Wat is kort verzuim?
We spreken van kortdurend verzuim bij een ziekmelding van minder dan een week. Verzuim dat langer dan een week en korter dan 6 weken duurt, wordt middellang verzuim genoemd. Duurt het nog langer? Dan spreken we van langdurig verzuim.
Hoe lang het verzuim ook duurt – je bent als werkgever verplicht een zieke werknemer door te betalen. Daar bovenop komen eventuele extra kosten voor vervanging of het inschakelen van een bedrijfsarts. Gemiddeld kost een zieke medewerker een bedrijf tussen € 200 en € 400,- per dag. Het exacte bedrag is afhankelijk van het salaris, de bijkomende kosten en de duur van het verzuim.
Waarom kort verzuim aanpakken?
Allereerst omdat elke verzuimdag je bedrijf geld kost. Daarnaast zorgt verzuim voor een hogere werkdruk bij de rest van je medewerkers. Zeker als het frequent voorkomt. Deze hoge werkdruk leidt bij andere medewerkers mogelijk tot stress en ontevredenheid en dat kan weer kan leiden tot meer verzuim en nog meer kosten voor jou als werkgever.
Als een medewerker zich vaak kort ziek meldt, is er vaak meer aan de hand. Volgens onderzoek is er bij ongeveer 50 procent van de medewerkers die zich jaarlijks vier keer of meer kort ziek melden, uiteindelijk sprake van langdurig verzuim. Wil je dit voorkomen, dan moet je kort verzuim in je bedrijf aanpakken.
Kort verzuim beperken: 8 praktische tips
Wil je kort verzuim zoveel mogelijk beperken onder je werknemers of voorkomen dat er lang verzuim uit voortkomt? Dan is het zaak om te zorgen dat je werknemers zo min mogelijk stress ervaren, zo gezond mogelijk leven en met plezier werken. Er zijn verschillende dingen die je kunt doen als werkgever om dit te stimuleren.
1. Investeer in een gezonde werkomgeving
Een gezonde werkomgeving vormt de basis voor vitale medewerkers. Begin met het creëren van ergonomische werkplekken die comfortabel en efficiënt werken bevorderen. Zorg daarnaast voor voldoende natuurlijk licht. Dit verhoogt de stemming en productiviteit van medewerkers.
Goede ventilatie is essentieel voor een gezond binnenklimaat en helpt bij het voorkomen van ziektes. Vergeet ook niet om een ruimte in te richten voor ontspanning en sociale interactie om een goede sfeer in je bedrijf te bevorderen. Bekijk hier meer tips voor het zo optimaal mogelijk inrichten van het kantoor.
Tip: Vergeet ook gezonde voeding niet. Wordt er op kantoor geluncht? Zorg dan dat er gezonde keuzes zijn en overweeg om dagelijks vers fruit aan te bieden.
2. Stimuleer een actieve levensstijl
Beweging is essentieel voor een goede gezondheid en kan kort verzuim aanzienlijk verminderen. Moedig je medewerkers daarom aan om actief te zijn. Organiseer bijvoorbeeld regelmatig lunchwandelingen, bied sta-bureaus aan als alternatief voor traditionele werkplekken om langdurig zitten tegen te gaan.
Het oprichten van een bedrijfssportteam bevordert niet alleen de fysieke gezondheid, maar versterkt ook de teamspirit. Ook het aanbieden van een sportschoolabonnement met korting is een goede manier om een actieve levensstijl te stimuleren. Overweeg daarnaast een fiets van de zaak-regeling in te voeren. Zo draag je niet alleen bij aan de gezondheid van je medewerkers, maar ook aan het milieu.
3. Implementeer een effectief stressmanagementprogramma
Stress is een veelvoorkomende oorzaak van kort verzuim. Het is belangrijk om dit tijdig te signaleren en aan te pakken, want psychisch verzuim en een burn-out liggen op de loer. Help je medewerkers beter om te gaan met stress door een stressmanagementprogramma te implementeren.
Bied bijvoorbeeld mindfulness- of meditatieworkshops aan, waarbij medewerkers technieken leren om rustig en gefocust te blijven. Of organiseer time management-trainingen om werknemers te helpen hun taken efficiënter te plannen en uit te voeren. Een vertrouwenspersoon of bedrijfsmaatschappelijk werker aanstellen bij wie medewerkers terecht kunnen met persoonlijke of werkgerelateerde problemen is ook een goed idee. Heb je tien werknemers of meer? Dan is dit zelfs wettelijk verplicht.
