Wat is zakelijk rijden?
Zakelijk autorijden omvat alle ritten die je maakt voor het uitvoeren van je bedrijfsactiviteiten. Dit varieert van bezoeken aan klanten tot het vervoeren van goederen en je verplaatsen tussen verschillende werklocaties. Ook de kilometers voor woon-werkverkeer vallen onder zakelijk rijden.
Zakelijke ritten en kilometers privé
Alle kilometers die je niet voor je bedrijf rijdt, zijn privékilometers. Veel mensen gebruiken hun auto zakelijk als privé door elkaar. Op werkdagen heb je de auto nodig voor klantbezoeken of om naar de zaak te rijden. Op andere momenten gebruik je diezelfde auto voor een bezoek aan de supermarkt of een weekendje weg. Wanneer je je auto op deze manier inzet, heb je als ondernemer te maken met fiscale regels en overwegingen.
Auto privé of van de zaak: wat is het beste?
Voor de inkomstenbelasting heb je als ondernemer een keuze als het gaat om je auto: gebruik je hem privé of zet je hem op de zaak? Je kiest éénmaal per auto en die beslissing geef je door in de eerste aangifte inkomstenbelasting na de aankoop van de auto. We nemen je mee langs beide opties.
Autokosten aftrekken
Wanneer je auto op naam van je bedrijf staat, hoort hij tot het ondernemersvermogen. Dat houdt in dat hij als bedrijfsmiddel op de balans staat. Vrijwel alle gemaakte autokosten kun je dan aftrekken van de winst.
- afschrijvingen
- financiering
- brandstof
- onderhoudskosten
- parkeerkosten
- verzekeringen
- motorrijtuigenbelasting
- btw op aanschaf en onderhoud
Bijtelling privégebruik auto
Een auto zakelijk aanschaffen kan dus voordelig uitpakken. Maar als je de auto van de zaak regelmatig privé gebruikt (meer dan 500 kilometer per jaar), moet je wel extra inkomstenbelasting betalen. Dat noemen we bijtelling privégebruik auto. Ook als je als directeur-grootaandeelhouder een auto van de bv zowel privé als voor je onderneming gebruikt, moet je bijtelling betalen.
Rijd je jaarlijks minder dan 500 kilometer privé met je auto? Dan moet je je auto sowieso op naam van de zaak zetten. In dat geval gaat de Belastingdienst ervan uit dat je hem gebruikt voor zakelijke kilometers.
Auto privé zakelijk gebruiken
Je kunt er als ondernemer ook voor kiezen om je auto niet op naam van je bedrijf te zetten. Als je hem privé houdt, kun je de autokosten niet aftrekken van de winst. Toch kan ook deze constructie interessant zijn voor ondernemers.
Onbelaste reiskostenvergoeding
Voor de zakelijke kilometers die je rijdt, mag je namelijk een onbelaste reiskostenvergoeding in rekening brengen. In 2024 mag je voor elke zakelijke kilometer waarvoor je je auto gebruikt € 0,23 van de winst aftrekken. Hoe voordelig het zakelijk gebruiken van een privéauto is, hangt mede af van hoeveel kilometers je jaarlijks rijdt. Zeker bij veel kilometers kan het flink bedrag oplopen. Een snelle rekensom: 10.000 km per jaar komt neer op een aftrekpost van € 2300.
De keuze tussen een auto van de zaak en een privéauto zakelijk gebruiken is niet altijd even makkelijk te maken, omdat beide routes hun eigen voor- en nadelen hebben. We helpen je verder op weg in ons artikel Auto van de zaak of niet? Kom je er niet uit? Raadpleeg dan een fiscaal adviseur of boekhouder.
Zakelijk rijden: wat zijn de fiscale regels?
Rondom zakelijk rijden gelden verschillende fiscale regels. We zetten ze kort op een rij.
Bijtelling
Bijtelling is het bedrag dat bij je inkomen wordt opgeteld als je meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt met een zakelijke auto. Dat bedrag wordt berekend op basis van de cataloguswaarde van de auto. Voor 2024 bedraagt de bijtelling 22 procent voor auto’s op benzine en diesel. Voor elektrische auto’s gaat het om 16 procent bijtelling over de eerste € 35.000 van de cataloguswaarde.
