Inhoudsopgave
Tip 1: Goede voorbereiding
Op tijd beginnen met een strakke planning en een zomerrooster inplannen is essentieel. Zorg ervoor dat je ruim op tijd start met voorbereidingen op de zomerperiode.
De eerste aanvragen voor vakantieverlof druppelden waarschijnlijk al meer dan een half jaar eerder binnen. Op dat moment kun je beter al enige duidelijkheid hebben over de verwachte drukte in de zomerperiode en de minimale bezetting die je nodig hebt om de bedrijfsactiviteiten soepel en professioneel uit te voeren.
Tip 2: Duidelijk communiceren
Communiceer de planning duidelijk naar je personeel. Dit is extra belangrijk als je in een vroeg stadium weet dat niet al je werknemers die vastzitten aan de schoolvakanties tegelijkertijd op zomervakantie kunnen. Met tijdige en duidelijke communicatie voorkom je teleurstelling en onvrede onder collega’s.
Ook stimuleer je hiermee dat je werknemers met elkaar om de tafel gaan om samen te bedenken hoe ze tot een oplossing kunnen komen.
Tip 3: Stel prioriteiten
Niet alle taken zijn even belangrijk. Bepaal welke taken en projecten urgent zijn en voorrang hebben in je onderneming. Zaken die minder belangrijk zijn, kunnen misschien best een paar weken wachten.
Plan de online marketing vooruit. Je marketingmensen kunnen voor de vakantie de content maken.
Leg de focus dus op essentiële werkzaamheden en zorg dat de belangrijkste bedrijfsactiviteiten soepel doorgaan.
Tip 4: Delegeer verantwoordelijkheden
Wie gaat het werk overnemen van iemand die op vakantie gaat? Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan gekwalificeerde werknemers.
Zorg dat iedereen op tijd weet wat de verantwoordelijkheden zijn in de vakantieperiode en wie ze kunnen benaderen voor vragen of problemen. Zo voorkom je stress.
Tip 5: Zet crosstraining in
Zie de zomermaanden ook als een mooie kans om nieuwe dingen te proberen en je bedrijf te optimaliseren. Welke uitdagingen komen er de komende tijd op je af? Hoe kun je je medewerkers ondersteunen in hun werk en laten groeien?
Moedig bijvoorbeeld crosstraining aan. Train je werknemers van tevoren in elkaars taken, zodat belangrijke werkzaamheden niet blijven liggen als de verantwoordelijke op vakantie is. Zo vergroot je de flexibiliteit en creativiteit binnen je organisatie en kun je ook op andere momenten afwezigheid beter opvangen. Bijvoorbeeld als iemand langdurig uitvalt.
Tip 6: Maak gebruik van tijdelijke krachten
Krijg je de planning intern toch niet helemaal rond in de vakantieperiode? Is het bijvoorbeeld onvermijdelijk dat veel werknemers in dezelfde weken op vakantie gaan en wil je de goede vrede bewaren door geen aanvragen te weigeren? Overweeg dan tijdelijke krachten die op zoek zijn naar een vakantiebaan om het gat te vullen – als dat mogelijk is voor specifieke werkzaamheden. In dit artikel leggen we uit waarmee je rekening moet houden bij tijdelijke contracten.
Tip 7: Automatiseer waar mogelijk
De verminderde bezetting biedt een uitgelezen kans om te werken aan een efficiëntere bedrijfsvoering. Gebruik deze rustige periode om te checken of je bepaalde taken kunt automatiseren. Of misschien bestaan er (nieuwe) technologische oplossingen waarmee je de efficiëntie verbetert. Zo kun je in de toekomst de werklast verminderen en ben je weerbaarder voor een verminderde personeelsbezetting.
Tip 8: Moedig je werknemers aan
Probeer de vakantieperiode en de verminderde bezetting niet alleen als lastig te ervaren. Denk ook aan ontspanning.
Moedig je werknemers aan om tijdig vakantiedagen op te nemen en te genieten van een welverdiende vakantie. Druk ze op het hart dat ze zich geen zorgen hoeven te maken over lopende projecten of onopgeloste zaken. Dat vang je namelijk op met een goede overdracht.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Tip 9: Waardeer de thuisblijvers
Vergeet ook niet waardering te tonen voor je werknemers die niet op vakantie gaan in de drukke periode en de motor laten draaien. Neem eens de tijd om met hen te praten en te luisteren naar hun wensen en plannen.
Zo blijft je personeel gemotiveerd. In drukke en minder drukke periodes.
Tip 10: Evaluatie en feedback
Na de vakantieperiode is het tijd voor evaluatie en feedback. Hoe verliep de zomerperiode? Is het verlof van je werknemers goed opgevangen?
Bespreek dit met je werknemers, identificeer eventuele knelpunten en zoek naar manieren om dit in de toekomst te verbeteren.
