Inhoudsopgave
Voor wie geldt de belastingvrije kilometervergoeding?
Als werkgever mag je de reiskosten van je personeel belastingvrij vergoeden tot een bepaald bedrag per kilometer: met ingang van 1 april 2023 is dat € 0,21. En in 2024 € 0,23. Als zzp’er mag je zakelijke kilometers ook voor hetzelfde bedrag onbelast declareren.
Wat is reiskostenvergoeding en mag je die als werkgever onbelast geven?
Een reiskostenvergoeding dekt de kosten die een werknemer maakt om van thuis naar de werkplaats te reizen en weer terug. Je bent als werkgever niet verplicht deze kosten te vergoeden, maar het is wel heel redelijk en een gebruikelijke secundaire arbeidsvoorwaarde.
Je mag een onbelaste kilometervergoeding geven aan werknemers die met eigen vervoer naar hun werk komen (bijvoorbeeld een auto, brommer of fiets). De onbelaste reiskostenvergoeding per kilometer geldt voor woon-werkverkeer en reiskosten tijdens het werk. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om alle zakelijke reizen goed te registreren.
Je bent niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven, behalve als dat in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor jouw bedrijf staat. Je werknemer heeft dus geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als er geen afspraken over zijn gemaakt. Maar zoals eerder gezegd, wil je geen ontevreden werknemers die bij jou weglopen omdat ze bij een andere werkgever wel de reiskosten krijgen vergoed.
Een andere reden om reiskostenvergoeding te betalen aan je werknemers is dat deze reiskosten aftrekbaar zijn. Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: het levert je een belastingvoordeel op.
Mag je als werkgever meer betalen dan de onbelaste reiskostenvergoeding?
Op de website Vereniging Zakelijke Rijders staat dat de onbelaste kilometervergoeding in 2023 na 17 jaar wettelijk is verhoogd van € 0.19 naar € 0,21 per kilometer. Vanaf 1 januari 2024 is deze verder gestegen naar € 0,23. Dit dekt echter bij lange na niet de kosten die een werknemer heeft voor het gebruik van zijn/haar eigen vervoer. Zelfs voor een auto uit de kleinste categorie kost deze auto de werknemer al € 0,26 per kilometer. Voor een middenklasse auto is dat minimaal € 0,35 per kilometer. Voor een auto boven de € 40.000,- is de gemiddelde kilometerkostprijs zelfs € 0,49.
Hoe zit het als de kilometervergoeding te weinig is om de kosten te dekken? Je mag als werkgever een hogere reiskostenvergoeding geven, maar die extra verhoging is belast en daarover moet je loonheffing betalen. Dat deel is namelijk niet onbelast. Het komt er dan op neer dat een deel van die vergoeding niet naar je werknemer gaat, maar naar de fiscus. Vandaar de roep om een hogere belastingvrije vergoeding.
Variabele reiskostenvergoeding voor de werkgever
Reist je werknemer van en naar verschillende locaties en/of op verschillende dagen? Dan kun je een variabele reiskostenvergoeding aanbieden. Dit geldt ook als je werknemer de ene keer met de auto en de andere keer met de brommer of openbaar vervoer reist.
Om in aanmerking te komen voor een variabele reiskostenvergoeding moet je werknemer een rittenadministratie bijhouden en een declaratieoverzicht aanleveren. Hierop moet in ieder geval de datum, postcode, huisnummer en plaats van het begin- en eindpunt van de reis staan. Voor een variabele reiskostenvergoeding houd je dus het werkelijk afgelegde aantal kilometers bij.
Met een reiskostenvergoeding compenseer je werknemers voor de gemaakte brandstofkosten of reiskosten met bijvoorbeeld een trein- of bus. Als je werknemer met een ov-kaart reist, kun je ook de werkelijk gemaakte kosten vergoeden. Hierover hoef je geen belasting te betalen.
Vaste reiskostenvergoeding voor de werkgever
Naast variabele reiskostenvergoeding is het ook mogelijk om een vaste vergoeding betalen. Voor de vaste reiskostenvergoeding gebruik je de 128 / 214 dagenregeling. Deze regeling betekent dat je een werknemer die in een kalenderjaar op minstens 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vaste vergoeding mag geven voor 214 dagen (fulltime werkjaar). Dit geldt voor een werknemer die 5 dagen per week naar werk reist. Voor wie minder dagen werkt en/of naar jouw locatie reist, bereken je de vergoeding naar rato.
Vaste reiskostenvergoeding berekening: Je werknemer reist 3 dagen per week met de eigen auto naar kantoor. De reisafstand woon-werk bedraagt 30 kilometer (heen en weer is 60 km).
Je past de 128 / 214 dagenregeling dan als volgt naar rato toe:
3 / 5 dagen = 60% van 128 dagen = 76,8 dagen
Dat is dus in dit geval niet voldoende om in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding.
