In samenwerking met
Belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen zijn waardevolle regelingen voor zowel werkgevers als werknemers. Werknemers kunnen hiermee bepaalde uitgaven dekken zonder hierover belasting te betalen. Werkgevers gebruiken deze regelingen om werknemers extra te motiveren en tevreden te houden. Helaas gaat het toepassen van de regels voor vergoedingen en verstrekkingen regelmatig fout, waardoor het toepassen juist nadelig uitpakt voor werkgevers én werknemers. In dit artikel bespreken we de 4 veelvoorkomende fouten inclusief de gevolgen én geven we advies hoe je ze kunt voorkomen.

Inhoudsopgave

Als werkgever komen er een hoop (financiële) risico’s op je pad. Download het gratis whitepaper met de 5 meest kostbare werkgeversrisico’s en ontdek hoe je ze kunt verkleinen.

Fout 1: Onkosten dubbel vergoeden

Veel werkgevers vergoeden bepaalde kosten onbewust dubbel en dat kost stiekem een hoop geld. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer een werknemer een vaste vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld voor maaltijden of representatiekosten, vervolgens ook een bonnetje declareert. Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen te hebben en ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van wat wel en niet wordt vergoed. Daarnaast moet je hier zelf ook scherp op zijn bij het verwerken en accorderen van declaraties.

Fout 2: Onterecht belastingvrij vergoeden

Soms wordt ten onrechte aangenomen dat verplichte cao-vergoedingen, zoals vergoedingen voor gereedschap of kleding, automatisch belastingvrij zijn. Dit is niet altijd het geval. Je dient hiervoor altijd het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst te volgen. Echter wordt dit handboek jaarlijks herzien en bevat het meer dan 500 pagina’s. Niet gek dus dat je niet altijd op de hoogte bent van de geldende regels.

Fout 3: Te weinig onderbouwing/specificatie van vaste vergoedingen

Het verstrekken van vaste vergoedingen is voor de meeste bedrijven vaak gemakkelijker dan het verwerken van losse declaraties. Echter ontbreekt het vaak aan een gedegen onderbouwing en specificatie van deze vaste vergoedingen. Dit kan leiden tot problemen bij belastingcontroles. Het is daarom van essentieel belang om duidelijke documentatie bij te houden en ervoor te zorgen dat de vergoedingen gerechtvaardigd zijn.

Fout 4: De regels omtrent (werk)kleding verkeerd toepassen

Kleding die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld en deels op de werkplek blijft, is meestal onbelast. Echter wordt de vergoeding voor kleding of het verstrekken van kleding door werkgevers bijna altijd (onbedoeld) beschouwd als belastbaar loon. Het is belangrijk om dit onderscheid goed te begrijpen en toe te passen om belastingproblemen te voorkomen.

Risico’s en gevolgen van fouten

Het verkeerd verstrekken of vergoeden van zaken heeft vooral gevolgen voor het belastbaar loon. Hogere belastbare inkomsten leiden tot hogere werkgeverslasten, aangezien werkgeverspremies afdragen op basis van het belastbaar loon. Daarnaast kost het corrigeren van fouten een hoop tijd. 

Bovendien kan het ook gevolgen hebben voor de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer, wat kan resulteren in terugbetalingsverplichtingen. Dat wil je in het kader van goed werkgeverschap natuurlijk helemaal voorkomen. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt én de flinke prijsstijgingen wil je dat de basis – je salarisadministratie – gewoon goed geregeld is, zodat je personeel tevreden blijft.

Bescherm jouw bedrijf, je medewerkers en jezelf tegen kostbare werkgeversrisico’s. Download gratis whitepaper: De 5 grootste (financiële) werkgeversrisico’s.

Please

Please, partner van De Zaak

Ondernemer worden is een keuze. Maar voel je je ook thuis in de rol van werkgever? De bijkomende taken en verantwoordelijkheden staan misschien ver van je vak af. Alle personeelszaken zelf doen is dan ook nergens voor nodig. Please is dé werkgeverspartner voor het MKB die jou door de uitdagende wereld van werkgeven navigeert. Met uitzenden, payroll, salarisadministratie, HR experts, digitale tools of een combinatie daarvan. Groei als werkgever én als ondernemer met een partner als Please. Samen vergroten we je werkgeverskracht, op de manier die past bij jou en je bedrijf.

Bekijk alle artikelen van Please>

Lees ook…
i.s.m.
Zodra je personeel aanneemt, ben je verplicht om een personeels- en salarisadministratie bij te houden. Veel ondernemers kiezen ervoor om het eigen…
i.s.m.
Als ondernemer kun je overwegen om je personeel onder te brengen bij een payrollbureau. Maar wat komt daarbij kijken? Wat kost payroll? Wat zijn de…
Helemaal thuiswerken zijn de meeste mensen inmiddels spuugzat, maar af en toe een dagje thuiswerken willen we er wel inhouden. Reden genoeg dus om een…
i.s.m.
Veel ondernemers met personeel kiezen ervoor om alle administratieve rompslomp van het werkgeverschap uit te besteden middels payroll. Toch zijn er nog…
Wat is een cao? Moet jouw bedrijf voldoen aan een cao? En hoe pas je de cao toe binnen je bedrijf? Lees hier de basisregels over de collectieve…
Wil je personeel aannemen? Dan is het goed om te weten dat personeel meer kost dan alleen het brutoloon. Maar wat kost een werknemer eigenlijk? In dit…