Zorg voor een goed en volledig dossier
Zorg voor een goed en volledig dossierHoud regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken en leg deze vast in een dossier. Vooral als u een werknemer wilt ontslaan omdat hij niet goed functioneert, is dit belangrijk. Laat de verslagen door de werknemer ondertekenen voor akkoord en als hij dat weigert, in elk geval voor gezien. Hij kan dan later niet ontkennen van de kritiek op zijn functioneren op de hoogte te zijn geweest.
Beargumenteer uw motivatie
Elke aanvraag om een ontslagvergunning moet goed gemotiveerd zijn en ondersteund met bewijzen. Als het gaat om economische redenen, zal het dossier bijvoorbeeld de omzetcijfers van de afgelopen jaren, alsmede de verlies- en winstrekening en de balans moeten bevatten. Bij een ontslagaanvraag wegens langdurige ziekte moet worden onderbouwd dat er geen passend werk voor de werknemer is.
Coördineer de interne besluitvorming
Pleeg overleg met alle betrokkenen. Het mag niet zo zijn dat de werknemer door de directeur wordt ontslagen, terwijl de direct leidinggevende hiervan niet of op de hoogte is. Weeg beslissingen af aan de hand van de beschikbare gegevens.
Ga na of er wettelijke belemmeringen zijn
Als u een ontslagvergunning aanvraagt, mag er geen ontslagverbod gelden. Formeel vindt de opzegging plaats op de dag dat de aangevraagde ontslagvergunning is ontvangen van UWV Werkbedrijf. Ook op die dag mag er dus geen ontslagverbod gelden. Maar soms is al eerder duidelijk dat ontslag niet mogelijk is: bijvoorbeeld als een werkneemster zwanger is.
Kies voor ontslagvergunning of ontbinding
U kunt kiezen tussen een procedure bij UWV Werkbedrijf (aanvraag van een ontslagvergunning) of via de kantonrechter (ontbindingsverzoek). Soms is alleen de kantonrechter mogelijk, bijvoorbeeld als er een ontslagverbod geldt (al zal deze in zo’n geval niet snel bereid zijn tot ontbinding over te gaan).
Welke weg wordt gekozen, is deels een kwestie van persoonlijke voorkeur. De ontbindingsprocedure is misschien sneller, maar brengt het risico met zich mee dat een (forse) vergoeding kan worden opgelegd. Overigens is óók voor een ontbindingsprocedure een behoorlijk onderbouwd dossier nodig! Weliswaar biedt de mondelinge terechtzitting de mogelijkheid tot het geven van een nadere toelichting, maar ook de kantonrechter zal vragen naar concrete feiten.
Welke weg wordt gekozen, is deels een kwestie van persoonlijke voorkeur. De ontbindingsprocedure is misschien sneller, maar brengt het risico met zich mee dat een (forse) vergoeding kan worden opgelegd. Overigens is óók voor een ontbindingsprocedure een behoorlijk onderbouwd dossier nodig! Weliswaar biedt de mondelinge terechtzitting de mogelijkheid tot het geven van een nadere toelichting, maar ook de kantonrechter zal vragen naar concrete feiten.
Bereid het ontslaggesprek voor
Het is nooit makkelijk om een werknemer te vertellen dat het dienstverband met hem of haar zal worden beëindigd. Een goede voorbereiding op dit gesprek kan enigszins helpen.
-
Heeft u alle gegevens bij de hand? Zijn er verslagen van gehouden beoordelings- of functioneringsgesprekken? Als er in die gesprekken met werknemer al eerder is gesproken over de mogelijkheid van ontslag, kan dit een introductie zijn voor het slechte nieuws.
-
Op welke feiten wordt de ontslagaanvraag gebaseerd? Het is van groot belang dat u concrete zaken kunt noemen. Dat is nodig, wil een aanvraag om een ontslagvergunning kans van slagen hebben.
-
Kunt u de werknemer een afvloeiingsregeling aanbieden, of een aanvulling op een eventuele WW-uitkering? Als dat zo is, is het van groot belang tijdens het gesprek precies te weten hoe groot deze is.
-
Wilt u de werknemer tot de effectuering van het ontslag nog laten werken, of zet u hem op non-actief (met behoud van salaris vanzelfsprekend). Op non-actief stellen kan zinvol zijn, bijvoorbeeld als u vreest dat de werknemer een negatieve invloed op collega’s zal hebben.
