Sollicitatiegesprek voorbereiden
Zorg voor een rustige en professionele omgeving
- Zorg voor een rustige ruimte om het gesprek te voeren. Vindt het gesprek online plaats? Zorg dan voor een professionele, maar toegankelijke achtergrond.
- Zorg dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt.
Stel het juiste type vragen aan sollicitanten
Bereid een aantal vragen voor. Tip: stel zoveel mogelijk open vragen. Dit geeft je een beter beeld van de kandidaat. Begin hiermee aan het begin van het gesprek, wanneer de kandidaat nog geen idee heeft wat de ‘gewenste’ antwoorden zijn.
Stel criteria voor het beoordelen van kandidaten
- Bedenk van tevoren de criteria waarop je kandidaten wilt beoordelen en noteer deze. Geef elke kandidaat een score op deze punten.
- Bij online sollicitatiegesprekken: test van tevoren de technologie en vraag de kandidaat hetzelfde te doen.
Het sollicitatiegesprek voeren
De kandidaat op zijn gemak stellen
- Bedank de kandidaat voor zijn aanwezigheid.
- Stel hem op zijn gemak met een ijsbreker als: ‘Heb je het makkelijk kunnen vinden?’
Duidelijkheid scheppen over rollen en verwachtingen
- Stel jezelf en eventuele gespreksdeelnemers voor en leg kort hun rol uit.
- Begin met een paar algemene vragen.
Eerste deel van het gesprek: onderzoeksfase
Achtergrond en ervaring van de kandidaat bespreken
In dit gedeelte wil je vooral de achtergrond van de kandidaat leren kennen. Denk aan:
- Opleiding en kennis.
- Werkervaring (inhoudelijk, samenwerken, zelfstandig werken).
- Motivatie (waarom solliciteert hij bij jouw bedrijf en wat verwacht hij van een potentiële werkgever?).
- Andere relevante vaardigheden (zoals talenkennis of IT-vaardigheden).
Sociale vaardigheden en teamdynamiek beoordelen
Je kunt ook specifiek ingaan op:
- Functie-eisen en ervaring die van belang zijn voor de baan.
- Sociale en communicatieve vaardigheden.
- Of de kandidaat past binnen het team en de afdeling.
Diversiteit en inclusie in het sollicitatieproces
Houd bij het gesprek rekening met diversiteit en inclusie. Stel vragen op een manier die ruimte biedt aan uiteenlopende achtergronden en ervaringen.
Tweede deel van het gesprek: informatiefase
De sollicitatieprocedure uitleggen
Vertel in deze fase meer over de organisatie en de functie:
Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit? (Termijnen, aantal gesprekken, mogelijke assessments of tests).
Flexibel en hybride werken bespreken
- Informatie over het bedrijf, de functie, de afdeling, en de collega’s.
- Wie de leidinggevende is.
- Bespreek eventuele mogelijkheden tot flexibel of hybride werken.
Tip: deel deze informatie pas in het tweede deel van het gesprek. Zo voorkom je dat de kandidaat zijn antwoorden aanpast aan wat hij net van je gehoord heeft. Dit helpt je om een eerlijker beeld te krijgen van zijn geschiktheid.
Organisatiestructuur en afdelingsinformatie delen
Leg uit hoe de organisatie is gestructureerd en welke rol de afdeling speelt in het grotere geheel.
Toekomstplannen en ambities van de kandidaat
Lange termijn verwachtingen en groeimogelijkheden
- Wat zijn zijn ambities?
- Verwacht je dat hij langere tijd bij je blijft?
- Passen zijn groeimogelijkheden bij wat jij kunt bieden?
Werk-privébalans en persoonlijke ambities
Vraag naar zijn verwachtingen op het gebied van werk-privébalans en hoe hij dit zou willen vormgeven.
Geef de kandidaat de ruimte om zelf ook vragen te stellen. Vermijd in deze fase het bespreken van arbeidsvoorwaarden zoals salaris of extra’s. Je kunt kort benoemen hoe deze zaken doorgaans geregeld zijn, maar laat het daarbij.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Het sollicitatiegesprek afsluiten
Vervolgstappen en praktische afspraken maken
- Maak duidelijke afspraken over de vervolgstappen.
- Laat weten of reiskosten of eventuele online hulpmiddelen worden vergoed.
Referenties en gegevens volgens AVG-wetgeving verwerken
- Vraag om toestemming om referenties te checken.
- Informeer naar een mogelijke opzegtermijn.
- Bedank de kandidaat voor het gesprek.
Privacy en AVG: vraag expliciet toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens en houd rekening met de AVG-wetgeving. Dit geldt ook bij het checken van referenties.
Na afloop van het eerste sollicitatiegesprek
Na afloop van het gesprek is het belangrijk om snel je aantekeningen uit te werken. Noteer niet alleen het zakelijk deel, maar ook persoonlijke indrukken zoals sterke en zwakke punten. Zo kun je de kandidaten later beter vergelijken. Gebruik digitale tools om deze informatie veilig en efficiënt vast te leggen.
