Wat is een Verklaring geen privégebruik auto?
Een Verklaring geen privégebruik is een schriftelijk document waarin een werknemer aangeeft dat hij minder dan 500 kilometer per jaar in de auto van de zaak rijdt. Vanaf het moment dat je werknemer de ingevulde en getekende verklaring heeft ingeleverd, hoef je als werkgever geen bijtelling meer in te houden.
Minder dan 500 km per jaar: geen bijtelling
Als je werknemer een auto van de zaak krijgt, moet jij het privévoordeel daarvan bij het salaris optellen. Dit noemen we de bijtelling.
Voorwaarden Verklaring geen privégebruik auto
Bij een verklaring geen privégebruik mag je als werkgever de bijtelling dus stopzetten, maar daaraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden.
- Een verklaring geen privégebruik geldt niet als bewijs. Bij controle moet je werknemer alsnog aantonen dat de grens van 500 kilometer niet is overschreden. Hierover later in dit artikel meer.
- Je mag geen rekening houden met een verklaring geen privégebruik als je weet dat jouw werknemer in een jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijdt. Als je weet dat de verklaring geen privégebruik auto ten onrechte is afgegeven, krijg je een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
- De verklaring is voor onbepaalde tijd, maar moet wel worden herzien zodra de omstandigheden wijzigen.
- Jouw werknemer kan geen verklaring aanvragen als je al een collectieve afspraak hebt gemaakt met de fiscus over het privégebruik van auto’s door jouw personeel.
- Heb je medewerker in hetzelfde kalenderjaar twee werkgevers en bij beide een auto van de zaak? Dan tellen de privékilometers gereden bij de eerste werkgever niet mee voor de privékilometers van de tweede werkgever.
Controle? Dan heb je bewijs nodig
Ondanks de verklaring geen privégebruik auto, moet je werknemer tijdens of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden. Dit is belangrijk, want de fiscus controleert daar scherp op.
De beste manier om dit aan te tonen, is met een rittenregistratie. Naast rittenregistraties is de agenda van je medewerker belangrijk bewijs en verder alles dat laat zien waar iemand op een bepaald moment met de auto was. Denk aan tankbonnen, garagenota’s, parkeerbonnen en werkroosters, vakantieoverzichten en ziekte- en verlofstaten.
Bewaar daarom alles rondom je auto en autokosten zorgvuldig, want de Belastingdienst kan er altijd naar vragen. Er zijn verschillende manieren om de bovenstaande zaken een stuk makkelijker te maken. Een voorbeeld hiervan is een tankpas. Hierbij staan alle ritten op 1 factuur, gemakkelijk de btw terug vragen, gratis parkeren en velen andere voordelen.
Een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen
Jouw werknemer stuurt de aanvraag ingevuld en ondertekend op, waarna hij de uiteindelijke verklaring ontvangt. Je krijgt vervolgens een kopie voor de administratie.
Bijtelling niet direct stopzetten
Zet de bijtelling niet direct stop als jouw werknemer aangeeft een Verklaring geen privégebruik te hebben aangevraagd. Alleen een verzoek is namelijk niet voldoende. Pas als je een kopie van de verklaring geen privégebruik hebt ontvangen, kan de bijtelling worden stopgezet. Als je het toch eerder doet, loop je het risico dat de Belastingdienst met naheffingen komt.
Zodra je de kopie van de Verklaring geen privégebruik in bezit heeft, zet je de bijtelling stop vanaf het eerstvolgende tijdvak waarover je het loon moet berekenen. Je mag niet corrigeren voor loontijdvakken waarover jouw werknemer al loon heeft ontvangen.
Als je weet dat je werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag je geen rekening houden met de verklaring. Ofwel: zet de bijtelling dan niet stop.
Hoe werkt het met een bestelauto?
Voor een bestelauto mag je werknemer in de navolgende situaties geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen:
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij een (collectieve) afspraak met de fiscus hebt gemaakt over het privégebruik.
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij privégebruik verbiedt.
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij eindheffing toepast, omdat twee of meer werknemers deze auto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken.
Praktijkvoorbeelden Verklaring geen privégebruik auto
Voorbeeld 1. Je hebt aan je werknemer een auto ter beschikking gesteld. Op 23 mei heb aan je werknemer het loon over mei betaald. Bij de loonberekening heb je rekening gehouden met privégebruik auto. Op 25 mei geeft jouw werknemer je een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto. Door deze verklaring moet jij de bijtelling voor privégebruik auto vanaf juni achterwege laten. Je mag de loonberekening voor januari tot en met mei niet corrigeren. Oftewel: het kan niet met terugwerkende kracht.
Voorbeeld 2. Jouw werknemer beschikt van januari tot en met mei over een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Je werknemer rijdt in deze periode met de auto 1000 kilometer privé. De bijtelling is op kalenderjaarbasis 25 procent van € 24.000 = € 6.000. Bij een loontijdvak van een maand tel je € 500 per maand bij het loon. Op 1 juni krijgt deze werknemer een andere auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Je werknemer geeft je voor deze auto een Verklaring geen privégebruik auto. Omdat je weet dat hij van januari tot en met mei al 1000 kilometer privé heeft gereden, mag je geen rekening houden met de verklaring. Vanaf 1 juni moet jij daarom per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625.
Door de Verklaring geen privégebruik auto krijg je geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat jouw werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd, bijvoorbeeld omdat hij toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden. In zo’n geval legt de fiscus een naheffingsaanslag op aan je werknemer voor de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de al verstreken loontijdvakken. Je bent niet verplicht om de nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw aan je werknemer te vergoeden. De naheffingsaanslag kan worden verhoogd met heffingsrente en een boete. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.
Voorbeeld 3. Je werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Je hebt van hem een Verklaring geen privégebruik auto gekregen. In september vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer gaat rijden. Het loontijdvak is een maand. Op basis van deze gegevens legt de fiscus je werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/ premie volksverzekeringen op voor privégebruik over januari tot en met september. De bijtelling is 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500. De aanslag kan worden verhoogd met een boete. Bovendien kunnen er heffingsrentes worden berekend als de aanslag in een volgend kalenderjaar opgelegd wordt. Eventueel wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nageheven. De nageheven bijdrage hoef jij niet aan je werknemer te vergoeden.
Vanaf 1 oktober moet je maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 24.000 = € 500. Op de bijtelling moet je loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Zorg dat je op de hoogte bent van de regels
Een Verklaring geen privégebruik auto kan financiële voordelen opleveren als je werknemer aan de voorwaarden voldoet. Zorg ervoor dat je alle ritten zorgvuldig registreert, zodat je bij controle het bewijs kunt leveren. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels en consequenties, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en boetes of naheffingsaanslagen vermijdt.
