Wel of geen personeel?
Als je iemand in dienst neemt, word je naast ondernemer ook ‘werkgever’. Daar komt een hoop bij kijken: arbeidstijden, arbeidsomstandigheden, beloning, beoordelings- en functioneringsgesprekken, (na)scholing, ziekteverzuim, etc. Naast het ontwikkelen van een personeelsbeleid, moet je tijd vrijmaken voor overleg, communicatie en instructies.
Het hebben van personeel stelt dus allerlei extra eisen aan jouw en je bedrijfsvoering. Dit hoeft je absoluut niet af te schrikken. Ga echter niet over een nacht ijs en overweeg eerst goed of je deze omslag wilt maken.
Vast of flexibel personeel?
Maak allereerst een afweging: zoekt je tijdelijk extra handen, wil je iemand in vaste dienst nemen, of wil je eerst een periode proberen hoe het hebben van personeel jou bevalt? Je kunt kiezen voor flexibel personeel. Denk aan oproepkrachten of freelancers, uitzendkrachten, stagiairs of misschien vakantiekrachten. Je kunt ook personeel leasen. Als je kiest voor flexwerkers, moet je wel rekening houden met de Flexwet.
Werving en selectie
Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte kandidaat. Die kun je op verschillende manieren vinden: intern, via het UWV, via een uitzendbureau, door het plaatsen van een personeelsadvertentie, via internet, een werving- en selectiebureau, etc.
Een goede selectie van kandidaten is niet mogelijk zonder een functieprofiel: een omschrijving van de functie en de functie-eisen. Verder kun je letten op hoe verzorgd de sollicitatiebrief eruit ziet, op de ervaring van de kandidaat, de opleiding en specifieke kennis van de sollicitant en de reden waarom hij of zij naar de functie solliciteert.
De Wet Medische Keuringen
De Wet Medische Keuringen (WMK) moet voorkomen dat mensen op zuiver medische gronden worden uitgesloten van een baan. Keuren mag volgens de wet alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de functie. Bovendien mogen geen vragen worden gesteld die een onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de ‘keurling’ of een te zware belasting voor de keurling vormen.
Dit betekent dat je als werkgever niet mag informeren naar ziektes of andere kwalen die een arbeidsongeschiktheidsrisico kunnen inhouden. Alleen wanneer een functie in het belang van werkgever en werknemer een gerichte medische keuring vereist, mag je volgens de wet een zogenaamde ‘aanstellingskeuring’ verplichten.
Voor een kraanmachinist bijvoorbeeld zijn goede ogen een must. Voor zo’n functie is een keuring op specifieke gezondheidskenmerken vanzelfsprekend. In de tekst van de vacature, moet wel duidelijk worden aangegeven dat een keuring aan de orde is.
- Als je een keuring nodig acht, moet je advies vragen aan een bedrijfsarts over de rechtmatigheid en de inhoud van de keuring;
- Als een keuring vereist is, moet je dit melden in de personeelsadvertentie;
- Je mag tijdens de sollicitatieprocedure geen vragen stellen over de gezondheid van de kandidaat of het ziekteverzuim bij zijn of haar vorige werkgever(s);
- Pas als je de kandidaat daadwerkelijk wilt aannemen, mag de aanstellingskeuring worden verricht. Of door een aan de arbodienst verbonden bedrijfsgeneeskundige, of door een bedrijfsarts van jouw keuze;
- De kandidaat mag alleen worden gekeurd op aspecten die van belang zijn voor het uitoefenen van de functie;
- Binnen redelijke termijn moet de test uitsluitsel geven over de geschiktheid van de kandidaat;
- De uitslag van de keuring moet allereerst bekend worden gemaakt aan de kandidaat. Indien de sollicitant wordt afgekeurd, heeft hij recht op een herkeuring. Als werkgever hoef je hiervan niet op de hoogte te worden gesteld;
- Een medische keuring mag nooit worden gebruikt als selectiemiddel.
