Kassabonnen zijn soms na korte tijd al nauwelijks meer leesbaar. Dat is lastig als u ze wilt bewaren voor uw administratie. Wat kunt u doen om geen problemen te krijgen met de fiscus?

Kassabon wordt onleesbaar

Veel winkels gebruiken thermische printers. Deze maken weliswaar minder lawaai, maar produceren ook kassabonnen van slechtere kwaliteit die door licht en warmte langzaam vervagen.

Dat is lastig als u ze wilt bewaren in uw administratie en het kan ook problemen opleveren bij controle door de Belastingdienst. Want u moet de kassabon laten zien om te bewijzen dat u daadwerkelijk iets heeft aangeschaft of kosten hebt gemaakt voor uw onderneming.

Bewijslast blijft

Ook als de kassabon buiten uw schuld om onleesbaar is geworden, vervalt de bewijslast niet. Dat kost geld, want de belastinginspecteur zal de uitgaven dan als een privé-onttrekking beschouwen.

Maak een kopie

Om dit risico niet te lopen is het advies: Maak zo snel mogelijk een kopie of een scan van de kassabon en bewaar deze in uw administratie.

Bewaar origineel wel

Maar gooi het origineel niet weg! Alleen deze geldt namelijk als bewijs. De kopie of scan gebruikt u pas als de kassabon niet meer leesbaar is. U kunt daarmee dan aantonen dat er een origineel was en welke kosten daarop stonden.

Zeven jaar bewaren

Hoe lang moet u de kassabon bewaren? Vijf jaar, zult u zeggen, want verder kijkt de Belastingdienst niet terug bij een controle. Maar daarmee bent u er niet.

Kassabonnen zijn onderdeel van uw administratie, waarvoor de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar geldt. Die termijn begint pas te lopen als de bon geen ‘actuele waarde’ meer heeft, en in dit geval is dat als het boekjaar afgelopen is.

Voor de winkelier zelf

Winkeliers moesten hun papieren kassabonnen en kassarollen altijd verplicht 7 jaar lang bewaren. De Belastingdienst vindt het echter ook goed als u alleen de digitale gegevens bewaart.

Meer hierover in Digitale versie kassabon volstaat »

Cursus: Koop of verkoop een bedrijf succesvol
Ben je betrokken bij de koop of verkoop van een bedrijf? Volg de cursus Actief in Overnames. Ontvang tips en maak de beste deal. Zorg dat jouw overname een succes wordt.
Nieuw personeel werven?
Talent is schaarser dan ooit, het aanbod in vacatures verschuift en werving en selectie vindt steeds vaker op afstand plaats. Lees deze 5 redenen waarom werkgevers waardevolle kandidaten verliezen tijdens het recruitmentproces én tips hoe je dit kunt voorkomen.
Lees ook…
Als ondernemer is het belangrijk om inzichtelijk te hebben wat er binnenkomt en uitgaat. Zo weet je of je het zakelijk goed doet. Belangrijk, want als…
De boekhouding is een van de dingen die als beginnend ondernemer op je pad komen. Want of je nu zzp’er bent of gaat ondernemen binnen een nv, bv of…
Blijven ontwikkelen en leren is niet weg te denken uit deze tijd. De wereld ontwikkelt zich razendsnel en verandert continu. Des te belangrijker is het…