Voor een vaste reiskostenvergoeding moet je werknemer ten minste 103 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reizen. Je mag je werknemer in dat geval jaarlijks een maximale vaste onbelaste reiskostenvergoeding betalen van:
2024: 214 dagen € 0,23 * 60 km = € 2953,20 per jaar. € 2953,20 : 12 = € 246,10 per maand
Ondernemers hebben ook recht op aftrek van reiskosten
De belastingvrije reiskostenvergoeding geldt niet alleen voor je werknemers. Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting dan kun je zelf ook van deze gerichte vrijstelling profiteren. Je mag dan de onbelaste kilometervergoeding van je winst in 2023 aftrekken of de werkelijk gemaakte kosten voor het ov, een taxi, boot of vliegtuig.
Voor zzp’ers geldt:
Zzp’ers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor ook de onbelaste kilometervergoeding declareren. Hetzelfde geldt voor een eigen fiets. De vergoeding geldt niet als je bijvoorbeeld een auto van de zaak rijdt, omdat je dan het volledige gebruik van de auto zakelijk mag declareren.
Hier lees je meer over reiskosten aftrekken.
Reiskostenvergoeding 2024 bij carpoolen
Voor carpoolen geldt een bijzondere regel. Als jij als werkgever het carpoolen organiseert, mag je de onbelaste kilometervergoeding aan de chauffeur vergoeden. Dit is inclusief de kilometers die de chauffeur omrijdt.
Organiseren je werknemers zelf het carpoolen met hun collega’s? Dan kan iedere werknemer die meerijdt de onbelaste kilometervergoeding krijgen. Alleen de kilometers die je werknemers omrijden, kun je dan niet vrij van belastingheffing vergoeden.
Waarom stijgt de onbelaste reiskostenvergoeding?
De onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 bleek onder meer door stijgende brandstofprijzen al een tijd niet meer voldoende om de reiskosten van werknemers en zzp’ers te dekken.
In eerste instantie zou de verhoging pas in 2024 doorgevoerd worden, maar vanwege de hoge brandstofprijzen werd besloten eerder werk te maken van de verhoging.
De vraag was alleen: waar moet het geld vandaan komen? 1 cent verhoging betekent namelijk al snel een kostenpost van ruim 130 miljoen euro voor de overheid.
Onbelaste kilometervergoeding in 2023 en 2024
| Jaar | Kilometervergoeding |
|---|---|
| 2023 | Van € 0,19 naar € 0,21 |
| 2024 | Van € 0,21 naar € 0,23 |
Rekenvoorbeeld: Een verschil van € 0,02 en € 0,03 lijkt misschien niet veel. Maar als je het uitrekent, maakt het al met al een flink verschil uit, bijvoorbeeld:
Je werknemer rijdt dagelijks 50 km naar het werk, 5 dagen per week. Dan ziet de hogere vergoeding er per week als volgt uit:
| Jaar | Rekenvoorbeeld |
|---|---|
| t/m 2022 | 0,19 x 250 = € 47,50 > per jaar: € 2.470 |
| 2023 | 0,21 x 250 = € 52,50 > per jaar: € 2.730 |
| 2024 | 0,23 x 250 = € 57,50 > per jaar: € 2.990 |
De hogere kilometervergoeding (2022 t.o.v. 2024) komt neer op een verschil van € 520 per jaar.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Veelgestelde vragen
Wat is de onbelaste kilometervergoeding?
In Nederland geldt er een onbelaste reiskostenvergoeding voor werknemers die werkgerelateerde reiskosten maken. Deze vergoeding is bedoeld om de werknemer te compenseren voor de kosten die hij of zij maakt voor het woon-werkverkeer en voor het maken van andere werkgerelateerde reizen.
Ben je als werkgever verplicht een vergoeding voor reiskosten te geven?
Dat ben je niet verplicht, behalve als het in de cao staat die voor jouw bedrijf geldt.
Hoeveel cent per kilometer vergoed in 2024?
Het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werknemer is per 1 januari 2023 van € 0,19 per kilometer naar € 0,21 per kilometer gestegen. In 2024 is dit verhoogt naar € 0,23. Het zijn de eerste verhogingen sinds 2006.
Waarom ging de onbelaste reiskostenvergoeding omhoog?
Dit is gebeurd op verzoek van de Tweede Kamer. Door de hoge brandstofprijzen drongen Kamerleden er bij het kabinet op aan de verhoging eerder door te voeren. Het kabinet wilde aanvankelijk pas in 2024 tot actie overgaan.
Wat is een redelijke kilometervergoeding 2024 zzp?
Zzp’ers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor ook maximaal € 0,23 onbelast declareren.
