Categorieën

In samenwerking met
Belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen zijn waardevolle regelingen voor zowel werkgevers als werknemers. Werknemers kunnen hiermee bepaalde uitgaven dekken zonder hierover belasting te betalen. Werkgevers gebruiken deze regelingen om werknemers extra te motiveren en tevreden te houden. Helaas gaat het toepassen van de regels voor vergoedingen en verstrekkingen regelmatig fout, waardoor het toepassen juist nadelig uitpakt voor werkgevers én werknemers. In dit artikel bespreken we de 4 veelvoorkomende fouten inclusief de gevolgen én geven we advies hoe je ze kunt voorkomen.

Inhoudsopgave

Wil je niet voor verrassingen komen te staan door verborgen personeelskosten? Bereken met deze handige personeelskosten rekentool wat je personeel écht kost.

Fout 1: Onkosten dubbel vergoeden

Veel werkgevers vergoeden bepaalde kosten onbewust dubbel en dat kost stiekem een hoop geld. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer een werknemer een vaste vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld voor maaltijden of representatiekosten, vervolgens ook een bonnetje declareert. Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen te hebben en ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van wat wel en niet wordt vergoed. Daarnaast moet je hier zelf ook scherp op zijn bij het verwerken en accorderen van declaraties.

Fout 2: Onterecht belastingvrij vergoeden

Soms wordt ten onrechte aangenomen dat verplichte cao-vergoedingen, zoals vergoedingen voor gereedschap of kleding, automatisch belastingvrij zijn. Dit is niet altijd het geval. Je dient hiervoor altijd het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst te volgen. Echter wordt dit handboek jaarlijks herzien en bevat het meer dan 500 pagina’s. Niet gek dus dat je niet altijd op de hoogte bent van de geldende regels.

Fout 3: Te weinig onderbouwing/specificatie van vaste vergoedingen

Het verstrekken van vaste vergoedingen is voor de meeste bedrijven vaak gemakkelijker dan het verwerken van losse declaraties. Echter ontbreekt het vaak aan een gedegen onderbouwing en specificatie van deze vaste vergoedingen. Dit kan leiden tot problemen bij belastingcontroles. Het is daarom van essentieel belang om duidelijke documentatie bij te houden en ervoor te zorgen dat de vergoedingen gerechtvaardigd zijn.

Fout 4: De regels omtrent (werk)kleding verkeerd toepassen

Kleding die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld en deels op de werkplek blijft, is meestal onbelast. Echter wordt de vergoeding voor kleding of het verstrekken van kleding door werkgevers bijna altijd (onbedoeld) beschouwd als belastbaar loon. Het is belangrijk om dit onderscheid goed te begrijpen en toe te passen om belastingproblemen te voorkomen.

Risico’s en gevolgen van fouten

Het verkeerd verstrekken of vergoeden van zaken heeft vooral gevolgen voor het belastbaar loon. Hogere belastbare inkomsten leiden tot hogere werkgeverslasten, aangezien werkgeverspremies afdragen op basis van het belastbaar loon. Daarnaast kost het corrigeren van fouten een hoop tijd. 

Bovendien kan het ook gevolgen hebben voor de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer, wat kan resulteren in terugbetalingsverplichtingen. Dat wil je in het kader van goed werkgeverschap natuurlijk helemaal voorkomen. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt én de flinke prijsstijgingen wil je dat de basis – je salarisadministratie – gewoon goed geregeld is, zodat je personeel tevreden blijft.

Wil jij jouw personeelskosten nauwkeurig berekenen? 
Download hier de handige rekentool – inclusief instructie en tips – om alle personeelskosten op een rijtje te zetten. Na het invullen van het overzicht zie jij direct wat jouw personeel daadwerkelijk kost.
     

Picture of Nanda den Hartog

Nanda den Hartog

Als redactiecoördinator bij De Zaak zorg ik ervoor dat er dagelijks interessante artikelen voor ondernemers op onze website staan en ben ik de drijvende kracht achter het weekoverzicht. Dat ik zelf ondernemer ben geweest komt daarbij goed van pas. Door deze ervaring en mijn redactionele skills begrijp ik op welke informatie en tips ondernemers écht zitten te wachten.
Please

Please, partner van De Zaak

Ondernemer worden is een keuze. Maar voel je je ook thuis in de rol van werkgever? De bijkomende taken en verantwoordelijkheden staan misschien ver van je vak af. Alle personeelszaken zelf doen is dan ook nergens voor nodig. Please is dé werkgeverspartner voor het MKB die jou door de uitdagende wereld van werkgeven navigeert. Met uitzenden, payroll, salarisadministratie, interim HR professionals, digitale tools of een combinatie daarvan. Groei als werkgever én als ondernemer met een partner als Please. Samen vergroten we je werkgeverskracht, op de manier die past bij jou en je bedrijf.

Bekijk alle artikelen van Please>

Lees ook…
i.s.m.
Zodra je personeel aanneemt, ben je verplicht om een personeels- en salarisadministratie bij te houden. Veel ondernemers kiezen ervoor om het eigen…
Na een sterke stijging in 2023 is het minimumloon per 1 januari 2024 met 3,75 procent verhoogd. Tegelijk is de nieuwe wet voor het minimumuurloon…
i.s.m.
Weet jij precies wat jouw medewerkers écht kosten? Het berekenen van je all-in personeelskosten is namelijk niet zo eenvoudig. Er zijn een aantal…
Als ondernemer wil je goed voorbereid zijn op alles wat op je pad komt. Ook als gaat om de regels rondom ontslag. In dit artikel gaan we in op de…
De Wet uniformering loonbegrip (WUL) heeft gevolgen voor werkgevers en werknemers, bijvoorbeeld voor de bijtelling privégebruik auto, de…
i.s.m.
Heb je als ondernemer medewerkers in dienst? Dat betekent dat je een(salaris)administratie moet opzetten, iets wat veel ondernemers onderschatten. Denk…