Wat zijn personeelskosten?
In tegenstelling tot wat veel ondernemers denken, bestaan de totale personeelskosten niet alleen uit de salarissen die je aan je werknemers betaalt, maar ook uit andere uitgaven. Grofweg bestaan de personeelskosten uit:
- Vaste werkgeverslasten (bruto salaris, verlofdagen, feestdagen en vakantiegeld)
- Aanvullende werkgeverslasten (pensioenpremie, reiskostenvergoeding, werkkleding, studiekosten, auto van de zaak, bonussen, etc.)
- Sociale lasten (premie Aof, Awf, Zvw en Whk)
- Vaste personeelskosten (salarisadministratie, ARBO-aansluiting, verzuimverzekering, verzuim, etc.)
- Overige personeelskosten (werving en selectie, eten en drinken, kerstpakketten, etc.)
De gemiddelde ondernemer moet rekening houden met 40% bovenop het bruto salaris. Dat wil zeggen dat als een medewerker € 12,50 per uur verdient, je eigenlijk moet rekenen met € 17,50 per uur.
Hoe hoog mogen je personeelskosten zijn?
Een goede balans tussen de kosten van jouw personeel en de omzet is erg belangrijk voor ieder gezond bedrijf. Als de personeelskosten te hoog zijn in verhouding tot de omzet, leidt dit direct tot lagere winstmarges. Aan de andere kant, als je te weinig investeert in jouw personeel, kan dit de groei en de kwaliteit van jouw producten of diensten belemmeren.
In de meest ideale situatie bedragen de personeelskosten tussen de 20% en 40% van de totale omzet, maar dit verschilt per branche, bedrijfsgrootte, locatie en de groeifase waarin een bedrijf zich bevindt. In sectoren zoals de horeca of detailhandel, waar je sterk afhankelijk bent van personeel, kunnen personeelskosten een groot deel van de totale kosten uitmaken, soms zelfs tot 80% of meer. Aan de andere kant, in industrieën met geautomatiseerde processen zoals productie of technologie, kunnen personeelskosten relatief laag zijn. Daarnaast ontvangen medewerkers in de randstad vaak een hoger salaris en zullen de personeelskosten van een groeiend bedrijf in verhouding tot de omzet ook een stuk hoger zijn.
Het optimaliseren van je personeelskosten
Het verminderen van personeelskosten is vaak een topprioriteit voor veel bedrijven, maar het draait niet alleen om het snijden in uitgaven. Sowieso zijn veel kosten (zoals de sociale lasten) verplicht, daarnaast is het juist nu belangrijker dan ooit om te investeren in personeel om de ‘war on talent’ te winnen. Wat je wel kunt doen, is je personeelskosten optimaliseren, bijvoorbeeld door:
1. Slimmer werven, selecteren en inwerken
Veel werkgevers hebben niet goed inzichtelijk wat het vinden en inwerken van nieuwe krachten kost. Denk dan niet alleen aan de kosten en de tijd die je besteedt aan het opstellen en verspreiden van een vacature en het voeren van sollicitatiegesprekken, maar ook aan het productiviteitsverlies. Het duurt namelijk enkele weken (of soms zelfs maanden) voor een nieuwe collega volledig ingewerkt is. Wanneer je de juiste medewerkers aanneemt en góed laat landen verminder je het verloop. Zo bespaar je direct op wervingskosten en kosten als gevolg van productiviteitsverlies.
2. Een goed salarishuis
Een goed salaris blijft de belangrijkste reden voor werknemers om te wisselen van baan. Zijn jouw salarissen wel marktconform en is er geen scheefgroei binnen je bedrijf? Om antwoord te kunnen geven op deze (en andere) vragen is het raadzaam om een duidelijk salarishuis op te (laten) stellen. Een goed onderbouwd salarishuis zorgt namelijk niet alleen voor transparantie en tevredenheid onder jouw werknemers, maar helpt ook om discrepanties en onnodige kosten te verminderen.
3. Investeer in persoonlijke ontwikkeling
Het investeren in de ontwikkeling en groei van jouw werknemers kan op lange termijn kostenbesparend zijn. Gemotiveerde en goed opgeleide werknemers zijn niet alleen productiever, maar zorgen ook voor een hogere mate van klanttevredenheid, wat kan resulteren in meer omzet. Daarnaast is het investeren in je personeel een manier om je personeel te binden en boeien, waardoor je minder verloop en lagere kosten hebt voor het werven van personeel.
4. Persoonlijke arbeidsvoorwaarden
Een goed salaris is belangrijk, dat klopt, maar wist je dat sommige medewerkers liever wat minder verdienen in ruil voor andere secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden, een kortere werkweek of een opleiding? Houd dat in gedachte wanneer je een vacaturetekst opstelt en sollicitatie- of beoordelingsgesprekken voert. Wil je een kandidaat binnenhalen of een bestaande medewerker (extra) belonen? Vraag dan waar diegene werkgelukkiger van wordt en stem daar je aanbod op af.
5. Efficiënte technologieën
Een laatste tip om personeelskosten te optimaliseren is het gebruik van efficiënte technologieën, zoals software voor personeelsplanning en tijdregistratie. Deze processen kosten vaak veel tijd (en dus geld). Automatisering kan helpen om de operationele kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Personeelskosten berekenen
Je weet nu wat personeelskosten zijn en hoe je ze kunt optimaliseren Maar weet jij hoe hoog de all-in personeelskosten van jouw bedrijf zijn? Door regelmatig de personeelskosten te analyseren en aan te passen aan veranderende omstandigheden, kun je ervoor zorgen dat jouw bedrijf financieel gezond blijft en jouw team gemotiveerd en tevreden is.