De arbeidsovereenkomst
Je sluit met je nieuwe werknemer een arbeidsovereenkomst. Wat er in de arbeidsovereenkomst staat, aan welke voorwaarden zo’n contract moet voldoen en voorbeeldcontracten, vind je in het artikel Wat staat er in de arbeidsovereenkomst.
Identiteitsplicht
Als je nieuwe werknemer met zijn werkzaamheden begint, is hij verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. `je bent verplicht zijn identiteit vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Je bewaart een fotokopie van het identiteitsbewijs bij je loonadministratie.
Eerstedagsmelding
Sinds 1 januari 2009 is de algemene verplichting om nieuwe werknemers met een eerstedagsmelding bij de Belastingdienst aan te melden, vervallen. Alleen als er sprake is van fraude of illegale werknemers, kun je verplicht worden om 3 jaar lang eerstedagsmelding te doen. Je krijgt daar dan een beschikking van.
Belastingdienst, loonbelasting en volksverzekeringen
Als je voor het eerst een werknemer in dienst neemt, meld je dit bij jouw belastingkantoor. Je bent nu werkgever en daarmee inhoudingsplichtig voor de loonbelasting en premies volksverzekeringen. Deze hou je in op het loon van de werknemer en draag je af aan de Belastingdienst.
Je stuurt maandelijks (of eens per vier weken) elektronisch de loonaangifte aan de Belastingdienst. Wijzigingen in de persoonlijke situatie van werknemers (huwelijk, scheiding, kinderen) geef je bij deze elektronische aangifte direct door aan de Belastingdienst.
UWV en werknemersverzekeringen
Als werkgever ben je ook premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Een deel van die premies hou je in op het loon van de medewerker. Je draagt de premies werknemersverzekeringen ook af aan de Belastingdienst.
Loonadministratie
Je moet je werknemers tenminste het minimumloon betalen. Behalve in geld kun je je werknemers ook in natura belonen. Over de waarde van dit loon moet je dan loonheffing inhouden en premies werknemersverzekeringen betalen.
Ook kun je je werknemers extra bedragen betalen ter vergoeding voor gemaakte zakelijke kosten. Denk aan kosten voor vakliteratuur, contributies aan een vakbond, consumpties tijdens werktijd, premies voor een ongevallenverzekering, bedrijfsfitness, woon-werkverkeer, auto van de zaak, verhuiskosten, enz.
De belastingwetgeving maakt onderscheid tussen belastingvrije vergoedingen en vergoedingen die gedeeltelijk of onder bijzondere voorwaarden zijn vrijgesteld. Meer informatie vind je bij de Belastingdienst.
De salarisspecificatie (loonstrookje)
Dit is een schriftelijk overzicht van wat in een betalingsperiode bij de werkgever is verdiend. Je bent in principe verplicht dit per periode schriftelijk of digitaal uit te reiken aan de werknemer. Hierop staat in elk geval:
- het brutoloon;
- de samenstelling van het brutoloon;
- de inhoudingen, zoals loonbelasting, sociale premies, verrekende arbeidskorting en de loonheffingskorting;
- het voor de werknemer geldende wettelijk minimumloon en de minimumvakantiebijslag;
- de naam van de werkgever en werknemer;
- de termijn waarop de betaling betrekking heeft;
- de overeengekomen arbeidsduur.
Betaal je loon, dan moet je een loonadministratie bijhouden. Die loonadministratie moet aan diverse eisen voldoen:
- je houdt individuele loonstaten bij;
- je bewaart de loonstaten minimaal vijf jaar;
- aan het eind van het jaar stuur je de belastingdienst een jaaropgave waarop het genoten loon en de ingehouden loonbelasting en premies staan vermeld;
- Bij beëindiging van je bedrijf doe je dat binnen veertien dagen na de beëindiging.
Overige inhoudingen
Naast de loonbelasting en premies voor volks- en werknemersverzekeringen, kan schriftelijk zijn overeengekomen om bedragen in te houden voor:
- Pensioenpremie;
- VUT-premie;
- Spaarregeling;
- Personeelsfonds;
- Premie in de ziektekostenverzekering of andere verzekeringen waaraan een werknemer vrijwillig deelneemt.
Wet vermindering afdracht (WVA)
Onder de ‘Wet vermindering afdracht loonbelasting en premies voor de volksverzekeringen’ valt een aantal nogal verschillende bijdrageregelingen. Alle onderdelen van de WVA geven recht op een lagere afdracht van loonbelasting en premies. Deze afdrachtverminderingen komen geheel ten goede aan de werkgever.
De WVA kent de volgende afdrachtverminderingen:
- lage lonen;
- onderwijs;
- scholing non-profit;
- kinderopvang;
- speur- en ontwikkelingswerk;
- zeevaart;
- arbo non-profit.
Arbodienst en arbeidsomstandigheden
Je moet je werknemer dus aanmelden bij de Belastingdienst. Verder verplicht de Arbowet je te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, bijvoorbeeld voor goede werkruimtes en goed materiaal, en een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen: een overzicht van de risico’s waaraan je werknemers worden blootgesteld tijdens hun werkzaamheden. Voor het overtreden van de arboregels kun je boetes opgelegd krijgen door de Arbeidsinspectie.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzekeringen
Op dit gebied is de laatste jaren veel veranderd. De overheid heeft alle verantwoordelijkheid bij de werkgever gelegd. De financiële prikkels moeten de werkgever aanzetten een goed verzuimbeleid te voeren dat is gericht op het voorkomen van arbeidsongeschiktheid en het herplaatsen van arbeidsongeschikten bij de eigen, maar desnoods een andere, werkgever. Alles over jouw verantwoordelijkheden op het gebied van ziekte er arbeidsongeschiktheid vind je in een serie database-artikelen.
Verzekeringen
Natuurlijk heb je al de nodige verzekeringen, maar als je personeel in dienst neemt, is het verstandig je assurantiepakket nog eens te bekijken. Het hebben van personeel brengt immers weer andere risico’s met zich mee.
Ziekte
Als jouw werknemer voor korte of lange tijd uit de running is door ziekte of een ongeval, kost je dat handenvol geld. Je bent verplicht de eerste twee jaar minimaal 70% van het loon door te betalen. Dit kan aardig in de papieren lopen. Hoe je omgaat met dit risico van loondoorbetaling, mag je zelf weten. Je kunt het zelf dragen, samen met andere werkgevers een voorziening treffen of een particuliere verzekering afsluiten. Vooral voor kleine bedrijven is dit aan te raden omdat een zieke medewerker al kan leiden tot een relatief hoog verzuim en ondraaglijke financiële last. Bij veel particuliere verzekeraars kun je je, geheel of gedeeltelijk, verzekeren tegen verzekeren de financiële risico’s van ziekte.
Ongevallenverzekering
Naast het verzekeren van het risico van ziekte, moet je ook denken aan een extra voorziening voor als jouw werknemer een ongeval krijgt. Met een ongevallenverzekering biedt je je werknemers een extra aanvullende arbeidsvoorwaarde die door je personeel zeker zal worden gewaardeerd. Over het algemeen keert de ongevallenverzekering uit in twee gevallen: bij overlijden en bij blijvende invaliditeit of blijvende arbeidsongeschiktheid door een ongeval. De hoogte van die uitkeringen bepaalt je zelf.
Aansprakelijkheid
Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is noodzakelijk. Met deze verzekering verzeker je aan personen toegebrachte letsel- of overlijdensschade en beschadiging, vernietiging of verdwijning van eigendommen van anderen dan de verzekeringnemer. In sommige gevallen ben je met je aansprakelijkheidsverzekering ook verzekerd voor de financiële gevolgen van ongevallen en beroepsziekten die tijdens werktijd ontstaan. Een slimme ondernemer heeft al een aansprakelijkheidsverzekering. Neemt je een werknemer in dienst, meld dit dan aan de verzekeringsmaatschappij. In veel gevallen vallen jouw werknemers onder je bestaande aansprakelijkheidsverzekering. Dit moet je uiteraard wel checken.