Wil je bijtelling vermijden? Dan mag je niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijden. Je moet dit kunnen aantonen met een rittenregistratie.
Youngtimer-regeling
Een auto die vijftien jaar of ouder is, noemen we een youngtimer. Met een auto van deze leeftijd kun je als ondernemer profiteren van fiscale voordeel als je hem zakelijk rijdt. In plaats van over de oorspronkelijke cataloguswaarde, betaal je bijtelling over de (veel lagere) dagwaarde van de auto. En je mag alle kosten aftrekken.
Aanschaf en afschrijving
Wanneer je een auto zakelijk aanschaft, komt deze op de balans van je onderneming te staan. Je schrijft de investering af over de economische levensduur van de auto, meestal vijf jaar. Deze kosten kun je van de winst aftrekken.
Investeringsaftrek
Bij de aanschaf van een zakelijke auto of bestelbus kun je mogelijk profiteren van de investeringsaftrek. Op die manier verlaag je de fiscale winst van je onderneming. De regels voor de investeringsaftrek zijn de laatste jaren wel strenger geworden. Zo geldt dit fiscale voordeel niet meer voor personenauto’s.
Btw terugvorderen
Als ondernemer mag je de btw aftrekken op zakelijke autokosten. Dit geldt voor alle autokosten, zoals aanschaf, onderhoud, brandstof en parkeren.
Is een rittenregistratie verplicht?
Een rittenregistratie is een overzicht van alle kilometers die je rijdt met een bedrijfsauto. Een sluitende kilometerregistratie is essentieel als je wilt aantonen dat je minder dan 500 kilometer privé rijdt met een zakelijke auto.
Ook als je een kilometervergoeding wilt claimen voor zakelijk gebruik van je privéauto moet je een rittenadministratie bijhouden. Die kun je handmatig bijhouden in bijvoorbeeld Excel, maar er zijn ook apps die het proces makkelijker maken.
Zakelijke auto: kopen of leasen
Een belangrijke overweging bij zakelijk autorijden is de keuze tussen het kopen of leasen van een bedrijfsauto. De keuze hangt af van verschillende factoren, zoals de financiële situatie van je bedrijf, je behoefte aan flexibiliteit en fiscale overwegingen.
Bedrijfswagen kopen
Beschik je over voldoende kapitaal? Dan kan het aantrekkelijk zijn om een eigen bedrijfsauto te kopen. Dit is een eenmalige investering en je profiteert van fiscale voordelen, zoals de aftrek van de btw. Bij aankoop ben je meteen volledig eigenaar van de auto, zowel juridisch als economisch.
Zakelijk leasen
Bij leasen heb je de auto in bruikleen. De leasemaatschappij blijft eigenaar en is verantwoordelijk voor het beheer en de risico’s. Een groot voordeel van leasen zijn de lagere startkosten – je hoeft immers het aankoopbedrag niet te betalen. Ook heb je geen omkijken naar onderhoud en afschrijving.
Auto leasen: financial lease en operational lease
Bij het leasen zijn er twee veelgebruikte opties: financial lease en operational lease. Bij operational lease zijn alle facturen van de leasemaatschappij maandelijks aftrekbaar als bedrijfskosten. Bij financial lease betaal je ook een deel aflossing. Dit deel van de betaling is niet aftrekbaar.
Elektrisch rijden: is dit het moment om over te stappen?
De verschuiving van traditionele brandstoffen naar elektrische voertuigen neemt toe, zeker in de zakelijke sector. Bijna een op de drie bedrijfsauto’s is momenteel elektrisch, mede door subsidies en fiscale voordelen. Het is goed om te weten dat de voordelen van elektrisch rijden de komende jaren worden afgebouwd.
Twijfel je of dit een goed moment is om over te stappen naar elektrisch? Lees dan ons uitgebreide artikel Zakelijk elektrisch rijden in 2024.
Bestelauto zakelijk: wat zijn de regels?