Tip: Zodra de werknemer hoort dat u een ontslagvergunning gaat aanvragen, bestaat de kans dat hij zich ziek meldt. Om te voorkomen dat hij zich op deze manier aan de ontslagprocedure onttrekt, is het raadzaam de werknemer pas op de hoogte te brengen van de aanvraag voor een ontslagvergunning wanneer deze door UWV Werkbedrijf is ontvangen.
Aanvragen ontslagvergunning
Motiveer de ontslagaanvraag uitgebreid en voeg alle belangrijke stukken uit het dossier bij. Bevestig de werknemer schriftelijk dat de ontslagvergunning is aangevraagd. Stuur hem eventueel een kopie van de aanvraag toe. De werknemer zal in elk geval door UWV Werkbedrijf worden uitgenodigd om commentaar te leveren op de aanvraag.
Zeg formeel op als de ontslagvergunning ontvangen is
Formeel kan de dienstbetrekking pas worden opgezegd op de dag dat de ontslagvergunning ontvangen is. Als u al eerder heeft opgezegd (schriftelijk!), hoeft u dat niet nog eens te doen. De opzegtermijn begint echter pas te lopen vanaf de dag van ontvangst van de ontslagvergunning.
Hanteer de juiste opzegtermijn
De werkgever moet een opzegtermijn in acht nemen die afhankelijk is van de duur van de arbeidsovereenkomst op de dag van opzegging. Hierbij geldt het volgende schema:
| Duur van de arbeidsovereenkomst: | Opzegtermijn werkgever: |
| minder dan vijf jaar | één maand |
| tussen vijf en tien jaar | twee maanden |
| tussen tien en vijftien jaar | drie maanden |
| vijftien jaar of langer | vier maanden. |
Als UWV Werkbedrijf een ontslagvergunning heeft verleend, wordt de opzegtermijn met een maand verkort, maar er moet altijd ten minste een maand overblijven.
Let wel: sinds de Wet flexibiliteit en zekerheid in werking trad, is niet meer de leeftijd van de werknemer van belang, maar de duur van het contract, zoals hierboven beschreven. Voor werknemers die op 1 januari 1999 45 jaar of ouder waren én in dienst zijn bij dezelfde werkgever, geldt er echter een overgangsrecht. Voor hen blijft de oude opzegtermijn geldig, totdat zij volgens de huidige regeling aanspraak maken op een langere termijn. Als u dus een oudere werknemer wilt ontslaan, zult u deze twee opzegtermijnen moeten vergelijken.
Maak afspraken over het inleveren van materialen
Denk aan monsterkoffers, voorraden e.d., een personal computer, bedrijfsauto of lease-auto, eventuele creditcards, bedrijfskleding, toegangspasjes e.d.
Zorg voor een goede administratieve en financiële afwikkeling
De volgende zaken moeten in ieder geval geregeld worden:
-
uitbetaling van het loon, eventueel vakantiegeld, provisie, tantiëmes, andere vergoedingen, een eindejaarsuitkering naar rato etc.;
-
verrekening van voorschotten, leningen, studievergoedingen etc.;
-
schadeloosstelling of andere financiële regeling;
-
overhandigen van de eindafrekening aan werknemer;
-
er moet een getuigschrift gemaakt worden en aan de werknemer worden toegezonden of overhandigd;
-
als de werknemer daarom vraagt, moet de werkgever hem schriftelijk de reden van het ontslag mededelen;
-
de werknemer moet een verklaring krijgen waarin vermeld staat hoeveel vakantie/snipperdagen bij de eindafrekening zijn uitbetaald;
-
eventuele betalingen moeten worden gestopt (denk ook aan het opzeggen van eventuele abonnementen);
-
een collectieve verzekering moet worden ingelicht over het einde van het dienstverband;
-
het pensioenfonds moet worden ingelicht.
Zorg dat de werknemer u kwijting verleent
Het kan zinvol zijn de werknemer bij zijn vertrek een verklaring te laten tekenen, dat hij niets meer van de werkgever te vorderen heeft. Dit kan vanzelfsprekend pas gebeuren, als de eindafrekening heeft plaatsgevonden.
