Fout 1: Onkosten dubbel vergoeden
Veel werkgevers vergoeden bepaalde kosten onbewust dubbel en dat kost stiekem een hoop geld. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer een werknemer een vaste vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld voor maaltijden of representatiekosten, vervolgens ook een bonnetje declareert. Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen te hebben en ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van wat wel en niet wordt vergoed. Daarnaast moet je hier zelf ook scherp op zijn bij het verwerken en accorderen van declaraties.
Fout 2: Onterecht belastingvrij vergoeden
Soms wordt ten onrechte aangenomen dat verplichte cao-vergoedingen, zoals vergoedingen voor gereedschap of kleding, automatisch belastingvrij zijn. Dit is niet altijd het geval. Je dient hiervoor altijd het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst te volgen. Echter wordt dit handboek jaarlijks herzien en bevat het meer dan 500 pagina’s. Niet gek dus dat je niet altijd op de hoogte bent van de geldende regels.
Fout 3: Te weinig onderbouwing/specificatie van vaste vergoedingen
Het verstrekken van vaste vergoedingen is voor de meeste bedrijven vaak gemakkelijker dan het verwerken van losse declaraties. Echter ontbreekt het vaak aan een gedegen onderbouwing en specificatie van deze vaste vergoedingen. Dit kan leiden tot problemen bij belastingcontroles. Het is daarom van essentieel belang om duidelijke documentatie bij te houden en ervoor te zorgen dat de vergoedingen gerechtvaardigd zijn.
Fout 4: De regels omtrent (werk)kleding verkeerd toepassen
Kleding die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld en deels op de werkplek blijft, is meestal onbelast. Echter wordt de vergoeding voor kleding of het verstrekken van kleding door werkgevers bijna altijd (onbedoeld) beschouwd als belastbaar loon. Het is belangrijk om dit onderscheid goed te begrijpen en toe te passen om belastingproblemen te voorkomen.
Risico’s en gevolgen van fouten
Het verkeerd verstrekken of vergoeden van zaken heeft vooral gevolgen voor het belastbaar loon. Hogere belastbare inkomsten leiden tot hogere werkgeverslasten, aangezien werkgeverspremies afdragen op basis van het belastbaar loon. Daarnaast kost het corrigeren van fouten een hoop tijd.
Bovendien kan het ook gevolgen hebben voor de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer, wat kan resulteren in terugbetalingsverplichtingen. Dat wil je in het kader van goed werkgeverschap natuurlijk helemaal voorkomen. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt én de flinke prijsstijgingen wil je dat de basis – je salarisadministratie – gewoon goed geregeld is, zodat je personeel tevreden blijft.