De meeste voorwaarden voor zakelijke bestelauto’s zijn hetzelfde als die voor een personenauto, maar er zijn ook speciale belastingregels. Sommige ondernemers hebben een bestelauto met een zogenaamd grijs kenteken. Dat betekent dat ook de Belastingdienst het voertuig beschouwt als een bestelauto. Niet elke auto die gebruikt wordt voor vervoer van goederen, is namelijk een bestelauto volgens de belastingregels.
Zero-emissiezones
Veel ondernemers stappen over op elektrische bestelauto’s. Dat heeft mede te maken met de komst van zero-emissiezones. Vanaf 2025 mogen gemeenten dit soort emissievrije zones invoeren binnen hun gemeentegrenzen. Dat betekent dat je tegen die tijd de binnensteden niet meer inkomt met een bestelauto op diesel of benzine.
Tip: bij een elektrisch aangedreven bestelauto kun je profiteren van een milieu-investeringsaftrek (MIA).
Zakelijke autoverzekeringen: welke heb je nodig?
Voordat je zakelijk de weg op gaat, is het belangrijk om je auto goed te verzekeren. Een auto die op naam van je bedrijf staat, valt niet onder je privéverzekering. Alleen met een zakelijke autoverzekering is je auto verzekerd tijdens zakelijke ritten.
Bij het kiezen van de juiste verzekering heb je verschillende opties. Elke optie biedt een ander niveau van dekking, dus kies de verzekering die het beste past bij jouw behoeften en risico’s.
- WA (Wettelijke Aansprakelijkheid)
- WA + Beperkt Casco
- Allrisk (Volledig Casco)
Gebruik je je privéauto ook zakelijk? Dan is het niet altijd nodig om een zakelijke verzekering af te sluiten. Sommige verzekeraars stellen wel een kilometergrens vast voor zakelijk gebruik. Overschrijd je deze grens? Dan moet je je auto zakelijk verzekeren.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Auto van de zaak voor medewerkers
Sommige ondernemers geven (een deel van) hun personeel een auto van de zaak. Dat is een voertuig dat je vanuit je bedrijf beschikbaar stelt aan medewerkers, meestal voor zowel zakelijk als privégebruik. Als werkgever dek je de meeste kosten, zoals aankoop of lease, brandstof, verzekering en onderhoud. Deze regeling is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde die kan helpen bij het aantrekken en behouden van personeel.
Wil je medewerkers een auto van de zaak aanbieden? Dan is het opstellen van een duidelijk autoreglement essentieel. Dit reglement moet zaken bevatten zoals de keuze van het type auto en de verantwoordelijkheden bij schade. Ook moet je als werkgever nadenken over hoe je omgaat met bijtelling voor je medewerkers.
Verder is het belangrijk dat je afspraken maakt over het privégebruik van de auto, bijvoorbeeld dat je medewerker een maximaal aantal kilometers privé mag rijden of dat hij of zij een eigen bijdrage moet betalen. Deze regels staan in een contract of bedrijfsregeling. Als het aantal privékilometers 500 of minder per kalenderjaar is, kan je medewerker een ‘Verklaring geen privégebruik auto‘ aanvragen om bijtelling te voorkomen.
Slimme keuzes in zakelijk rijden
Zakelijk rijden is voor veel ondernemers een complex, maar cruciaal bedrijfsonderdeel. Bij het maken van slimme keuzes is een goede voorbereiding cruciaal. Of je nu kiest voor een auto van de zaak, in je privéauto rijden, kopen of leasen – elk scenario heeft zijn eigen voor- en nadelen en aandachtspunten.
Met de juiste kennis kun je optimaal gebruikmaken van de fiscale voordelen en wordt de auto een waardevolle aanvulling op je bedrijfsvoering. Denk goed na over wat het beste aansluit bij jouw bedrijfsactiviteiten en persoonlijke rijgedrag. Heb je hierbij ondersteuning nodig? Raadpleeg dan een fiscaal adviseur of specialist in bedrijfsauto’s om optimaal te profiteren van de beschikbare regelingen.