4. Creëer een open communicatiecultuur
Een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om problemen te bespreken, kan veel verzuim voorkomen. Stimuleer open gesprekken over hoge werkdruk en persoonlijke uitdagingen door hier actief ruimte voor te maken in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Train leidinggevenden in effectieve communicatie en empathisch leiderschap, zodat zij signalen van overbelasting of onvrede tijdig kunnen oppikken en adequaat kunnen reageren. Organiseer regelmatig meetings waar medewerkers hun zorgen kunnen delen en gezamenlijk naar oplossingen kunnen zoeken. Door een sfeer van vertrouwen en openheid te creëren, kunnen potentiële problemen vaak worden aangepakt voordat ze leiden tot verzuim.
5. Bied flexibele werkomstandigheden
Flexibiliteit kan medewerkers helpen bij een betere balans tussen werk en privé, wat stress vermindert en kort verzuim kan voorkomen. Bovendien toon je hiermee vertrouwen in je medewerkers, wat ze een goed gevoel geeft.
Introduceer waar mogelijk flexibele werktijden, zodat medewerkers hun werkuren kunnen afstemmen op hun persoonlijke situatie. Sta af en toe thuiswerken toe voor functies die zich hiervoor lenen. Dit kan niet alleen stress verminderen, maar zelfs de productiviteit verhogen. Overweeg ook om parttime functies of gecomprimeerde werkweken aan te bieden, waardoor medewerkers de mogelijkheid krijgen minder te werken.
Whitepaper Controle Belastingdienst
6. Implementeer een duidelijk verzuimbeleid
Een helder verzuimbeleid zorgt voor duidelijkheid en kan onnodig verzuim ontmoedigen. Maak duidelijke afspraken over het ziek melden en de terugkeer naar werk, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Houd je hierbij aan de officiële richtlijnen voor werkgevers en werknemers bij ziekteverzuim.
Voer verzuimgesprekken bij kort frequent verzuim om de onderliggende oorzaken te achterhalen en samen naar oplossingen te zoeken. Bied ondersteuning bij terugkeer na ziekte, bijvoorbeeld door een geleidelijke opbouw van werkuren of taken tijdens de re-integratie.
Bedrijfsarts inschakelen
Uiteraard kun je dit doen in samenwerking met de arbodienst of arbo-arts waarmee je een overeenkomst hebt. Heb je dit niet, regel het dan snel. Een samenwerking met een arbo-arts of arbodienst is niet alleen verstandig, maar ook verplicht voor werkgevers.
En onthoud: een goed verzuimbeleid is niet bedoeld om medewerkers te controleren, maar om hen te ondersteunen en een gezonde werkcultuur te bevorderen.
7. Stimuleer betrokkenheid
Zorg ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen bij het bedrijf. Want betrokken werknemers, zijn vaak tevreden werknemers en dit verkleint de kans op verzuim. Dit doe je onder andere door ze te betrekken bij beslissingen, ze op de hoogte te houden van waar het bedrijf mee bezig is en wat de plannen voor de toekomst zijn, hun input te waarderen en mogelijkheden te bieden voor professionele ontwikkeling.
Vergeet ook niet regelmatig een teamuitje te organiseren en vier samen successen. Dit soort momenten is perfect voor teambuilding waardoor werknemers zich betrokken voelen bij het bedrijf en team.
8. Houd een vinger aan de pols
Blijf kort verzuim monitoren en analyseer de gegevens. Zo kun je patronen herkennen en tijdig ingrijpen. Maak eventueel gebruik van software of tools die je helpen om verzuimcijfers bij te houden en te analyseren.
Als een medewerker zich regelmatig ziek meldt, ga dan het gesprek met hem of haar aan. Probeer te achterhalen of er meer aan de hand is dan een terugkerend griepje. Zit de medewerker nog wel op de juiste plek binnen jouw bedrijf? Is de sfeer binnen jouw bedrijf wel oké? Is er misschien sprake van psychische klachten of zelfs een burn-out? Of heeft de medewerker (privé)problemen waar je hem of haar misschien mee kunt helpen?
Conclusie
Kort verzuim kan een grote impact hebben op je bedrijf, maar met de juiste aanpak kun je dit effectief verminderen. Begin vandaag nog met het implementeren van deze tips en je zult zien dat het aantal verzuimgevallen afneemt en je werknemers met meer plezier werken.
