € 18.000
- Belastingrente (minimaal 4 procent, gerekend vanaf 1 januari na het betreffende jaar): ca. € 1.500
- Boete wegens verzuim: kan oplopen tot € 5.000
In totaal kan een ogenschijnlijk kleine fout dus zomaar meer dan € 24.000 kosten, € 8.000 op jaarbasis. En dat voor één werknemer, over een periode van drie jaar.
Wanneer betaalt de werknemer?
Een werknemer betaalt alleen als de fout echt bij hem of haar ligt en je dat kunt aantonen. Bijvoorbeeld als de werknemer:
- Meer dan 500 kilometer privé rijdt, terwijl hij of zij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft.
- Zijn of haar verklaring later intrekt omdat hij de grens alsnog overschrijdt.
In dat geval betaalt de werknemer niet alleen de belasting, maar ook de werkgeverslasten die normaal bij jou liggen. Dit kan een enorme financiële tegenvaller zijn.
Corrigeren privé en zakelijk gebruik: hoe sneller, hoe beter
Ontdek je zelf een fout, dan kun je deze corrigeren:
- Binnen de aangiftetermijn: nieuwe of aanvullende aangifte, geen boete.
- Bij de eerstvolgende aangifte: correctie wordt verrekend, meestal geen boete.
- Na afloop van het kalenderjaar: losse correctie, vaak gevolgd door een naheffing én mogelijk een boete.
Let op: gaat de correctie over een vorig jaar, dan betaal je ook belastingrente (minimaal 4 procent). Stel dat je in 2024 een fout ontdekt over 2022, dan rekent de Belastingdienst rente vanaf 1 januari 2023. Dat tikt snel aan.
Verhaalbare naheffingsaanslag
Wil je een naheffing doorbelasten aan de werknemer? Dat kan alleen als je de Belastingdienst expliciet om een verhaalbare naheffingsaanslag vraagt. Zonder dat verzoek is verhalen vrijwel onmogelijk, ook juridisch. De inspecteur beslist of dit redelijk is en kijkt naar de oorzaak: lag die bij jouw administratie of bij het gedrag van de werknemer?
Whitepaper Belastingwijzigingen
Zo beperk je de risico’s
- Controleer periodiek de cataloguswaarde, percentages en eigen bijdragen.
- Leg afspraken over privégebruik en sancties vast in je autoregeling.
- Houd bij werknemers met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ extra in de gaten of ze minder dan 500 kilometer privé rijden.
- Dien correcties proactief en tijdig in.
Wat als je werknemer tóch meer dan 500 kilometer privé rijdt?
Een werknemer kan bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen als hij maximaal 500 privékilometers per jaar maakt. Jij mag dan de bijtelling achterwege laten. Maar wat als blijkt dat hij of zij tóch over de grens gaat met de zakelijke auto?
Verantwoordelijkheid werknemer
De werknemer moet de verklaring direct intrekken. Doet hij dat niet, dan riskeert hij een boete tot € 5.514.
Wat moet jij doen?
Na bericht van de Belastingdienst moet je vanaf het eerstvolgende loontijdvak alsnog bijtellen vanaf de datum waarop de grens over is gegaan. Ook al is dat pas aan het eind van het jaar.
Wie betaalt de naheffing?
De Belastingdienst legt de naheffingsaanslag volledig bij de werknemer neer. Hij betaalt loonbelasting, premies werknemersverzekeringen én de bijdrage Zvw over de verstreken maanden.
De werkgever betaalt dankzij de verklaring niets. Alle risico’s en consequenties liggen bij de werknemer.
Conclusie: houd goed bij hoeveel je werknemer de auto privé gebruikt
De beste manier om het aantal zakelijke kilometers en het aantal gereden privékilometers bij te houden, is met een rittenregistratie. Een kleine fout in de bijtelling kan uitgroeien tot een financiële ramp. Ben je als werkgever laat met bijtelling privégebruik auto van de zaak doorgeven dan kan dat flink in de kosten lopen. Denk aan naheffingen over meerdere jaren, boetes en belastingrente. In de meeste gevallen ben jij als werkgever verantwoordelijk en draai je voor de kosten op. Alleen bij aantoonbaar verwijtbaar gedrag van de werknemer kan de rekening bij hem terechtkomen.
Rittenregistratie bijhouden: tips voor een sluitende administratie
