Categorieën

Een checklist voor goed debiteurenbeheer om u te helpen bij het op orde brengen van uw debiteurenadministratie.

Inhoudsopgave

Breng administratie op orde 

Stroomlijn de debiteurenadministratie, variërend van de orderbon en het formuleren van betalingscondities, tot het inboeken van ontvangen factuurbedragen.  

Wat staat er nog open? 

Informeer bij klanten naar openstaande rekeningen. Een slecht betalende klant zal u steeds langer laten wachten op uw geld. Als u vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat u uw organisatie strak in de hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk.  

Maak een correcte factuur 

De factuur dient stellig en duidelijk te zijn. Behalve factuurnummer, verzenddatum en duidelijke omschrijving van het geleverde, mag ook het BTW-identificatienummer  nooit ontbreken. Een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden kan de factuur kracht bijzetten.  

Snel verstuurd = snel betaald 

Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Anders gezegd, hoe jonger de factuur, hoe lager het percentage dat niet zal worden betaald. Ook bij debiteurenbeheer geldt dat gedrag wordt gekopieerd.  

Geen eerste herinnering

Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Gebruik geen aanduidingen als ‘eerste herinnering’, omdat de debiteur dan gewoon wacht op de tweede. Hetzelfde geldt voor aanmaningen.  

Cyclus van 60 dagen 

De meeste bedrijven hebben een debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering; 14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning. Daarna resteren er nog twee weken om een deurwaarder in te schakelen.  

Uitbesteden 

U kunt het debiteurenbeheer uitbesteden aan een zogeheten factoringbedrijf. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen, middelgrote kunnen het beter uitbesteden. Voordeel is dat een buitenstaander makkelijker debiteuren kan aanspreken: een ondernemer heeft mogelijk al jarenlang een relatie met zijn debiteur.  

Factoring partijen vergelijken?

Lees ook…
Het is de nachtmerrie voor elke ondernemer: failliet gaan. Wanneer vraag je een faillissement aan, wat gebeurt er precies als je failliet gaat en hoe…
Ook als ondernemer heb je soms extra financiering nodig. Bijvoorbeeld om je bedrijf naar het volgende niveau te tillen of je dromen te bereiken. Maar…
Steeds meer webshops en fysieke winkels accepteren cryptovaluta als betaalmiddel. Is het interessant voor jouw onderneming? In dit artikel geven we…