Eerder werkte Erik de Jong bijvoorbeeld met een online boekhoudprogramma waarmee alle rekeningen konden worden ingescand. Ze gingen dan automatisch naar de boekhouding. Prima toch? ‘Maar het was niet overzichtelijk door een onhandige layout. Verder ging dat automatische doorsturen naar de boekhouding nog weleens mis, en dan ben je weer een tijdje bezig om het allemaal te herstellen. Nee, dat was de oplossing niet.’
Een jaar geleden stelde zijn boekhouder Davilex voor; hij had het zelf ook in gebruik genomen. Erik de Jong: ‘Daardoor kan hij meekijken, elke maand de boekhouding controleren en ons van advies voorzien als we vragen hebben of als hij iets opmerkt. We kunnen nu veel makkelijker sparren.’
Rapportages
Het grootste voordeel van online boekhouden met dit pakket vindt De Jong de rapportages die er standaard bijhoren. ‘Ik heb altijd inzicht in verschillende dossiers, banksaldi, kostenposten en bijvoorbeeld de winst- en verliesrekening. Als bepaalde kosten te hoog oplopen, kan ik meteen ingrijpen. Daardoor kunnen we besparen op de bedrijfsvoering.’
Zelf is Erik de Jong een paar uur per week bezig met de administratie, hij heeft ook een administratieve medewerker in dienst. Die is voornamelijk bezig met het inboeken van nieuwe klanten en leveranciers. ‘Als een klant al bekend is, is een nieuwe factuur inboeken een fluitje van een cent.’
Koppelingen
Het systeem voor de salarisadministratie is gekoppeld aan de online boekhouding, net als internetbankieren. Aan meer koppelingen heeft De Jong momenteel geen behoefte. ‘Het hele incassosysteem is nog apart, maar dat is niet erg. Het werkt allemaal prima zo.’
Handig vindt De Jong ook dat het programma veel automatisch kan corrigeren. ‘Als we per ongeluk iets inboeken onder 6 procent btw terwijl we 21 procent moeten rekenen, begint het programma vanzelf te piepen. Dat deden andere programma’s niet en daar zijn we weleens de boot mee ingegaan. Erg prettig.’
