Inhoudsopgave
Het belang van een goede administratie
Zoals gezegd, is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden voor jou ook van belang omdat het een schat aan informatie levert over je bedrijf. Als je je administratie goed bijhoudt, dan kun je eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kun je bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of je de huidige kostprijs van jouw product moet aanpassen enzovoorts. De ervaring leert dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om je administratieve zaken goed op orde te hebben.
Tip 1: Gebruik de juiste tools en bespaar
Je bespaart veel tijd en geld wanneer je een goede tool gebruikt voor je boekhouding. Tegenwoordig zijn er veel interessante online boekhoudpakketten die je helpen boekhouden.
Zo bespaar je bijvoorbeeld veel tijd met de btw-aangifte, waardoor deze wel leuker en makkelijker wordt. De software geeft je namelijk een kant-en-klaar btw-overzicht die eventueel ook nog automatisch kan indienen bij de Belastingdienst.
Tip 2: Houd rekening met de bewaartermijn
Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet je systematisch vastleggen in een administratie. Denk aan basisgegevens zoals:
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- het grootboek
- de in- en verkoopadministratie
- de voorraadadministratie
- de loonadministratie.
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar bewaren.
Tip 3: Bewaar alle zakelijke documenten
Alle gegevens die je voor je bedrijf elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van je bedrijfsadministratie en dien je te bewaren. Je moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, maar ook aan (digitale) agenda’s et cetera.
Tip 4: Maak duidelijke Btw-overzichten
Je administratie moet inzicht geven in hoeveel btw je moet betalen. Daartoe moet je de volgende informatie bijhouden: facturen die je uitschrijft en facturen die je moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als je ook handel drijft met het buitenland, dan zul je ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden. Een geautomatiseerde boekhouding kun je hierbij een hoop werk uit handen nemen.
Tip 5: Vraag hulp bij het inrichten van je administratie
Het opzetten van een administratie vraagt om enige boekhoudkundige kennis. Zonder deze voorkennis een administratie inrichten, raden we daarom af. Bij de inrichting wordt namelijk enkele elementen van de administratie vastgelegd die daarna moeilijk zijn terug te draaien.
BONUS Tip: Leer zelf de administratie bij te houden
Het bijhouden van de financiële administratie is routinewerk en redelijk snel aan te leren. Met een training die toegesneden is op je situatie leer je hoe je dit efficiënt en effectief doet. Hoe beter je je boekhouding op orde hebt, hoe groter de informatiewaarde voor jezelf. Daarnaast bespaar je op accountantskosten wanneer je een goede administratie aanlevert.
