‘Laatst sprak ik een ondernemer met een eigen winkel’, vertelt Jaap Wijnings. ‘Hij zocht contact omdat hij in een lastige situatie zat die naar boven kwam toen een medewerker langere tijd ziek was. Hij dacht dat hij alles goed had geregeld. Zijn bedrijf had een verzuimverzekering, was aangesloten bij een arbodienst en de boekhouder deed de salarisadministratie. Toch moest de ondernemer nog veel zelf oppakken. Dit nam veel tijd in beslag, tijd die hij liever aan zijn bedrijf en medewerkers had besteed.’
In welke lastige situatie zat deze ondernemer precies?
‘Tijdens ons gesprek kwam naar voren dat de verplichte adv-dagen, zoals vastgelegd in de cao, in zijn bedrijf niet werden toegepast. De ondernemer ging ervan uit dat zijn boekhouder – die zijn salarisadministratie beheerde – dit zou regelen of in ieder geval zou opmerken. Zonder het te weten, kwam hij al jaren zijn afspraken met zijn team niet na. Ik zag de paniek in zijn ogen. Het betekende een potentieel risico van € 160.000, nog afgezien van mogelijke boetes van € 10.000 per medewerker voor het niet naleven van de cao-voorwaarden. Ineens stond hij voor drie grote uitdagingen: het regelen van de adv-toeslag, het aflossen van de ontstane schuld en het voorkomen van dit soort fouten in de toekomst.’
Een potentiële financiële ramp. Heeft hij dit kunnen rechtzetten?
‘Voor een bedrijf van deze omvang had dit tot een faillissement kunnen leiden. Deze ondernemer heeft het gelukkig op tijd kunnen rechtzetten, maar dat was een hele opgave, dat kan ik je verzekeren. Maar stel je voor dat een medewerker zich in de cao had verdiept of de Belastingdienst tijdens een controle onregelmatigheden had ontdekt. Dan had hij écht een probleem gehad. Gelukkig waren we er op tijd bij.’
Je zou denken dat grotere bedrijven hun salarisadministratie goed geregeld hebben. Is dit in de praktijk ook zo?
‘Helaas kom ik ook bij grotere mkb-bedrijven risicovolle situaties tegen. Dat merkte ik begin dit jaar tijdens een adviesgesprek met een grote franchisenemer met meer dan tachtig vestigingen. Zijn organisatie liep tegen problemen aan met het personeelsbeleid, zowel op het hoofdkantoor als in de vestigingen. Een van de problemen was een aanzienlijke pensioennaheffing omdat het bedrijf niet was aangesloten bij het verplichte pensioenfonds binnen de branche.’
Wat gebeurde er toen de fout in het bedrijfspensioen werd ontdekt?
‘Het pensioenfonds eiste de premies met terugwerkende kracht op. Dat leverde een rekening op van meer dan € 200.000. En daar bleef het niet bij. Het bedrijf moest vanaf dat moment de pensioenafdrachten gaan bijhouden in de administratie. Daarnaast moesten de werknemers zelf gaan bijdragen aan hun pensioenpremie, waardoor ze netto minder salaris overhielden. Geen fijne boodschap voor je personeel.’
Een rekening van € 200.000! Hoe kan iets zo ontzettend misgaan?
‘Wanneer je een bedrijf start en personeel gaat aannemen, is er niemand die je bij de hand neemt en alle regels helder uitlegt. Welke cao van toepassing is, of er een verplichte pensioenregeling bestaat en bij welk pensioenfonds je dan moet aansluiten. Het wordt nog een stuk ingewikkelder als je een bedrijf hebt dat meerdere activiteiten combineert.’
Partner in personeelszaken
Als adviseur bij Please helpt Jaap Wijnings mkb-ondernemers hun rol als werkgever optimaal in te vullen door met de juiste experts personeelszaken volledig uit handen te nemen. Wil jij advies over de eventuele risico’s die jouw onderneming loopt? Tijdens een online meeting van een half uur krijg je bij Please een vrijblijvende quickscan. Hierna weet je direct of je risico loopt en wat je moet doen om de fouten op te lossen.
Welke risicovolle fouten zie je nog meer in salarisadministraties van bedrijven?
‘Veel ondernemers passen de cao-salarisschalen niet correct toe. Het komt regelmatig voor dat ze een verouderde cao van het internet halen en deze eenmalig doorgeven aan hun accountant. Na verloop van tijd worden medewerkers hierdoor te laag ingeschaald, wat ze het recht geeft om achterstallig loon te eisen. Zelfs wanneer je de recentste cao-versie gebruikt, kan het misgaan. Cao’s worden doorgaans voor een periode van één tot twee jaar vastgelegd, terwijl het wettelijk minimumloon (WML) elke zes maanden wordt aangepast. Als het WML de cao-salarisschalen overstijgt, moet je het minimumloon hanteren. Doe je dat niet? Dan riskeer je claims van je personeel, boetes van de Belastingdienst en een flinke deuk in je reputatie als werkgever.’
Hoe voorkom je als ondernemer zulke risico’s?
‘Ga er niet zomaar vanuit dat je salarisadministratie op orde is, omdat je het hebt uitbesteed aan je accountant. Het is niet hun core-business en het is niet hun werk om de vele wet- en regelgeving te kennen om dit soort fouten te mijden. Je kunt dit dus niet van hen verlangen. Mijn advies is: controleer minstens twee keer per jaar of je salaris- en personeelsadministratie nog up-to-date is. De wet- en regelgeving verandert continu en jij bent als ondernemer altijd eindverantwoordelijk. Als je dit niet zelf kunt of wilt doen, overweeg dan om de salaris- en personeelsadministratie plus de bijbehorende risico’s over te dragen aan een gespecialiseerde werkgeverspartner.
