Wat is een Verklaring geen privégebruik auto?
Een Verklaring geen privégebruik is een document waarin een werknemer aangeeft dat hij minder dan 500 kilometer per jaar in de auto van de zaak rijdt. Zodra hij de getekende verklaring heeft ingeleverd, hoef je als werkgever geen bijtelling meer in te houden.
Voorwaarden voor de Verklaring geen privégebruik auto
Als werkgever mag je de bijtelling stopzetten bij een verklaring geen privégebruik, maar er zijn voorwaarden.
- Een verklaring geen privégebruik geldt niet als bewijs. Bij controle moet je werknemer aantonen dat de grens van 500 kilometer niet is overschreden. Meer hierover later.
- Je mag geen rekening houden met een verklaring geen privégebruik als je weet dat jouw werknemer in een jaar meer dan 500 kilometer privé rijdt. Als de verklaring ten onrechte is afgegeven, krijg je een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
- De verklaring is voor onbepaalde tijd, maar moet bij veranderde omstandigheden herzien worden.
- Als je een collectieve afspraak met de fiscus hebt gemaakt over het privégebruik van auto’s door jouw personeel, kunnen jouw werknemers geen verklaring aanvragen.
- Heeft een medewerker in hetzelfde kalenderjaar twee werkgevers en bij beide een auto van de zaak? Dan tellen de privékilometers van de eerste werkgever niet mee voor de tweede.
Controle? Dan heb je bewijs nodig
Je werknemer moet tijdens of na afloop van een kalenderjaar kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden, ondanks de verklaring geen privégebruik auto. Dit is belangrijk, want de fiscus controleert hier streng op.
De beste manier om dit aan te tonen, is met een rittenregistratie. Naast rittenregistraties is de agenda van je medewerker bewijs plus alles dat laat zien waar iemand met de auto was. Denk aan tankbonnen, garagenota’s, parkeerbonnen, werkroosters, vakantieoverzichten en ziekte- en verlofstaten.
Bewaar alles rondom je auto en autokosten zorgvuldig, want de Belastingdienst kan ernaar vragen. Er zijn manieren om de zaken makkelijker te maken, zoals een tankpas. Met een tankpas staan alle ritten op 1 factuur, kan je eenvoudig de btw terugvragen, gratis parkeren en andere voordelen.
Een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen
Jouw werknemer stuurt de ingevulde en ondertekende aanvraag op. Daarna ontvangt hij de uiteindelijke verklaring. Als werkgever ontvang je een kopie voor de administratie.
Bijtelling niet direct stopzetten
Zet de bijtelling niet direct stop als jouw werknemer aangeeft een Verklaring geen privégebruik te hebben aangevraagd. Alleen een verzoek is niet genoeg.
Je kunt de bijtelling stopzetten als je een kopie van de verklaring geen privégebruik hebt ontvangen. Doe je dit eerder, dan loop je het risico op naheffingen van de Belastingdienst.
Zodra je de kopie van de Verklaring geen privégebruik hebt, stop je de bijtelling vanaf het eerstvolgende tijdvak voor de loonberekening. Je mag niet corrigeren voor loontijdvakken waarover jouw werknemer al loon heeft ontvangen.
Als je weet dat je werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag je de verklaring niet gebruiken. Dan moet je de bijtelling niet stopzetten.
Hoe werkt het met een bestelauto?
Een werknemer mag in de volgende situaties geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen voor een bestelauto:
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij een (collectieve) afspraak met de fiscus hebt gemaakt over het privégebruik.
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij privégebruik niet toestaat.
- Je werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor jij eindheffing toepast, omdat twee of meer werknemers deze auto door het werk afwisselend gebruiken.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Praktijkvoorbeelden van de Verklaring geen privégebruik auto
Voorbeeld 1
Je hebt je werknemer een auto ter beschikking gesteld. Op 23 mei heb je het loon over mei betaald, rekening houdend met privégebruik. Op 25 mei geeft de werknemer een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto. Hierdoor moet jij de bijtelling voor privégebruik vanaf juni achterwege laten. Je mag de loonberekening voor januari tot mei niet corrigeren. Oftewel: geen terugwerkende kracht.
Voorbeeld 2
Jouw werknemer heeft een auto met een bijtelling grondslag van € 24.000 van januari tot mei. Hij rijdt 1000 kilometer privé. De bijtelling is op kalenderjaarbasis 25 procent van € 24.000 = € 6.000. Bij een maandelijks loontijdvak tel je € 500 per maand bij het loon.
Op 1 juni krijgt deze werknemer een andere auto met een bijtelling voor privégebruik van € 30.000. Je werknemer geeft je voor deze auto een Verklaring geen privégebruik auto. Omdat hij van januari tot en met mei al 1000 kilometer privé heeft gereden, mag je de verklaring negeren. Vanaf 1 juni moet jij per maand bij het loon 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625 tellen.
Je krijgt geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat jouw werknemer de Verklaring geen privégebruik auto ten onrechte heeft aangevraagd, omdat hij meer dan 500 kilometer privé gaat rijden.
In zo’n geval legt de fiscus een naheffingsaanslag op aan je werknemer voor de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de al verstreken loontijdvakken. Je bent niet verplicht om de nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw aan je werknemer te vergoeden. De naheffingsaanslag kan worden verhoogd met heffingsrente en een boete. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.
Voorbeeld 3
Je werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een bijtelling voor privégebruik van € 24.000. Hij heeft een Verklaring geen privégebruik auto gekregen. In september vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij meer dan 500 kilometer gaat rijden. Het loontijdvak is een maand.
De fiscus legt je werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen op voor privégebruik over januari tot en met september. De bijtelling is 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500.
De aanslag kan verhoogd worden met een boete. Bovendien kunnen er heffingsrentes zijn als de aanslag in een volgend kalenderjaar opgelegd wordt. Eventueel wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nageheven, die jij niet aan je werknemer hoeft te vergoeden.
Vanaf 1 oktober moet je maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 24.000 = € 500. Op de bijtelling moet je loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden.
Ken de regels en houd alles goed bij
Een Verklaring geen privégebruik auto is handig, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Controleer of je werknemer echt aan de voorwaarden voldoet en wacht met het stopzetten van de bijtelling tot je een kopie van de verklaring hebt.
Zorg daarnaast voor een sluitende rittenregistratie en bewaar relevante bonnetjes en documenten. Zo voorkom je problemen bij een controle van de Belastingdienst en blijf je boetes of naheffingen voor.
