1. Denk anders over loon en arbeidsvoorwaarden
Bij het in dienst nemen van personeel kun je in de arbeidsovereenkomst in plaats van een hoog loon afspraken maken over gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden. Een slimme optie is een cafetariaregeling. Daarmee ruilen werknemers een deel van hun brutoloon om voor onbelaste vergoedingen, zoals een fiets of vakantiedagen. Dat levert hun fiscaal voordeel op en jij bespaart op werkgeverslasten. Je geeft werknemers de flexibiliteit om hun loonpakket (deels) naar eigen voorkeur in te richten. Uit een reeks aan secundaire arbeidsvoorwaarden kiezen zij wat het beste past bij hun levensfase en levensstijl.
Salarisonderhandelingen met personeel
Een salarisverhoging kost je als werkgever veel geld. Kijk eens anders naar salarisonderhandelingen. Als alternatief voor een bruto loonsverhoging kun je bijvoorbeeld een netto kostenvergoeding aanbieden. Dat voelt voor de werknemer als een voordeel, terwijl jij bespaart op werkgeverslasten.
Vrije ruimte werkkostenregeling
Let er wel op dat je zo'n vergoeding meestal onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Overschrijd je die ruimte, dan betaal je over het deel erboven 80 procent eindheffing. Kortom: benut de vrije ruimte van de werkkostenregeling zo efficiënt mogelijk. Zolang je binnen de regels blijft, zijn dit onbelaste vergoedingen zonder extra lasten voor jou als werkgever.
2. Gebruik als werkgever subsidies en regelingen
Er zijn verschillende subsidies en regelingen als je personeel uit speciale doelgroepen aanneemt.
Loonkostensubsidie
Het aannemen van een zieke of arbeidsbeperkte werknemer lijkt op het eerste gezicht misschien financieel onaantrekkelijk. Je bent namelijk verplicht om minstens het wettelijk minimumloon en vakantiegeld te betalen, ook als de medewerker door zijn beperking minder presteert dan een collega. Maar daar is een oplossing voor: je kunt via de gemeente een loonkostensubsidie aanvragen. Daarmee krijg je het verschil tussen het minimumloon en de daadwerkelijke loonwaarde van de werknemer in de praktijk vergoed.
Deze subsidie kan oplopen tot 70 procent van het minimumloon. Daarbovenop krijg je ook nog een vergoeding voor je werkgeverslasten. Er is ook een standaard loonkostensubsidie van 50 procent van het minimumloon, om mensen snel te kunnen plaatsen. Dit geldt voor maximaal de eerste 6 maanden en gebeurt in overleg met de werkgever.
Voorwaarden werknemer
Je kunt loonkostensubsidie ontvangen voor een werknemer die aan alle 3 voorwaarden voldoet: er is sprake van een ziekte of handicap, de werknemer ontvangt een uitkering in het kader van de Participatiewet en valt onder de doelgroep van de banenafspraak.
Loonkostenvoordeel
Ook kun je als werkgever gebruikmaken van loonkostenvoordelen (LKV). Dit is een tegemoetkoming in de loonkosten voor ouderen en mensen met een arbeidsbeperking in je organisatie. Het gaat om een bedrag van € 2.000 of € 6.000 per kalenderjaar.
Controleer of er sprake is van recht op het loonkostenvoordeel. Een werknemer moet een doelgroepverklaring LKV aanvragen bij de gemeente of UWV. Als werkgever dien je het verzoek zelf in via de loonaangifte, waarbij de Belastingdienst na afloop van het kalenderjaar uitkeert.
Let op! Het LKV voor oudere werknemers is afgeschaft. Het geldt alleen nog bij lopende arbeidsovereenkomsten die vóór 1 januari 2024 zijn afgesloten. De laatste uitbetaling is in 2027.
Meer regelingen met voordeel voor werkgever
WW’ers kun je eerst op proef laten werken via een proefplaatsing (maximaal twee maanden met behoud van uitkering). Aanvragen doe je bij het UWV.
Wajongers? Dan kun je via loondispensatie tijdelijk minder loon uitkeren als hun productiviteit lager is.
No-riskpolis van UWV: valt een nieuwe werknemer onder deze regeling, dan kost het minder geld als diegene ziek wordt. Jij loopt geen financieel risico én je betaalt geen extra premie Werkhervattingskas (voor uitkeringen van werknemers die ziek of arbeidsongeschikt worden) aan de fiscus.
3. Thuiswerken loont – ook voor jouw portemonnee
Laat werknemers vaker thuiswerken. Je bespaart op koffie, energie, printpapier en vierkante meters kantoor. Met een flexibel werkpleksysteem kun je vaak toe met een kleinere locatie. Denk ook aan het aanpassen van de vaste reiskostenvergoeding als iemand structureel thuiswerkt – uiteraard binnen wat er in het contract is afgesproken.
4. Schrap onnodige abonnementen
Check wie welk abonnement gebruikt. Zitten er nog vakbladen bij op naam van oud-medewerkers? Heb je dubbele softwarelicenties? Laat je team meedenken: wat gebruiken ze echt, en wat kan weg?
5. Betaal overwerk in tijd in plaats van geld
Staat in de arbeidsovereenkomst dat je overuren mag uitbetalen in vrije tijd? Maak gebruik van dat middel. Dat scheelt loonkosten én werknemers waarderen het vaak.
6. Denk na over vervoer
De auto van de zaak blijft een grote kostenpost. Kijk of je carpoolen kunt stimuleren, leasecontracten kunt herzien of over kunt stappen naar zakelijke deelauto's. Als alternatief voor reizen naar klanten kunnen deze afspraken vaak prima online.
Er zijn ook fiscale voordelen te halen bij reizen met het ov, een fiets van de zaak of een budget voor mobiliteit.
7. Voorkom verzuim personeel
Ziekte kost geld: doorbetaling, vervanging, re-integratie. Met een goed verzuimbeleid voorkom je onnodige uitval. Een ziekteverzuimverzekering kan slim zijn – kijk kritisch naar premie én voorwaarden.
8. Slim afscheid nemen van een werknemer
Moet je afscheid nemen van een werknemer en de arbeidsovereenkomst ontbinden? Een ontslag met wederzijds goedvinden is vaak voordeliger dan een gang naar UWV of de rechter. Of gebruik de proeftijd bij twijfel over nieuwe medewerkers: dat voorkomt later dure procedures. Laat de werknemer nog zo veel mogelijk vakantiedagen opnemenvoordatr hij of zij uit dienst gaat, zodat je deze niet uit hoeft te keren in geld.
9. Betrek je team bij besparingen
Geef antwoord op vragen over eventuele maatregelen die je neemt. Vertel waarom je moet besparen en wat het in de praktijk betekent. Vraag ook je personeel om ideeën. Zo creëer je draagvlak in je organisatie én kan de uitkomst verrassend goed zijn.
