Een vraag die bij veel ondernemers door het hoofd spookt. Want heb jij wel de juiste juridische documenten op orde? Welke documenten zijn er eigenlijk verplicht? En welke documenten zijn niet verplicht, maar wel onmisbaar? Wij zochten het uit en zetten de belangrijkste documenten voor je onder elkaar.

Uiteindelijk is het antwoord vrij simpel: Welke documenten voor jou relevant zijn hangt af van je specifieke situatie. Toch moet bijna iedere ondernemer deze onderstaande documenten wel op orde hebben.

Wil je snel weten welke documenten voor jou relevant zijn? Start de juridische documenten scan en ontvang een handig overzicht met jouw documenten.

Privacy documenten (verplicht)

Sinds 25 mei 2018 is het verplicht om aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Deze Europese wet heeft als doel om de persoonsgegevens van burgers beter te beschermen. Dat betekent dat jij als ondernemer alleen persoonsgegevens mag verzamelen wanneer dit ook rechtmatig is. Bovendien horen daar de onderstaande 3 documenten bij:

Privacy verklaring

Volgens de AVG ben je verplicht om over je privacy beleid te informeren (informatieplicht). Dit kan bijvoorbeeld middels een (online) privacy verklaring. In een privacy verklaring wordt minimaal vermeld om welke persoonsgegevens het gaat, welke wettelijke grondslag je hiervoor hebt en hoe lang deze bewaard worden.

Verwerkersovereenkomsten

Soms hebben externe partijen inzicht in de persoonsgegevens die jij verwerkt of heb jij inzicht in de persoonsgegevens van derden. Denk aan een boekhouder die inzicht heeft in de administratie van klanten, of een webhosting partij die persoonsgegevens opslaat op de server. Met deze partijen dien je een verwerkersovereenkomst aan te gaan.

Cookiemelding/ statement

Gebruik je cookies op je website waarmee je persoonsgegevens opvraagt? Dan moet je hiervoor toestemming vragen aan de bezoeker middels een cookiemelding, inclusief duidelijke opt-out mogelijkheid. Note: Het gaat hier niet om de noodzakelijke cookies die je website beter laten werken of statistische cookies waarmee je websitedata kan analyseren.

Arbeidsovereenkomsten (verplicht)

Of het nou om een tijdelijke uitzendkracht gaat, een stagiaire of een contract voor onbepaalde tijd. Zodra je personeel in dienst neemt is het wettelijk gezien verplicht om belangrijke afspraken vast te leggen in contract. Ondanks dat dit zowel mondeling als schriftelijk mag, is het aan te raden om de belangrijkste afspraken schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je veel toekomstige conflicten en onduidelijkheden.

Voorbeelden arbeidscontracten / overeenkomsten:

  • Onbepaalde tijd (vast contract)
  • Bepaalde tijd (tijdelijk contract)
  • Nulurencontract
  • Min-maxcontract
  • Freelancecontract
  • Stageovereenkomst

Aanvulling arbeidscontract voor Thuiswerken (handig)

Thuiswerken zorgt voor situaties die niet in een standaard arbeidscontract zijn opgenomen. Wanneer je werknemers op vaste basis thuiswerken, is het daarom verstandig om het arbeidscontract aan te vullen met nieuwe thuiswerk bepalingen. Maak via MijnZaak een thuiswerk aanvulling van het arbeidscontract.

Wat staat er in een aanvulling arbeidscontract voor thuiswerken?

  • Welke dagen de werknemer thuiswerkt;
  • Welke apparatuur beschikbaar wordt gesteld (laptop, beeldscherm e.d.);
  • Eventuele vergoeding voor de inrichting van de werkplek;
  • Toestemming van de werknemer tot betreding van de woning voor een inspectie;
  • Afspraak over controle en inspectie.

Algemene Voorwaarden (handig)

In de algemene voorwaarden worden alle voorwaarden vermeldt die gelden voor je producten of je dienst. Denk hier bijvoorbeeld aan de betaaltermijnen, garantievoorwaarden, waarvoor jij eventueel aansprakelijkheid bent en tot welk maximum bedrag. Belangrijk dat het moet hier wel gaan om redelijke bepalingen. (Lees: Alle feiten op een rij.)

In het Burgerlijk Wetboek is een zwarte lijst (artikel 6:236 BW) met bepalingen opgenomen van zaken die niet in de algemene voorwaarden vermeld mogen worden omdat deze geclassificeerd worden als “onredelijk”. Ook is er een zogenaamde grijze lijst (artikel 6:237 BW) met bepalingen, die op het randje van redelijkheid balanceren.

Wat mag WEL in algemene voorwaarden staan:

  • Betaaltermijnen
  • Garantievoorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden
  • Overmacht
  • Aansprakelijkheid
  • Beëindiging van de overeenkomst
  • Klachtenprocedure

Wat mag NIET in de algemene voorwaarden staan:

In de algemene voorwaarden mag je geen onredelijke bepalingen opnemen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Eenzijdige beslissingen over prijsverhoging, waarbij de tegenpartij de overeenkomst niet kan ontbinden
  • Bevoegdheid beperken of uitsluiten van de ontbinding van de overeenkomst
  • De verjarings- of vervaltermijn van de factuur verkorten naar minder dan één jaar
  • Stilzwijgende verlengingen van meer dan één maand

Wil je snel weten welke documenten nog meer relevant zijn? Start de online juridische documenten scan en ontvang een handig overzicht met de benodigde documenten voor je huidige situatie.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter