Na het overlijden van een werknemer

Door redactie De Zaak

Als een werknemer overlijdt, moet er een aantal zaken direct of vrijwel direct geregeld worden. Op een moment dus, dat je hoofd daar misschien niet erg naar staat. Deze checklist is een hulpmiddel om te zorgen dat er geen belangrijke dingen worden vergeten. Ook vind je in dit artikel een voorbeeld van een rouwadvertentie.

Beperk de financiële impact van verzuim in jouw organisatie met een verzuimverzekering. Krijg ondersteuning bij verzuimbegeleiding en re-integratie. Bereken je premie in 3 simpele stappen.

Informeer collega’s en externe relaties

De naaste collega’s kunnen het beste mondeling worden geïnformeerd door de afdelingschef of directeur. In grotere bedrijven kan aan de rest van het personeel een mededeling worden rondgezonden, met daarbij eventueel een kopie van de rouwcirculaire. Vermeld in elk geval bijzonderheden, bijvoorbeeld als er verzocht wordt geen bloemen te zenden. Zorg er ook voor dat klanten en andere relaties waarmee intensief contact is geweest, tijdig voor de begrafenis of crematie worden ingelicht.

Stuur een condoléancebrief aan nabestaanden

Uiteraard is ook persoonlijk contact mogelijk, afhankelijk van de contacten die er waren
en van de relatie die je met de werknemer en zijn gezin had.

Plaats een rouwadvertentie (zie voorbeeld hieronder)

Denk naast regionale of landelijke dagbladen ook aan het eigen personeelsblad. Eventueel kan ook een klein artikeltje geplaatst worden in een specifiek vakblad. Als er één advertentie wordt geplaatst, onderteken dan ook namens het personeel.

Bestel bloemen of een krans

Let op of er in de circulaire niet wordt opgemerkt dat bloemen niet gewenst zijn. Overleg of bloemen namens directie en medewerkers worden verzonden, of dat afzonderlijk bloemen door (naaste) collega’s worden gegeven.

Wie gaat er naar de begrafenis/crematie?

Houd er rekening mee dat bepaalde afdelingen op de dag van de begrafenis niet of nauwelijks bezet zullen zijn. Regel bijvoorbeeld telefoonopvang door andere afdelingen of een automatische beantwoorder. Als het bedrijf gesloten is, kan dat vermeld worden in de rouwadvertentie. Inventariseer (ook bij de collega’s) wie er eventueel wil spreken. Overleg in de eerste plaats met de nabestaanden. Vraag hen uitdrukkelijk of men het op prijs stelt als er namens het bedrijf gesproken wordt.

Schakel zonodig een vervangende arbeidskracht in

Of regel dat de taken van de werknemer tijdelijk worden onderverdeeld onder collega’s.

Meld het overlijden van de medewerker

Ongevallen op het werk moet je direct melden bij de inspectie SZW.

Na de begrafenis of crematie

Retourneer eigendommen van de werknemer aan zijn/haar nabestaanden en maak afspraken over het retourneren van zaken die eigendom zijn van het bedrijf. Informeer de nabestaanden ook over de financiële afwikkeling.

Digitale nalatenschap

Hoe ga je om met de eventuele digitale nalatenschap van de overleden werknemer, bijvoorbeeld zijn of haar e-mails?

Model overlijdensadvertentie (oud)medewerker

Met ontsteltenis namen wij kennis van het onverwachte overlijden van onze gewaardeerde medewerk(st)er

………………………….. (naam)
op …………….. (datum).

De heer/mevrouw …….. (naam) heeft sedert (vele jaren) zijn/haar beste krachten aan ons bedrijf gegeven. Wij verliezen in hem/haar bovendien een zeer plezierige collega.

Wij wensen zijn/haar gezin veel sterkte toe bij het dragen van dit grote verlies.

Directie en medewerkers
……………. (naam bedrijf)

Eventueel: in verband met de uitvaartplechtigheid zal ons bedrijf/onze afdeling …… op ….. (datum) gesloten zijn.

Krijg grip op verzuim met een verzuimverzekering die risico’s beheert en expertondersteuning biedt voor een vlotte re-integratie. Bereken je premie in 3 simpele stappen.

Bescherm je tegen verzuimrisico’s!

Verzuim brengt diverse (financiële) risico’s met zich mee, zoals loondoorbetaling en re-integratiekosten. Met een verzuimverzekering bescherm je jezelf tegen deze risico’s en krijg je ondersteuning bij verzuimbegeleiding.